Wichtige Tipps und Hacks für gutes Zeitmanagement

Zeitmanagement dringt in jeden Bereich des Lebens ein, von der Arbeit und den Plänen bis hin zu Hobbys und Beziehungen. Es mag kontraintuitiv erscheinen, sich Zeit zu nehmen, um etwas über Zeitmanagement zu lernen, aber wie bei so vielen Aufgaben wird sich die Gesamtzeit, die man aufwendet, reduzieren und die Effizienz steigern, wenn man sich zu Beginn Zeit für eine effektive Planung nimmt.

Wenn Sie sich mit verschiedenen Zeitmanagementtechniken vertraut machen und diese verfeinern und anwenden, werden Sie feststellen, dass diese Techniken in vielen Bereichen Ihres Lebens Einzug halten. Wenn Sie also vorankommen möchten, lesen Sie weiter, um einige tolle Möglichkeiten zu finden, Ihren Zeitplan zu verwalten und Ihre Produktivität zu steigern.

Inhaltsverzeichnis
Was ist Zeitmanagement und warum ist es wichtig?
Ernst machen: Tipps und Hacks zum Zeitmanagement
Zeitmanagement: Die Grundlagen
Zusammenfassung

Was ist Zeitmanagement und warum ist es wichtig?

Ein effektives Zeitmanagement oder gute Zeitmanagementfähigkeiten sind das Schlüssel für den Erfolg jedes Projekts. Projektzeitmanagement kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Karriere und einem glücklichen Privatleben ausmachen oder ständig im Rückstand sein, was mit einer Reihe zusätzlicher Belastungen einhergeht.

Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, wie man sein Zeitmanagement verbessern kann. Dazu gehören grundlegende Zeitmanagementfähigkeiten wie das Schreiben von Listen, die Nutzung von Zeitmanagementtools wie Apps oder sogar die Beschäftigung eines Assistenten.

Ernst machen: Tipps und Hacks zum Zeitmanagement

Angesichts des Werts des Zeitmanagements für Arbeit und Privatleben werfen wir einen Blick auf die Zeitmanagement-Tools und -Strategien, die einem dabei helfen können, die Nase vorn zu haben.

1. Erstellen Sie eine „To-Do“-Liste: Das Notizkartensystem

Listen können eine sehr klare und umfassende Möglichkeit sein, Ihren Tag zu strukturieren und Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu organisieren und zu gruppieren, sodass Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Darüber hinaus können sie Ihnen dabei helfen, einzuschätzen, wie viel Sie tatsächlich geleistet haben. 

Ein empfohlenes Auflistungssystem für die Zeitplanung ist das Notizkartensystem. Schreiben Sie vor dem Schlafengehen 3–5 Dinge auf eine 3×5-Karte, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten. Arbeiten Sie am nächsten Tag daran, diese Aufgaben zu erledigen – wenn Sie es schaffen, war es ein erfolgreicher Tag. Der Zauber besteht jedoch darin, dass Sie am selben Tag alles, was Sie an diesem Tag sonst noch getan haben (nur nützliche Dinge), auf die Rückseite der Karte schreiben sollten. Schauen Sie sich am Ende des Tages die Liste und die Rückseite der Karte an, um zu sehen, wie viel Sie an diesem Tag tatsächlich erledigt haben. Dies wird Ihnen helfen, motiviert zu bleiben, denn selbst wenn Sie Ihre „To-Do“-Liste nicht abgeschlossen haben, haben Sie viele andere Dinge erledigt.

2. Aufschlüsseln: Die Schweizer Käsemethode

Nachdem Sie eine Liste geschrieben, die Aufgaben priorisiert und gruppiert haben und sich auf den Start vorbereitet haben, verspüren Sie möglicherweise immer noch den Drang, etwas aufzuschieben. Dies liegt häufig daran, dass eine Aufgabe zu groß erscheint, um sie bewältigen zu können, sodass der Drang entsteht, sie zu vermeiden. Um dies zu verhindern, teilen Sie es in einfache kleine Aufgaben auf. 

Das Schweizer Käsemethode ermutigt die Arbeiter, eine Aufgabe als einen Käseblock zu betrachten, in den sie Löcher stechen, indem sie die schnellen und einfachen Aktionen ausführen, die mit dieser Aufgabe verbunden sind. Bevor Sie es merken, ist der Käse voller Löcher (wie ein Schweizer Käse) und die Aufgabe ist erledigt.

