Punti chiave
L'analisi dei processi aziendali (BPA) aiuta le aziende a identificare le inefficienze nelle operazioni interne
Le aziende che lanciano un nuovo prodotto o subiscono una ristrutturazione aziendale utilizzano spesso il BPA
La ricerca di settore può essere utilizzata per identificare le metriche chiave delle prestazioni
L'analisi dei processi aziendali (BPA) è una metodologia utilizzata per analizzare le aree di business relative ai processi e migliorare l'efficienza. In particolare, BPA aiuta le aziende a esaminare i processi interni per migliorare le entrate e ridurre i costi. Sebbene l'analisi aziendale (BA) e il BPA differiscano in termini di portata della loro analisi, il BPA è generalmente assegnato agli analisti aziendali o agli architetti di processo, o entrambi. Gli analisti aziendali spesso analizzano il contesto che circonda il problema e forniscono approfondimenti sui dati, mentre gli architetti di processo sono direttamente coinvolti nell'implementazione dei processi. Tuttavia, il BPA richiede più di un semplice analista aziendale o un architetto di processo. Per modificare un processo aziendale, le aziende devono anche coinvolgere il management, l'IT e altri professionisti. Prima di analizzare il BPA, iniziamo con le basi.
Che cos'è un processo aziendale?
Un processo aziendale è un gruppo organizzato di attività che trasformano gli input in output e possono essere formali o informali. I processi formali sono documentati e seguiti per la maggior parte del tempo. I processi informali vengono utilizzati a causa della mancanza di documentazione formale o per la necessità di deviare dai processi formali in circostanze insolite.
Quando le aziende dovrebbero utilizzare la Business Process Analysis?
Molto spesso, le aziende utilizzano il BPA quando lanciano una nuova tecnologia o un nuovo processo. Prima che la nuova tecnologia venga lanciata, il management di un'azienda deve comprendere eventuali inefficienze causate dalla vecchia tecnologia o dal processo. Queste inefficienze possono includere ritardi nelle spedizioni, scarsa assistenza clienti o un'alta percentuale di prodotti difettosi. Conducendo un'analisi costi-benefici, le aziende sono in grado di determinare se implementare la nuova tecnologia o concentrarsi su altre aree che possono generare un maggiore ritorno sull'investimento.
Le aziende hanno sempre più rivolto al BPA negli ultimi anni, poiché la pandemia di COVID-19 ha aumentato la domanda di determinati prodotti e ridotto il fabbisogno di altri. Le aziende avevano poco tempo per adattarsi al nuovo ambiente operativo, il che ha reso il BPA fondamentale per aiutare le organizzazioni a spostare la propria attenzione in modo efficace. Ad esempio, molte organizzazioni hanno utilizzato il BPA per espandere la propria offerta digitale. Altre società hanno utilizzato il BPA per compensare gli effetti negativi associati alle interruzioni della catena di approvvigionamento. Più di recente, le forti pressioni inflazionistiche e l'incertezza economica hanno indotto molte organizzazioni a utilizzare il BPA per controllare i costi ed eliminare le inefficienze.
Le organizzazioni spesso si rivolgono al BPA come parte di un progetto più ampio pianificazione strategica sforzo. Ad esempio, un'organizzazione può utilizzare il BPA per comprendere meglio i propri processi interni come un passo verso un obiettivo più ampio.
Quali sono i vantaggi dell'analisi dei processi aziendali?
Probabilmente puoi già vedere che il BPA è utile in una serie di situazioni. Ecco alcuni dei vantaggi dell'utilizzo dell'analisi dei processi aziendali:
- Migliora l'efficienza: Ad esempio, il BPA può ridurre il tempo e le risorse necessarie per prospezione di vendita produttiva, assumere dipendenti, sviluppo del prodotto o creare campagne di marketing.
- Ridurre i costi: Il BPA può ridurre i costi del personale diminuendo il tempo dedicato alle attività o eliminando le ridondanze nei processi. Il BPA può anche evidenziare risparmi sui costi per risorse e materiali.
- Chiarire e migliorare le politiche e la governance: Ad esempio, il BPA può migliorare gestione del rischio ed evidenziare dove le attuali politiche di sicurezza IT e dei dispositivi devono essere migliorate.
- Eliminare o ridurre i colli di bottiglia: Il BPA può aiutare la tua organizzazione a ottimizzare le comunicazioni e l'esecuzione dei processi, in modo che una fase, come l'approvazione, non crei un arretrato.
- Ottimizza i processi di adozione: Il BPA può evidenziare i punti dolenti nell'adozione di nuove tecnologie o processi e fornire miglioramenti ai programmi di formazione, aumentando in ultima analisi i tassi di adozione.
- Migliora le procedure di rilascio o distribuzione: Vogliamo tutti che le implementazioni delle campagne e i rilasci dei prodotti si svolgano senza intoppi: BPA può superare le inefficienze in questi processi e aiutarti a mettere in atto miglioramenti.
