Bea cukai proses bisa menjadi sangat tidak efisien bila ditangani secara manual. Pemrosesan dokumen dalam jumlah besar yang diperlukan untuk setiap pengiriman bisa menjadi lambat tanpa otomatisasi.
Selain itu, entri data manual untuk pemberitahuan pabean dan dokumen terkait rentan terhadap kesalahan. Bahkan ketidakakuratan kecil pun dapat menyebabkan penundaan karena otoritas Bea Cukai perlu memverifikasi dan memperbaiki perbedaan tersebut.
Selain itu, tanpa pelacakan dan pemberitahuan secara real-time, mengikuti peraturan bea cukai yang selalu berubah akan sangat melelahkan, dan dunia usaha mungkin bereaksi lambat terhadap permintaan dari otoritas Bea Cukai atau terhadap masalah yang muncul selama proses perizinan.
Dilengkapi dengan fitur-fitur seperti penyimpanan cloud, pengarsipan elektronik, dokumentasi digital, pelacakan dan pemberitahuan real-time, serta kolaborasi multi-pemangku kepentingan, perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) kepabeanan dapat secara signifikan menyederhanakan seluruh prosedur perizinan dan menyederhanakan kompleksitas operasi impor/ekspor .
Lanjutkan membaca untuk mengetahui apa sebenarnya SaaS bea cukai dan bagaimana hal itu dapat mempermudah seluruh proses impor/ekspor!
Daftar Isi
1. Apa itu SaaS bea cukai?
2. 5 cara SaaS bea cukai menyederhanakan operasi impor/ekspor
3. Memaksimalkan efisiensi dalam urusan bea cukai dengan solusi SaaS
Apa itu SaaS bea cukai?
SaaS Kepabeanan (Perangkat Lunak sebagai Layanan) adalah solusi berbasis cloud yang mengotomatiskan dan menyederhanakan seluruh proses perizinan bea cukai, termasuk pengajuan deklarasi, melakukan pembayaran bea, dan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian dan peraturan perdagangan.
Perangkat lunak kepabeanan jenis ini biasanya ditawarkan secara berlangganan, dihosting dari jarak jauh, dan dapat diakses oleh pelanggan melalui internet. Hasilnya, bisnis dapat mengelola tugas-tugas kompleks yang terkait dengan impor dan ekspor barang hanya melalui browser web, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk menginstal atau memelihara perangkat keras atau perangkat lunak apa pun secara lokal.
5 cara SaaS bea cukai menyederhanakan operasi impor/ekspor
Penggunaan perangkat lunak kepabeanan lebih dari sekadar menghilangkan tugas-tugas manual. Hal ini melibatkan pengelolaan klasifikasi, pengawasan proses asal, dan melakukan pemeriksaan kepatuhan, semuanya dalam satu platform berbasis web. Berikut adalah lima cara solusi SaaS bea cukai dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses impor/ekspor:
Manajemen dokumen dan entri data otomatis
Keuntungan signifikan dari solusi SaaS adalah kemampuannya untuk memusatkan penyimpanan semua dokumentasi kepabeanan, sehingga mudah diakses dan diperbarui. Daripada menelusuri tumpukan dokumen untuk menemukan deklarasi ekspor tertentu atau surat Tagihan, semua dokumentasi kepabeanan disimpan dalam repositori terpusat dan berbasis cloud.
Perusahaan dan perantara bea cukai dapat dengan cepat menemukan dokumen menggunakan fungsi pencarian, yang dapat memfilter berdasarkan berbagai parameter seperti tanggal, nomor pengiriman, atau klien. Selain itu, ketika dokumen memerlukan pembaruan atau koreksi, perubahan dapat diterapkan ke beberapa entri sekaligus dan secara real-time, sehingga pembaruan dapat langsung diakses oleh semua pemangku kepentingan.
Selain itu, perangkat lunak manajemen bea cukai dapat secara otomatis mengisi dan memperbarui formulir dan dokumen berulang. Misalnya, perusahaan pelayaran dapat membuat templat untuk entri umum guna menghasilkan deklarasi bea cukai baru untuk pengiriman serupa secara otomatis. Selain itu, sebagian besar solusi SaaS bea cukai menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition) untuk memindai dokumen fisik dan mengubahnya menjadi format digital.
