5 semplici passaggi per una gestione efficace delle relazioni con i fornitori

I fornitori della catena di fornitura costituiscono il fulcro delle aziende di successo. Il fallimento nel processo di gestione delle relazioni con i fornitori potrebbe facilmente precipitare la rovina di un'azienda, proprio come una carta disallineata in un castello di carte meticolosamente costruito.

Una solida strategia di gestione delle relazioni con i fornitori (VRM) offre numerosi vantaggi. Consente una gestione prudente dei costi attraverso la negoziazione di termini favorevoli e migliora i livelli di servizio, garantendo che i fornitori aderiscano agli standard di qualità stabiliti. Inoltre, la promozione di partnership a lungo termine con i fornitori favorisce un ambiente di comprensione e supporto reciproci, con un impatto positivo sulle prestazioni aziendali complessive.

Ma come possono le aziende accertare il vero valore delle loro partnership con i fornitori? Come possono valutare se i risultati finali del fornitore sono in linea con le loro aspettative e quali misure dovrebbero intraprendere in caso contrario? Per rispondere a queste domande, questo post del blog rivela una guida semplificata in 5 passaggi che mira a migliorare il processo di gestione delle relazioni con i fornitori.

Sommario
Identificare e selezionare potenziali fornitori
Monitorare e valutare le prestazioni
Condurre valutazioni del rischio e sviluppare una strategia di backup
Stabilire punti di comunicazione centralizzati
Pianificare una strategia di uscita
Trasforma i fornitori in partner per una relazione vantaggiosa per tutti

Identificare e selezionare potenziali fornitori

La gestione delle relazioni con i fornitori riguarda la selezione dei partner che soddisfano le esigenze aziendali e fanno parte della storia di successo. Il primo passo in questo processo è identificare e selezionare potenziali fornitori.

I fornitori costituiscono una ruota dentata integrale all’interno della catena di fornitura. Possiamo raggrupparli in due grandi categorie:

• Fornitori: aziende che forniscono materie prime, prodotti finiti o servizi essenziali per creare o fornire un prodotto.
• Fornitori di logistica: organizzazioni che gestiscono il trasporto, lo stoccaggio e la distribuzione, fungendo da ponte che aiuta la transizione fluida delle merci dai fornitori al consumatore finale.

Una chiara distinzione tra i due aiuta a semplificare la comunicazione e la collaborazione, la spina dorsale di qualsiasi relazione a lungo termine. Ad esempio, i produttori (fornitori) possono collaborare con le aziende per sviluppare nuovi entusiasmanti prodotti, mentre i fornitori di servizi logistici possono potenziare i propri servizi rimanendo informati sulla domanda prevista.

Quindi, come fanno le aziende a trovare i fornitori perfetti che si allineano al loro modello di business? Suddividiamo il tutto in cinque semplici passaggi:

1. Identificare le esigenze aziendali: le aziende devono iniziare delineando il prodotto o il servizio specifico che richiedono a un fornitore. Questo passaggio costituisce il nucleo di tutte le altre aspettative relative a qualità, servizio, tempi, costi, ecc. Inoltre, è essenziale considerare la frequenza e il volume necessari. Le aziende cercano un servizio una tantum o è un ingrediente necessario per una partnership a lungo termine?
2. Condurre la due diligence: Sfruttare il potere della ricerca. Analizza i rapporti di settore, esamina attentamente le recensioni e le valutazioni online e valuta la loro stabilità finanziaria. Ottieni una visione olistica delle loro capacità basata sulle esperienze passate nella fornitura del prodotto o servizio ricercato. Una visita in loco può fornire un'anteprima da vicino delle loro operazioni.
3. Sviluppare una richiesta di proposta (RFP): elaborare un documento dettagliato che delinei i requisiti specifici, i livelli di servizio previsti, i criteri di selezione e le tempistiche. Incanala questo RFP verso i fornitori che hanno superato lo screening preliminare. Questo passaggio aiuterà a raccogliere dati strutturati da ciascun fornitore e consentirà condizioni di parità per i confronti.
4. Valutare le proposte e valutarne l'idoneità: Una volta che le proposte dei fornitori iniziano ad arrivare, è il momento della valutazione. Valutarli rispetto a criteri quali costi, servizio clienti, capacità di consegna e meccanismi di garanzia della qualità. Un colloquio di persona può ulteriormente consentire alle aziende di valutare le proprie capacità di risoluzione dei problemi.
5. Controlla i riferimenti: contattare gli acquirenti o i partner commerciali precedenti del fornitore. L'estrazione di informazioni sulle loro esperienze, sui livelli di soddisfazione e sulle aree di miglioramento può fornire informazioni preziose. Le prestazioni passate di un fornitore sono spesso un indicatore affidabile della qualità del servizio futuro.

