Unternehmer glauben oft, dass ein allgemeiner, einheitlicher E-Mail-Haftungsausschluss ausreichend Schutz bietet. Allerdings vermittelt dieser allzu einfache Ansatz oft ein falsches Sicherheitsgefühl.
Benutzerdefinierte E-Mail-Haftungsausschlüsse müssen sorgfältig ausgearbeitet werden, um möglichst effektiv zu sein. Sie müssen auf Ihren Unternehmensstandort, Branchenvorschriften und branchenspezifische Risiken abgestimmt sein.
E-Mail-Kommunikation hat rechtliche Auswirkungen in Bezug auf Vertraulichkeit, lizenzierte Inhaltsnutzung, Meinungen und mehr. Daher kann ein unrichtiger Haftungsausschluss bei Gerichtsverfahren oder Datenvorfällen zur Haftung werden.
Wie Sie sehen, kann ein unwirksamer und allgemeiner E-Mail-Haftungsausschluss kontraproduktiv sein. Allerdings kann es eine Herausforderung sein, einen erfolgreichen Haftungsausschluss für Ihr Unternehmen zu verfassen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, besprechen wir die Notwendigkeit einer guten Haftungsausschlussnachricht. Wir stellen Ihnen außerdem eine Liste mit zehn kostenlosen Vorlagen zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung Ihres E-Mail-Haftungsausschlusses unterstützen.
Lass uns eintauchen.
Was ist ein E-Mail-Haftungsausschluss?
Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist eine Erklärung in der E-Mail-Fußzeile. Ein E-Mail-Haftungsausschluss übermittelt Informationen über den Inhalt und die Verwendung der E-Mail und legt die Bedingungen für den Versand der E-Mail fest.
Gut formulierte E-Mail-Haftungsausschlüsse reduzieren die Risiken sowohl für den Absender als auch für den Empfänger. Der Absender ist von der gesetzlichen Haftung für etwaige Fehler ausgeschlossen. Es schützt den Absender auch vor unerwarteten Folgen, die sich aus dem E-Mail-Inhalt ergeben.
Andererseits werden die Empfänger über die Erwartungen an den Datenschutz und die Verwendung der übermittelten sensiblen Daten informiert.
Wenn der Empfänger den E-Mail-Inhalt missbraucht, sind Sie daher von Klagen befreit. E-Mail-Haftungsausschlüsse sind unterschiedlich, bewirken jedoch häufig Folgendes:
- Geben Sie Hinweise für fehlgeleitete E-Mails
- Stellen Sie fest, dass Sie das Urheberrecht des Inhalts besitzen
- Stellen Sie klar, dass es sich bei der E-Mail nicht um eine rechtsverbindliche Vereinbarung handelt.
- Informieren Sie den Empfänger darüber, dass die in der E-Mail geäußerten Ansichten die des Absenders und nicht die seines Arbeitgebers sind.
Sind E-Mail-Haftungsausschlüsse gesetzlich vorgeschrieben?
Auch wenn in einigen Bereichen möglicherweise kein E-Mail-Haftungsausschluss erforderlich ist, handelt es sich dennoch um eine Vorsichtsmaßnahme. In den folgenden Regionen gelten besondere Gesetze zum Haftungsausschluss für E-Mails:
Europa
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass sich Empfänger ausdrücklich für den Empfang Ihrer E-Mails entscheiden und sich problemlos abmelden können. Sie können Ihrer E-Mail-Vertraulichkeitsmitteilung einen Abmeldelink hinzufügen. Dies ermöglicht es den Empfängern, sich von Ihren E-Mail-Listen abzumelden oder die Art der Nachrichten auszuwählen, die sie erhalten.
Vereinigte Staaten
Mehrere Gesetze in den USA schreiben die Aufnahme eines Haftungsausschlusses für vertrauliche E-Mails vor. Dazu gehören der Federal Information Security Management Act, der Texas Public Information Act und der California Consumer Privacy Act.
Wann sollte ein E-Mail-Haftungsausschluss verwendet werden?
Mithilfe eines E-Mail-Haftungsausschlusses können Sie angeben, wozu ein E-Mail-Empfänger mit dem Inhalt berechtigt ist. Es kann auch andere Themen ansprechen, etwa die Haftung des Arbeitgebers und den Datenschutz. Wir haben einige Situationen hervorgehoben, in denen Sie E-Mail-Haftungsausschlüsse verwenden können:
- Vertrauliche Informationen: Benachrichtigen Sie Empfänger über vertrauliche oder private Informationen. Benachrichtigen Sie sie immer per E-Mail mit einer Vertraulichkeitserklärung. Dies ist wichtig, wenn Sie Finanzdaten, rechtliche Informationen oder vertrauliche Geschäftsdaten weitergeben.