Pembaruan real-time mengenai peraturan perdagangan dan tarif
Perusahaan yang terlibat dalam perdagangan internasional tentu tahu bahwa memahami dan mematuhi peraturan bea cukai di semua negara tempat mereka berdagang dapat menjadi hal yang sulit dan memakan waktu.
Untungnya, sebagian besar solusi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) kepatuhan bea cukai memiliki basis data luas yang terus diperbarui mengikuti perubahan terkini dalam peraturan bea cukai setempat dan perjanjian perdagangan internasional. Dunia usaha menerima pemberitahuan segera tentang perubahan apa pun yang relevan dalam peraturan saat ini atau tingkat tarif yang mungkin mempengaruhi aktivitas impor/ekspor mereka.
Selain itu, solusi SaaS kepabeanan secara otomatis menghitung perkiraan jumlah bea masuk dan pajak yang harus dibayar untuk operasi impor/ekspor berdasarkan informasi barang yang dikirim, seperti klasifikasi produk, nilai, dan asal.
Karena perhitungannya didasarkan pada tarif dan kesepakatan terkini, perusahaan dapat menghindari potensi kelebihan atau kekurangan pembayaran yang dapat mengakibatkan biaya atau denda yang berlebihan. Selain itu, perangkat lunak tertentu untuk pialang bea cukai mengelola dan mengotomatiskan berbagai biaya bea cukai, termasuk biaya gudang berikat, biaya pelabuhan, biaya asuransi, dan banyak lagi.
Konektivitas dengan otoritas Bea Cukai
Sebelum munculnya sistem e-custom dan digital, penyerahan dokumen merupakan proses yang membosankan, sering kali memerlukan antrean panjang di kantor Bea Cukai atau melalui layanan pos.
Yang lebih buruk lagi adalah setelah dokumen diserahkan, melacak kemajuan dokumen dan statusnya dalam proses juga bisa menjadi tantangan. Jika kesalahan atau kelalaian terdeteksi setelahnya, hal ini sering kali mengakibatkan waktu perizinan yang lebih lama, denda bea cukai, atau bahkan penolakan barang.
Saat ini, solusi SaaS kepabeanan terhubung langsung ke sistem Pertukaran Data Elektronik (EDI) (atau yang setara) dari otoritas Bea Cukai di banyak negara di seluruh dunia, sehingga memudahkan pengelolaan kepatuhan perdagangan internasional melalui satu antarmuka.
Sebagai contoh, bisnis yang mengimpor barang ke Amerika Serikat dapat menggunakan perangkat lunak SaaS kepabeanan yang menyediakan hubungan langsung dengan Bea Cukai dan Perlindungan Perbatasan AS (CBP) melalui Lingkungan Komersial Otomatisnya (ACE).
Konektivitas ini memungkinkan perusahaan untuk secara elektronik mengirimkan data impor dan ekspor yang diperlukan oleh CBP dan puluhan negara AS lainnya lembaga pemerintah mitra. Selain itu, bisnis dapat mempertahankan visibilitas konstan terhadap status dokumen pengiriman yang diperlukan, ringkasan masuk, dan pelepasan kargo.
Kemampuan alur kerja kolaboratif bawaan
Tidak dapat dipungkiri lagi betapa efisiensi operasi impor/ekspor dan logistik ditingkatkan dengan memiliki platform terpusat berbasis cloud yang memungkinkan pembaruan waktu nyata, berbagi dokumen, dan komunikasi.
Bayangkan saja sebuah situasi di mana a pengirim di Jerman mengirim barang ke a penerima barang Di kanada. Broker bea cukai di Kanada perlu mengelola bea cukai. SaaS bea cukai menyediakan antarmuka yang dapat diakses web yang memungkinkan pengirim Jerman mengunggah dokumen pengiriman yang diperlukan, seperti faktur komersial dan daftar pengepakan.
Setelah diunggah, broker bea cukai Kanada segera diberitahu dan dapat mulai mengerjakan proses deklarasi bea cukai. Mereka dapat mengakses dokumen-dokumen ini untuk mengonfirmasi kepatuhan mereka terhadap peraturan impor Kanada, semuanya tanpa perlu menghubungi pengirim secara langsung atau menunggu pertukaran email. Demikian pula, penerima barang diberi tahu ketika barang melewati bea cukai dan siap diambil.