- Assistere nei turni di messa a fuoco: Il BPA può aiutare la tua organizzazione a competere in un mondo sempre più digitale. Ad esempio, il BPA può aiutare a ottimizzare i processi quotidiani per l'utilizzo di tecnologie specifiche, passare a modelli di lavoro remoti o facilitare la transizione alla fornitura di prodotti e servizi online.
- Migliorare la cultura aziendale: I processi ottimizzati migliorano l'esperienza dei dipendenti sul posto di lavoro.
- Aumenta il coinvolgimento: un migliore servizio clienti, interazioni sul sito web o processi in negozio rafforzano la reputazione e l'impegno della tua organizzazione.
Stakeholder felici, dipendenti felici, clienti felici: giorni felici!
Passaggi chiave nell'analisi dei processi aziendali
Quindi, queste sono le basi. Quali sono i passaggi coinvolti nel BPA?
1. Determina gli obiettivi
Il primo passo è determinare ciò che deve essere raggiunto. Condurre un Analisi SWOT, analisi del rischio o anche formale analisi competitiva potrebbe aiutarti a identificare le aree di miglioramento nella tua organizzazione. Dare un'occhiata più da vicino alle prestazioni della tua organizzazione utilizzando indici finanziari può anche essere un utile punto di partenza. A livello macro, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di aumentare le entrate o ridurre i costi, ma tieni presente che il BPA si concentra sui miglioramenti relativi ai processi. Ciò significa che il tuo obiettivo deve concentrarsi su un miglioramento del processo piuttosto che su un macro cambiamento aziendale. Ad esempio, un obiettivo BPA potrebbe essere quello di migliorare l'efficienza del lavoro. Le attività altamente ripetitive possono spesso essere automatizzate, portando a tempi di completamento migliori e meno errori. Nel processo di vendita, ad esempio, i follow-up possono essere automatizzati utilizzando il software di monitoraggio delle vendite. Nel caso del processo di vendita, l'obiettivo potrebbe essere quello di ridurre il tempo dedicato alla scrittura di e-mail di follow-up, migliorare il tasso di risposta o entrambi. Un modo per assicurarsi che l'obiettivo sia ben definito è utilizzare l'approccio SMART, che sta per specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente e basato sul tempo.
2. Definire il processo
Una volta determinato l'obiettivo, è necessario definire il processo che causa inefficienze. Nel processo di vendita, ad esempio, i follow-up possono comportare diversi passaggi, come la creazione di un modello per le e-mail di follow-up, l'adeguamento del modello in base alle informazioni ottenute dai clienti, la correzione di bozze dell'e-mail e l'invio dell'e-mail cinque minuti dopo conversazione.
Quando si definisce il processo, assicurarsi che l'ambito del processo non sia molto esteso. Alcuni esperti di processo usano il termine da un capo all'altro per definire i confini di processi grandi e importanti. Il design end-to-end incorpora tutte le attività necessarie per elaborare un concetto di prodotto. Un modo per suddividere ulteriormente questi processi è utilizzare la gerarchia dei processi. La gerarchia dei processi inizia a livello dell'intera organizzazione e si sposta verso i processi più granulari. Lo strumento più comune utilizzato da analisti e architetti di processo durante questa fase è SIPOC, che sta per Fornitori, Input, Processo, Output e Clienti. Questo strumento aiuta a riassumere gli input e gli output di uno o più processi in una forma tabellare.
3. Analizzare il processo
Hai diverse tecniche di analisi dei processi aziendali tra cui scegliere, a seconda dell'obiettivo definito. La tecnica di analisi più comune è l'analisi del valore, che mostra gli elementi maggiori e minori del processo in base al valore aggiunto. Il valore è il rapporto tra funzione e costi. Pertanto, il valore può essere modificato migliorando la funzione o riducendo i costi. Quando si esegue un'analisi del valore, gli analisti in genere compilano un elenco di funzioni e costi in ordine decrescente. I rapporti costi-benefici vengono spesso applicati a tali elenchi per stimare il valore netto di ciascuna attività.
Tornando al nostro esempio di processo di follow-up delle vendite, i passaggi con il valore più alto potrebbero essere ordinati nel seguente ordine: modificare un modello di vendita in base alle informazioni ottenute dal cliente, correggere le bozze dell'e-mail, inviare l'e-mail cinque minuti dopo la conversazione e creazione di un modello per le e-mail di follow-up. In questo esempio, la creazione di un modello di follow-up è l'elemento a più basso valore aggiunto in quanto consuma molto tempo e richiede sempre aggiustamenti man mano che emergono nuove informazioni.
Altre tecniche di analisi popolari includono l'analisi del divario, che confronta le prestazioni effettive con le prestazioni potenziali, e l'analisi della causa principale, che mira a determinare in primo luogo perché si verifica un problema e trovare una soluzione alla causa principale.
4. Identificare i miglioramenti
Dopo che il processo è stato analizzato e sono state rilevate le inefficienze, il passo successivo è capire quali sono i miglioramenti necessari. Spesso i miglioramenti si concentrano su aspetti come l'eliminazione dei colli di bottiglia, l'ottimizzazione di processi ad alto valore o il miglioramento dell'interazione con i clienti. Ad esempio, per aumentare il valore della creazione di un'e-mail di follow-up, un venditore potrebbe potenzialmente utilizzare strumenti esterni che aiutano a creare più rapidamente e-mail personalizzabili in base a segmenti di clienti o altre informazioni.