3. Priorisieren: Die Eisenhower-Matrix

Dieses vom US-Präsidenten Eisenhower erfundene Diagramm mit vier Abschnitten ermöglicht es Arbeitnehmern, Prioritäten zu setzen und ihre Zeit sinnvoll einzuteilen. Der Eisenhower-Matrix bietet vier Kategorien:

1. Wichtig und dringend: Aufgaben hier sollten vorrangig erledigt werden, es ist jedoch wichtig, hier nicht zu viele Aufgaben hinzuzufügen, da auch die anderen Kategorien Zeit benötigen.
2. Dringend, aber nicht wichtig: Diese Kategorie wird auch als „Delegieren“-Feld bezeichnet und ist für Aufgaben gedacht, die dringend sind, wie zum Beispiel die Beantwortung von Kunden, aber nicht wichtig in dem Sinne, dass sie möglicherweise nicht besonders produktiv sind. Solche Aufgaben können, sofern möglich, delegiert werden.
3. Nicht dringend, aber wichtig: Diese Aufgaben gelten als die produktivsten, da Sie sich die Zeit nehmen können, sie richtig zu erledigen. Lassen Sie sie jedoch nicht bis zum Schluss in dem Glauben, dass sie nicht dringend sind, da sie sonst in Ihre Kategorie „wichtig und dringend“ eindringen.
4. Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben sollten aufgelistet werden, damit Sie erkennen können, wo Ihre Zeit nicht optimal genutzt wird. Es wird einige notwendige Aufgaben geben, die vielleicht nicht so wichtig erscheinen, wie zum Beispiel Team-Bonding-Sitzungen. Diese können eingeplant werden, man sollte jedoch darauf achten, dass sie einen kleineren Teil der eigenen Zeit in Anspruch nehmen.

4. Zeitlimits mit Pausen festlegen: Die Pomodoro-Technik

Eine relativ einfache Zeitmanagementstrategie, die sich gut für mühsame Aufgaben eignet Pomodoro-Technik besteht darin, in Blöcken von 25 bis 30 Minuten für ununterbrochenes Arbeiten zu arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen von 2 bis 3 Minuten. Jedes Mal, wenn ein Block abgeschlossen ist, wird er in einem Notizbuch mit einem X markiert. Diese Technik hilft nicht nur dabei, konzentrierter zu sein, sondern hilft auch herauszufinden, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen.

5. KI-Hilfe: Apps, um Ablenkungen oder Freizeit auszublenden

Für diejenigen, die hilfreiche Apps benötigen, um Ablenkungen auszuschalten und so das Zeitmanagement zu verbessern: Seien Sie fokussiert Pro,  Self Control und Freiheit Dabei handelt es sich um Optionen, die Ihnen dabei helfen, den Zugriff auf bestimmte Anwendungen für einen bestimmten Zeitraum zu sperren. Für diejenigen, die Zeit blockieren möchten, mit Alarmen und Erinnerungen Spur umschalten und für Pomodoro Timer sind gute Möglichkeiten. Die Verwendung von Apps kann Sie daran hindern, Ihr Telefon unter dem Vorwand zu überprüfen, „nur zu sehen“, ob jemand eine Nachricht gesendet hat, oder einfach „die Uhrzeit zu überprüfen“.

6 Antworten Sie nicht sofort

Es kann viel Zeit verloren gehen, wenn Sie jede eingehende Nachricht oder E-Mail sofort beantworten. Wenn Sie den ganzen Tag über ständig antworten, wird Ihr Arbeitsablauf gestört, was bedeutet, dass Sie anfälliger für Prokrastination sind und jedes Mal wieder in den Arbeitsablauf zurückkehren müssen. Um dies zu vermeiden, planen Sie zwei oder drei Stapelprüfungen für Ihre E-Mails pro Tag ein und fügen Sie Ihre neuen Aufgaben Ihrer Liste oder der Rückseite Ihrer Karte hinzu, wenn Sie das Notizkartensystem verwenden.

7 Bestimmen Sie vor Besprechungen die gewünschten Ergebnisse

Halten Sie Ihre Besprechungen prägnant und vermeiden Sie Zeitverluste durch unnötig lange Besprechungen, indem Sie die gewünschten Ergebnisse festlegen, bevor Sie beginnen. Notieren Sie sie zunächst und kreuzen Sie sie dann nach und nach an. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie vom Weg abgekommen sind, schauen Sie sich die gewünschten Ergebnisse noch einmal an Bringen Sie das Treffen wieder zum Thema.

8 Nutzen Sie die Wartezeiten

Es mag offensichtlich erscheinen, aber denken Sie an all die Zeiten, die Sie mit Warten verbracht haben – könnten Sie diese Zeit nicht besser nutzen? Wenn Sie das nächste Mal im Wartezimmer eines Arztes oder Zahnarztes, auf den Zug, auf einen Freund, im Bus oder in vielen anderen Fällen warten, kreuzen Sie ein paar Dinge von Ihrer Liste an – das könnte sogar nur ein Nachholen sein etwas Lektüre.