- Einhaltung der Datenschutzgesetze: Sorgen Sie für Transparenz bei der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung. Vorschriften wie die DSGVO und FISMA schreiben vor, dass Ihre Haftungsausschlüsse transparent sind. Daher können Sie durch das Hinzufügen eines Haftungsausschlusses die Vorschriften einhalten.
- Branchenvorschriften: Branchen wie das Gesundheitswesen erfordern die Aufnahme von E-Mail-Haftungsausschlüssen. Bei Nichtbeachtung können hohe Bußgelder und Strafen verhängt werden.
- Viren- und Sicherheitswarnung: Verwenden Sie einen E-Mail-Haftungsausschluss, um Empfänger zu warnen, Anhänge und URLs vor dem Herunterladen auf Viren zu überprüfen. Erklären Sie außerdem, dass Sie nicht für Schäden haften, die durch Schadsoftware verursacht werden.
- Kein Vertragsabschluss: Stellen Sie in der Anfangsphase der Verhandlungen klar, dass die Kommunikation unverbindlich ist. Es verhindert künftig angenommene vertragliche Vereinbarungen.
- Urheberrecht und Nutzung: Durch die Aufnahme relevanter Urheberrechtsterminologien in Ihren Haftungsausschluss können Plagiatsbedenken ausgeräumt werden. Es hilft auch dabei, das Engagement Ihrer Organisation für die Achtung der Rechte an geistigem Eigentum zu kommunizieren.
- Beziehung zwischen Anwalt und Mandant: Die E-Mail-Kommunikation zwischen Anwälten und Mandanten ist vertraulich und privilegiert. Eine E-Mail-Vertraulichkeitsmitteilung macht dieses Privileg im Voraus geltend. Es macht auch Dritte darauf aufmerksam, dass der Inhalt vertraulich ist, wenn sie ihn irrtümlich erhalten haben.
10 gängige E-Mail-Haftungsausschlüsse mit Vorlagen
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen zehn kostenlose Vorlagen vor, die Sie verwenden können. Es ist jedoch wichtig, rechtlichen Rat einzuholen und sicherzustellen, dass Ihr E-Mail-Haftungsausschluss den Vorschriften in Ihrer Region entspricht.
Haftungsausschluss zur Vertraulichkeit von E-Mails
Beim Verfassen einer Vertraulichkeitsmitteilung für E-Mails wird der vertrauliche Charakter der Nachricht hervorgehoben. Der Haftungsausschluss bedeutet, dass die E-Mail vertrauliche oder privilegierte Informationen enthalten kann und daher nur für den genannten Empfänger bestimmt ist.
Ein E-Mail-Vertraulichkeitsausschluss ist in der Finanz-, Rechts- und Gesundheitskommunikation üblich. Es enthält Anweisungen für fehlerhaften Empfang und das Verbot einer unbefugten Nutzung oder Verbreitung.
Hier ein Beispiel eines Finanzinstituts:
Vorlage Nr. 1
Vertraulicher Hinweis:
Der Inhalt dieser E-Mail, einschließlich etwaiger Anhänge, ist vertraulich und vertraulich. Sie sind nur für die oben genannte natürliche oder juristische Person bestimmt. Sie dürfen die E-Mail nicht weitergeben, kopieren, verteilen oder verwenden, wenn Sie nicht der richtige Empfänger sind.
Senden Sie uns eine Folge-E-Mail, wenn Sie glauben, dass es sich bei dieser E-Mail um einen Fehler handelt, damit wir unsere Aufzeichnungen aktualisieren können. Löschen Sie anschließend diese E-Mail zusammen mit allen Backups oder Duplikaten. Danke für Ihre Kooperation.
[Name der Firma]
Fahrlässige Falschdarstellung
Diese Art des E-Mail-Haftungsausschlusses ist eine rechtliche Vorsichtsmaßnahme, um eine mögliche rechtliche Haftung zu verhindern. Es informiert den Empfänger darüber, dass der Absender nur versucht, nach bestem Wissen und Gewissen Informationen bereitzustellen, die E-Mail jedoch möglicherweise ungenaue Informationen oder unbeabsichtigte Fehler enthält, da es sich nicht um Experten handelt.