Sebelum Anda khawatir tentang paparan informasi dan dokumen sensitif kepada pihak ketiga, yakinlah bahwa solusi SaaS menerapkan kontrol akses berbasis peran untuk mengamankan data. Misalnya, perantara pabean dapat memiliki izin untuk mengedit dan menyerahkan pemberitahuan pabean berdasarkan dokumen pengirim tetapi tidak dapat mengakses pengaturan keuangan penerima barang dengan pengirim.
Skalabilitas dan aksesibilitas berbasis cloud
Kami tidak dapat menyimpulkan postingan blog ini tentang bagaimana perangkat lunak SaaS kepabeanan meningkatkan efisiensi dan keakuratan proses impor/ekspor tanpa menyebutkan fitur utama SaaS yang membedakannya dari solusi perangkat lunak kepabeanan lainnya: aksesibilitasnya yang berbasis cloud. Hal ini memungkinkan akses data jarak jauh dengan mudah dari mana saja di dunia.
Ambil contoh, perusahaan ekspedisi dengan tim operasi yang tersebar di seluruh dunia; mereka perlu menjaga koordinasi antar anggota tim di berbagai zona waktu untuk menjamin pengoperasian 24 jam yang berkelanjutan. Dengan menggunakan perangkat lunak SaaS bea cukai, anggota tim dapat mengakses informasi yang sama, memperbarui status pengiriman, dan mengelola pemberitahuan bea cukai dari mana pun mereka berada.
Selain akses jarak jauh, solusi SaaS juga memanfaatkan sumber daya cloud elastis yang dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan skalanya berdasarkan permintaan. Pertimbangkan bisnis e-commerce yang mengkhususkan diri pada barang musiman; mungkin terjadi fluktuasi besar dalam volume penjualan sepanjang tahun. Selama bulan-bulan yang lebih lambat, operasi impor/ekspornya bisa jadi minimal.
Namun, menjelang musim liburan, impor bahan mentah dan ekspor barang jadi mungkin meningkat secara signifikan. Solusi SaaS kepabeanan dapat diperkecil selama periode tenang ini untuk menghemat biaya, dan kemudian dengan cepat ditingkatkan selama bulan-bulan sibuk untuk mengelola lonjakan deklarasi bea cukai, manajemen bea, dan pemeriksaan kepatuhan tanpa memerlukan peningkatan infrastruktur fisik.
Maksimalkan efisiensi dalam pengurusan bea cukai dengan solusi SaaS
Pada akhirnya, penerapan solusi SaaS kepabeanan untuk mengelola perizinan kepabeanan dan operasi impor/ekspor akan mempersingkat waktu perizinan, mengurangi biaya operasional, meningkatkan kepatuhan data, dan proses tanpa kertas.
Untuk memulai, pencarian web sederhana akan memungkinkan bisnis menemukan berbagai solusi SaaS khusus seperti MIC, Kargo Bijaksana, dan KANOPUS. Solusi-solusi ini bervariasi dari solusi yang terjangkau, yang menawarkan fitur-fitur dasar seperti manajemen dokumen, kemampuan pengarsipan, dan pelacakan pengiriman sederhana, hingga solusi yang lebih canggih dan terhubung secara global yang memberikan otomatisasi lengkap pada proses kepabeanan.
Perusahaan logistik dan rantai pasokan besar, seperti pengirim barang dan penyedia logistik pihak ketiga (3PL), bahkan mungkin menggunakan alat perangkat lunak seperti Akselerator SaaS Alibaba Cloud untuk mengembangkan dan menerapkan aplikasi SaaS bea cukai mereka sendiri yang skalabel dan aman.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi prosedur kepabeanan, lihat bagaimana solusi perangkat lunak kepabeanan saat ini mengintegrasikan kecerdasan buatan untuk menyederhanakan seluruh alur kerja perantara bea cukai!
Mencari solusi logistik dengan harga kompetitif, visibilitas penuh, dan dukungan pelanggan yang mudah diakses? Lihat Pasar Logistik Alibaba.com hari ini.