Zeitmanagement: Die Grundlagen

Bevor Sie für Zeitmanagement-Apps oder -Gurus bezahlen, ist es wichtig, zunächst zu versuchen, eine Grundstruktur in Ihrem Alltag zu schaffen. Kein Zeitmanagement-Tool kann helfen, wenn Sie nicht richtig schlafen oder essen. Daher lohnt es sich auch, einige der grundlegenderen Aspekte der Produktivität und des Zeitmanagements noch einmal zu betrachten:

1. Der frühe Vogel fängt den Wurm

Jeder hat Geschichten darüber gehört, wie übermenschliche CEOs wie Elon Musk oder Jeff Bezos alle früh aufstehen. Diese Erzählung wird von vielen erfolgreichen Menschen übernommen, wobei der bemerkenswerteste vielleicht Apple-Chef Tim Cook ist, der aufsteigt 3:45am jeden Morgen, um seine E-Mails zu erledigen und zu trainieren. Verzweifeln Sie nicht, es besteht kein Grund, so drastisch vorzugehen, aber es ist klar, dass ein früher Beginn der Schlüssel zum Erfolg ist. Wenn Sie vor allen anderen aufstehen, haben Sie mehr Zeit am Tag und können so eine gesunde Balance zwischen Arbeit, Bewegung und Freizeit finden. Ein wichtiger Hinweis ist jedoch, dass frühes Aufstehen nicht bedeuten sollte, auf Schlaf zu verzichten – Ein müder Geist ist ein langsamer und unproduktiver Geist. Frühes Aufstehen bedeutet also, früh schlafen zu gehen.

2. Streben Sie nicht nach Perfektion, sondern beginnen Sie jetzt

Die größte Herausforderung besteht darin, anzufangen, sei es aus Mangel an Selbstvertrauen, Werkzeugen oder Motivation – aber all die Zeit, die man mit dem Warten auf den Start verbringt, ist Zeitverschwendung. 

Der einfache Akt des Startens ist es, der Sie vorbereitet und Ihrer Kreativität freien Lauf lässt. Arbeitsmoral und ein perfekter Plan entstehen nicht einfach so, wenn man auf dem Sofa sitzt. Erfolg kann nur mit harter Arbeit und Ausdauer erreicht werden – Dinge, die mit guten Zeitmanagementfähigkeiten und Übung einhergehen.

3. Trainieren Sie häufig

Bewegung trägt dazu bei, einen aktiven Geist zu bewahren, da das Blut durch den Körper in Bewegung gehalten wird. Wenn Sie außerdem darauf achten, dass Ihr Körper ein wenig müde ist, können Sie Ihre mentale Energie konzentrieren, ohne sich so unruhig zu fühlen – und so Ihre Zeit effektiver nutzen. Sport hilft Ihnen auch dabei, besser zu schlafen, was die Regel 101 eines effizienten Zeitmanagements ist. 

4. Lerne nein zu sagen

„Nein“ zu sagen ist eines der schwierigsten Dinge, aber Zeit ist kostbar und sollte priorisiert werden. Übernehmen Sie kein Projekt und gehen Sie keine Verpflichtungen zu etwas ein, das weder Ihnen noch Ihrem Unternehmen nützt, wenn Sie in dieser Zeit etwas tun könnten, das Ihnen mehr nützen würde – und das können Ausfallzeiten sein. Nein zu sagen ist der Schlüssel zum Erfolg, nicht nur für das Zeitmanagement am Arbeitsplatz, sondern auch für Ihre geistige Gesundheit.

5. Nehmen Sie sich Zeit für Sie

Bei der Zeitplanung geht es nicht nur um Arbeit. Bei der Aufrechterhaltung guter Zeitmanagementfähigkeiten geht es auch darum, die Lebensqualität zu verbessern. Aus diesem Grund ist es wichtig, Zeit für die persönliche Weiterentwicklung einzuplanen, beispielsweise Zeit für Hobbys oder Lernen (und dies muss nicht unbedingt mit der Arbeit zusammenhängen). Darüber hinaus kann es eine gute Möglichkeit sein, „unstrukturierte Zeit“ einzuplanen, in der man nachdenken oder seinen Instinkten folgen kann, um auf neue Ideen zu kommen. Für Ihr persönliches und berufliches Wachstum ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich mindestens zwei bis vier Stunden Zeit für Ihre persönliche Weiterentwicklung oder einfach als Zeit zum Nichtstun einplanen.

Zusammenfassung

Zeitmanagement ist für jeden von entscheidender Bedeutung, egal ob er arbeitet oder nicht. Wenn Sie Ihre Zeit sinnvoll strukturieren und Ihr Arbeitspensum oder allgemeine Alltagsaufgaben priorisieren, gewinnen Sie mehr Zeit für sich und steigern die Produktivität. Ganz gleich, ob Ihnen das einfache Auflisten und Priorisieren ausreicht oder ob Zeitmanagement-Tools und Zeitmanagement-Strategien eher Ihre Berufung sind, das Finden guter Zeitmanagementfähigkeiten am Arbeitsplatz oder zu Hause kann einfach (und unterhaltsam!) sein und Ihnen dabei helfen mehr aus jedem Tag.