Vorlage #2:
[Name des Unternehmens] hat angemessene Sorgfalt darauf verwendet, die Richtigkeit der in dieser E-Mail bereitgestellten Informationen sicherzustellen. Der Absender übernimmt jedoch keine Gewähr für die Vollständigkeit, Eignung oder Angemessenheit der bereitgestellten Informationen. Es besteht daher keine Sorgfaltspflicht und der Absender übernimmt keine Haftung für Auslassungen oder fahrlässige Falschangaben. Daher ist es wichtig, dass der Empfänger sein Urteilsvermögen walten lässt oder angemessenen professionellen Rat einholt, bevor er auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen handelt.
DSGVO-E-Mail-Haftungsausschluss
Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine umfassende Datenschutzverordnung in Europa. Es enthält keine Regeln für E-Mail-Haftungsausschlüsse, legt aber Verpflichtungen zur Datenverarbeitung fest.
Wenn Sie also einen DSGVO-E-Mail-Haftungsausschluss erstellen, können Sie Ihren Kunden versichern, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind. Es gibt ihnen auch das Recht zu entscheiden, wie Sie ihre Daten verwalten.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen DSGVO-konformen Haftungsausschluss. Darin heißt es, dass der Kunde damit einverstanden ist, E-Mails von der Organisation zu erhalten, und bietet außerdem die Möglichkeit, E-Mail-Präferenzen zu überprüfen.
Vorlage #3:
Diese E-Mail unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung. Um herauszufinden, wie wir personenbezogene Daten verwenden, können Sie unsere Datenschutzrichtlinie hier einsehen [Link einfügen].
Haftungsausschluss zur Virenübertragung per E-Mail
Wenn Ihre E-Mail Anhänge und Links enthält, können Sie einen Haftungsausschluss für Viren-E-Mails anhängen. Es informiert den Empfänger darüber, dass Ihr Unternehmen nicht haftbar ist, wenn sich ein Virus oder eine Malware über die E-Mail verbreitet.
Mit dieser Art von Haftungsausschluss können Sie die Empfänger daran erinnern, Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Dazu gehört die Verwendung von Antivirensoftware und deren regelmäßige Aktualisierung.
Vorlage #4:
Der Absender hat angemessene Vorkehrungen getroffen, um Viren in dieser E-Mail zu verhindern. [Ihr Unternehmen] übernimmt jedoch keine Haftung für Verluste oder Schäden durch diese E-Mail. Bitte prüfen Sie, ob Viren vorhanden sind, bevor Sie auf Links klicken oder Anhänge herunterladen.
HIPAA-E-Mail-Haftungsausschluss
Der E-Mail-Kommunikation mangelt es an Verschlüsselung, wodurch sensible Daten bei der Übertragung angreifbar werden. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verlangt Vertraulichkeit. Daher ist ein Haftungsausschluss zum E-Mail-Datenschutz erforderlich.
Der Haftungsausschluss sollte die Empfänger darüber informieren, dass die E-Mail nicht vollständig sicher ist. Wenn sie also mit PHI (geschützten Gesundheitsinformationen) antworten möchten, tun sie dies auf eigenes Risiko.
Vorlage #5:
HIPAA garantiert nicht die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation. Um PHI sicher zu teilen, nutzen Sie bitte unser HIPAA-konformes Patientenportal unter [URL einfügen]. Kontaktieren Sie unser Büro telefonisch unter [Telefonnummer].
Bitte lesen Sie unsere Datenschutzpraktiken unter [URL einfügen] zum Schutz geschützter Gesundheitsinformationen. Bei Fragen oder Bedenken wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter [E-Mail/Telefon]. Wir freuen uns über Ihre Hilfe bei der Wahrung der Privatsphäre und Sicherheit im Gesundheitswesen.
E-Mail-Haftungsausschluss zum Abbestellen
Durch das CAN-SPAM-Gesetz von 2003 können Kunden Sie daran hindern, kommerzielle Nachrichten zu versenden. Ihre Newsletter-Vorlagen oder E-Mail-Marketingkampagnen sollten klare Anweisungen zum Abbestellen enthalten. Über diesen Link können Empfänger den Erhalt zukünftiger E-Mails abbestellen.