Monitorare e valutare le prestazioni

Dopo il processo di selezione iniziale, è importante dedicare del tempo a monitorare e valutare regolarmente le prestazioni del fornitore. In questo passaggio non si tratta di scaricare la colpa o di puntare il dito: si tratta di ritenere i fornitori responsabili di mantenere le loro promesse in modo coerente. Dopotutto, un fornitore inaffidabile può causare ritardi, spese impreviste e irritare i clienti.

È essenziale creare una scorecard centralizzata o completa lista di valutazione. Consideralo come una pagella per i fornitori, che fornisce loro feedback utili e mostra loro dove eccellono o necessitano di miglioramenti.

Ecco alcuni indicatori chiave di prestazione (KPI) che le aziende possono utilizzare per verificare il rendimento dei propri fornitori:

• Tempi di consegna: Il venditore consegna puntualmente, ogni volta? Le consegne tardive possono interrompere i programmi aziendali e interrompere i preziosi impegni dei clienti.
• Precisione dell'ordine: A nessuno piacciono gli errori, soprattutto quando possono far fallire i piani di produzione e di vendita. Questo KPI verifica la frequenza con cui il fornitore consegna la quantità e le specifiche ordinate.
• Conformità alla qualità: Quanto bene il venditore aderisce alla qualità del prodotto o del servizio concordato? Tieni traccia della frequenza con cui le merci vengono restituite a causa di problemi di qualità.
• Stabilità dei prezzi: Come dice il proverbio, “Il cambiamento è l’unica costante”. Ma un aspetto in cui le aziende vogliono evitare troppe variabili è il prezzo delle materie prime. Esaminare lo storico delle variazioni di prezzo del fornitore, che potrebbero segnalare problemi che influenzano la strategia dei prezzi.

Ricorda: questo passaggio non riguarda solo la valutazione degli aspetti negativi; dovrebbe anche mettere in luce gli aspetti positivi! Quando i fornitori sapranno che i loro servizi, le azioni eccezionali e le innovazioni saranno riconosciute e apprezzate, probabilmente faranno uno sforzo in più. Questo senso di trattamento preferenziale favorisce relazioni forti e le trasforma in partner fidati.

Ecco alcune idee pratiche per premiare i fornitori per il loro duro lavoro:

• Proroghe contrattuali: Offrire contratti a lungo termine dà ai fornitori un senso di stabilità e li incoraggia a mantenere prestazioni elevate.
• Ordini in aumento: Se un fornitore eccelle costantemente, perché non chiedere un servizio ancora più eccellente? Aumentare il volume degli ordini è un'espressione diretta di apprezzamento e una testimonianza dei loro servizi di prim'ordine.
• Riconoscimento pubblico: Tutti amano un po' di luci della ribalta. Prendi in considerazione un premio annuale o una cerimonia di certificazione per celebrare le mani dietro la catena di fornitura: un biglietto d'oro per i fornitori che possono mettersi in mostra e riallineare gli sforzi per ottenere più vittorie!