Vorlage Nr. 6:
Um sich von zukünftigen Marketing-E-Mails von [Unternehmen] abzumelden, klicken Sie bitte unten auf den Abmeldelink.
[Abmeldelink]
Alternativ können Sie Ihre Anfrage auch per E-Mail an [E-Mail-Adresse des Unternehmens] senden oder [Telefonnummer] anrufen.
Haftungsausschluss per E-Mail
Diese Art von Haftungsausschluss schränkt Ihre Haftung unter bestimmten Umständen ein. Es definiert den Umfang Ihrer Verantwortung als Absender. Es legt auch die Erwartungen des Empfängers fest, wie er Ihren E-Mail-Inhalt verwendet oder interpretiert.
Eine typische Haftungserklärung bestätigt, dass Ihr Unternehmen nicht für Fehler oder Auslassungen in Ihrer E-Mail haftet. Es kann auch darauf hingewiesen werden, dass es sich bei der E-Mail nicht um eine Rechts- oder Berufsberatung handelt.
Vorlage Nr. 7:
Der Inhalt dieser E-Mail dient ausschließlich Informationszwecken. Es handelt sich nicht um eine professionelle Beratung. [Ihre Organisation] übernimmt keine Gewähr für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität.
Der Absender dieser E-Mail übernimmt keine Haftung für etwaige Fehler, Auslassungen oder Ungenauigkeiten im Inhalt oder für etwaige Folgen, die sich aus der Nutzung oder dem Vertrauen auf die bereitgestellten Informationen ergeben. Alle auf der Grundlage des Inhalts dieser E-Mail ergriffenen Maßnahmen erfolgen auf Ihr eigenes Risiko.
Haftungsausschluss für Umwelthinweise per E-Mail
Andere Haftungsausschlüsse schützen Sie vor Bußgeldern und Klagen. Ein Umwelthinweis zeigt jedoch Ihr Engagement für Nachhaltigkeit. Es ermutigt die Empfänger, papierlose Kommunikation zu nutzen und E-Mails nur dann auszudrucken, wenn es nötig ist.
Vorlage Nr. 8:
Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail drucken. Wenn eine gedruckte Kopie erforderlich ist, sorgen Sie für eine verantwortungsvolle Entsorgung oder Wiederverwertung.
Haftungsausschluss für Meinungs-E-Mails
Wenn Mitarbeiter in Ihrem Namen Newsletter versenden, können Sie einen Haftungsausschluss für Meinungs-E-Mails verwenden. Es trennt die Ansichten des Absenders von denen der Organisation. Daher kann Ihre Organisation aufgrund des E-Mail-Inhalts möglicherweise nicht haftbar gemacht werden.
Vorlage Nr. 9:
Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen sind die des Absenders. Sie spiegeln nicht die offizielle Position oder Meinung von [Ihrer Organisation] wider. Alle in dieser E-Mail bereitgestellten Inhalte dienen ausschließlich Informationszwecken. Betrachten Sie es daher nicht als maßgeblichen oder standardisierten Rat.
Haftungsausschluss für automatisierte Marketing-E-Mails
Es ist wichtig, offenzulegen, dass Ihre E-Mail-Marketingkampagne automatisiert ist. Dadurch wird Ihre Haftung für etwaige Anomalien eingeschränkt. Geben Sie bei Bedenken oder Fragen auch Details zum menschlichen Kundensupport an.
Vorlage Nr. 10:
Diese E-Mail wurde automatisch vom Marketing-Automatisierungssystem [Ihres Unternehmens] generiert. Bitte antworten Sie nicht direkt auf diese E-Mail. Sie können den Kundendienst unter [E-Mail-Adresse] kontaktieren oder [Telefonnummer] anrufen.
Wrap up
E-Mail-Haftungsausschlüsse scheinen wie ein weiteres Kleingedrucktes zu sein. Sie dienen jedoch wichtigen Zwecken wie Vertraulichkeit, Sicherheit und Haftung. E-Mail-Haftungsausschlüsse sind nicht obligatorisch, zeigen den Empfängern jedoch, dass Sie Risiken minimieren möchten. Sie verhindern außerdem den Missbrauch von Informationen und legen klare Erwartungen an Ihren E-Mail-Inhalt fest.
Nutzen Sie unsere Beispiele und Vorlagen für E-Mail-Haftungsausschlüsse als Ausgangspunkt und überprüfen Sie sie auf Relevanz, Lesbarkeit und Durchsetzbarkeit.
Quelle aus Omnisend
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