Condurre valutazioni del rischio e sviluppare una strategia di backup

Con una penna in una mano e le scorecard nell'altra, è il momento di esaminare attentamente i report sulle prestazioni dei fornitori. Queste scorecard non sono semplici fermacarte ma strumenti per valutare i potenziali rischi legati a ciascun fornitore. Questa valutazione critica aiuterà a classificare i fornitori in tre categorie basate sul rischio:

• Fornitori ad alto rischio: Questi fornitori possono apparire come minacciose nubi temporalesche all’orizzonte del business. Hanno mostrato incoerenze, forse dovute a scadenze non rispettate, problemi di qualità o altre forme di problemi di performance.
• Fornitori a medio rischio: Questi fornitori sono le tonalità pastello nella nostra tavolozza di colori, un mix di tonalità più chiare e più scure. Solitamente soddisfano le aspettative, ma potrebbero esserci sporadiche sbavature o mancati tratti.
• Fornitori a basso rischio: Immagina la tazza di caffè perfetta. Proprio come la nostra bevanda mattutina preferita, questi venditori a basso rischio sono costantemente buoni. Sono i migliori, mantengono costantemente le promesse mantenendo una reputazione stellare per la qualità.

Ora che le aziende hanno etichettato i rischi di ciascuna categoria di fornitori, è il momento di elaborare una difesa strategica. Immaginatelo come un piano di gioco personale, un manuale dettagliato di cosa fare qualora qualsiasi rischio si concretizzasse. Ecco un esempio di una tabella visiva chiara che rappresenta un piano efficace per ciascuna categoria di rischio:

Categoria di rischio	Potenziale rischio	Strategia di mitigazione
Venditori ad alto rischio	Prestazioni irregolari che portano all’interruzione della fornitura	Stabilire termini chiari nei contratti che definiscano le penalità per prestazioni inferiori alla media; ciò proteggerà le aziende e incentivierà prestazioni migliori da parte del venditore. Inoltre, valuta la possibilità di investire in un’assicurazione per l’interruzione della catena di fornitura.
Venditori a medio rischio	Problemi di fornitura intermittenti e occasionali mancanze negli standard di qualità	Creare un piano di riserva che preveda partnership con fornitori alternativi che offrono beni o servizi simili; riduce la dipendenza da un unico fornitore, garantisce una fornitura continua e aiuta a mantenere gli standard di qualità.
Venditori a basso rischio	Piccoli intoppi nelle prestazioni e lievi variazioni nel programma di fornitura	Mantenere linee di comunicazione aperte per la risoluzione immediata del problema. Rivedere e rinegoziare regolarmente i termini contrattuali per garantire che entrambe le parti continuino a trarre vantaggio dal rapporto.

Stabilire punti di comunicazione centralizzati

Una comunicazione efficace è la linfa vitale di ogni relazione forte. Questa verità non è diversa quando si tratta di strategie di gestione delle relazioni con i fornitori. Un aspetto cruciale del VRM è mantenere una modalità di comunicazione snella ed efficiente.

A tal fine, le imprese dovrebbero prendere in considerazione la creazione di un punto centrale di comunicazione. Implementazione di software di gestione delle relazioni con i fornitori come Gatekeeper può aiutare in modo significativo le aziende a stabilire una “fonte unica di verità”. Questo punto focale diventa il pilastro di tutte le comunicazioni vitali, del relativo scambio di dati e delle attività con i fornitori.

Quando integrano tale software, le aziende possono potenzialmente ottenere diversi vantaggi:

• Semplifica la comunicazione: Una piattaforma centralizzata fornisce un'unica posizione per tutte le interazioni. Le informazioni possono essere condivise in modo rapido e accurato tra i team di procurement, riducendo la probabilità di errori di comunicazione o di perdita di messaggi cruciali. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si informano i fornitori di cambiamenti prevedibili o li si informa di problemi emergenti. Garantisce che tutti i fornitori ricevano le informazioni simultaneamente per una comunicazione coerente e accurata.
• Stabilire un sistema di feedback bidirezionale: Il software del portale dei fornitori spesso dispone di meccanismi integrati per facilitare il feedback e il dialogo. Questo sistema di feedback bidirezionale consente ai fornitori di condividere le proprie intuizioni, suggerimenti o preoccupazioni. Ciò incoraggia la partecipazione dei fornitori e migliora il processo di comunicazione e il rapporto generale con i fornitori.
• Promuovere visibilità e trasparenza: Un portale fornitori centralizzato garantisce ad aziende e fornitori una visibilità completa su transazioni, consegne, inventari e altre operazioni critiche. Questa visibilità promuove la trasparenza e garantisce che tutte le parti siano sulla stessa pagina. Fornisce ai fornitori le informazioni di cui hanno bisogno per adempiere ai propri impegni e migliorare continuamente i propri servizi.
• Automatizza flussi di lavoro e notifiche: Il software del portale dei fornitori spesso presenta flussi di lavoro e notifiche automatizzati. Questi sistemi sono fondamentali per gestire varie attività, ricordare ai team i rinnovi contrattuali o aggiornare le parti sulle modifiche degli accordi. L’automazione riduce il rischio di errore umano e aumenta l’efficienza operativa.

Pianificare una strategia di uscita

Anche i migliori rapporti con i fornitori possono prendere una svolta inaspettata. Nessuno entra in una partnership anticipandone la fine, ma le aziende intelligenti sanno che è essenziale prepararsi a ogni possibilità. Una strategia di uscita attentamente pianificata può aiutare le aziende a rompere senza problemi i legami con un fornitore, mentre la loro mancanza potrebbe portare a una situazione caotica.

Anche se dire addio può sembrare scoraggiante, avere una strategia di uscita ben delineata può dare tranquillità alle aziende, sapendo che sono pronte a gestire i "e se" quando si presentano. Quindi, come dovrebbe essere una strategia di uscita? Sciogliamo insieme questo nodo:

Clausole risolutive chiare nei contratti

Il contratto dovrebbe indicare chiaramente a quali condizioni può essere annullato. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che il venditore non rispetta i termini contrattuali o non fornisce un buon servizio. Includere una clausola risolutiva dettagliata ridurrà al minimo le incertezze e aprirà la strada a una separazione amichevole se le cose non dovessero funzionare.

Gestione delle informazioni proprietarie

Una volta terminato un rapporto commerciale, è fondamentale accertare come verranno gestite le informazioni proprietarie o riservate. Le aziende necessitano di un processo ben definito per la restituzione o la cancellazione dei dati o le restrizioni sull'utilizzo. Ciò garantisce che i dati aziendali e la proprietà intellettuale rimangano sicuri anche dopo la separazione.

Selezione del fornitore di backup

Identificare in anticipo i fornitori alternativi della catena di fornitura. Avere pronto un "Piano B" prepara le organizzazioni a circostanze impreviste, come la necessità di terminare tempestivamente un rapporto con un fornitore esistente. Questa mossa garantisce che le aziende mantengano il loro slancio, indipendentemente dai rapporti con i fornitori.

Gestione inventario

Stabilire strategie chiare per gestione dell'inventario in transito o in possesso del venditore al momento della risoluzione. Una mossa del genere aiuterà a evitare inutili perdite o confusione durante la fase di uscita. E ricorda, la fine di un rapporto con un fornitore può essere l'inizio di un altro.

Trasforma i fornitori in partner per una relazione vantaggiosa per tutti

In conclusione, una gestione efficace delle relazioni con i fornitori trasforma la percezione convenzionale dei venditori da semplici fornitori o fornitori di servizi logistici. Li eleva al ruolo di partner strategici che collaborano fin dalle prime fasi di sviluppo del prodotto per ottimizzare l'esperienza del cliente. 

Sfruttando la potenza di una comunicazione raffinata, di revisioni continue delle prestazioni e di feedback, riconoscendo i contributi dei fornitori e allineandosi con i profili dei clienti, le aziende possono trasformare le relazioni convenzionali con i fornitori in partnership reciprocamente vantaggiose, alimentando la crescita sostenibile e garantendo il successo dell'e-commerce.

Stai ancora esitando? Ecco sette suggerimenti per sviluppare a strategia di gestione strategica dei fornitori!