Durante questo passaggio, dovrai assicurarti di prendere in considerazione eventuali esternalità potenziali. Le esternalità sono costi o benefici indiretti causati dalla tua attività che interessano terze parti, che possono includere individui o organizzazioni, o anche la società nel suo insieme. Ad esempio, i miglioramenti della velocità possono compromettere la qualità di determinati prodotti e servizi, il che rappresenta un costo per gli utenti oi consumatori a valle. Allo stesso modo, l'automazione di determinati processi può eliminare la possibilità di personalizzare un prodotto o un servizio, riducendo la domanda di tali prodotti e servizi. Pertanto, gli analisti devono anche condurre un'approfondita analisi costi-benefici prima di adeguare o introdurre nuovi processi.
5. Attuare il processo
L'implementazione spesso coinvolge professionisti di diversi reparti, dalla gestione agli analisti e ai professionisti IT. Dovrai assicurarti che il team di implementazione disponga di risorse sufficienti per apportare modifiche efficaci. Le correzioni in genere iniziano su piccola scala, seguite da modifiche nelle attività connesse. Ad esempio, per aumentare il valore della creazione di un modello per le e-mail di follow-up, un reparto vendite potrebbe installare un software di terze parti che analizzi tutte le e-mail passate e fornisca suggerimenti utilizzando l'analisi predittiva.
6. Monitorare i risultati
Il passaggio finale consiste nel monitorare e controllare nuovi standard e processi. I nuovi processi si traducono in KPI migliori? Questi processi causano esternalità? Ad esempio, il software di terze parti può ridurre il tempo necessario per scrivere un'e-mail di follow-up, ma può anche ridurre il tasso di risposta dell'e-mail. In altre parole, dobbiamo assicurarci di tenere conto delle esternalità. Inoltre, durante questa fase possono sorgere ulteriori opportunità di miglioramento, quindi è importante monitorare costantemente i nuovi processi piuttosto che adottare un approccio "imposta e dimentica".
Casi di studio sul BPA
Ora che abbiamo svelato i fondamenti, diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali di analisi dei processi aziendali.
Il nostro primo esempio riguarda l'arretrato che l'azienda cosmetica francese, Yves Rocher, esperto nell'elaborazione di nuovi candidati. Dopo aver eseguito il BPA, Yves Rocher ha notato che stavano assumendo il doppio dei candidati in alta stagione. Per ridurre l'arretrato, l'azienda ha investito in un software che compila e convalida automaticamente i dati, riducendo il tempo impiegato internamente per l'elaborazione di nuovi candidati.
Banca Howard, una banca comunitaria di proprietà locale con sede nell'area di Greater Baltimore, desiderava migliorare il servizio clienti e la produttività dei dipendenti. Dopo aver condotto l'analisi dei processi aziendali, la banca si è resa conto che i nuovi clienti impiegano circa un'ora e mezza per aprire un nuovo conto, riducendo la soddisfazione dei clienti e aumentando la formazione richiesta per i nuovi dipendenti. La banca è riuscita a ridurre questo tempo del 75% utilizzando un nuovo software finanziario, consentendo ai dipendenti di trascorrere più tempo con nuovi clienti e migliorando la soddisfazione dei clienti.
In che modo la ricerca industriale può migliorare il BPA?
Ricerca industriale consente alle aziende di benchmark le loro prestazioni rispetto ai loro concorrenti e alle metriche del settore. Queste metriche includono entrate per stabilimento, entrate per dipendente, spese salariali e profitto. Inoltre, analisi del settore è un ottimo strumento per monitorare le tendenze generali delle entrate del settore. Le aziende che crescono a un ritmo più veloce rispetto ai loro pari in genere hanno un vantaggio competitivo come un forte marketing, clienti fedeli o prodotti differenziati. Al contrario, le aziende che crescono a un ritmo inferiore rispetto alla media del settore possono utilizzare benchmarking di segmento come punto di partenza per analizzare i processi interni che causano inefficienze. Il benchmarking aziendale ti offre una visione chiara dei tuoi concorrenti, mentre ricerca industriale a livello statale fornisce un ulteriore livello di informazioni alle aziende che cercano di confrontare le loro prestazioni con il settore più ampio.
La ricerca di settore è stata particolarmente utile a seguito dello scoppio della pandemia di COVID-19, che ha portato molte aziende ad adeguare i processi interni a causa delle misure di distanziamento sociale, vincoli della catena di approvvigionamento e ambienti normativi intensificati. Ad esempio, le aziende negli Stati Uniti hanno aumentato i loro investimenti nelle operazioni online per soddisfare le mutevoli esigenze dei consumatori. Avendo una chiara comprensione delle tendenze in corso, le aziende con accesso ai dati del settore sono state in grado di rilevare più facilmente i processi ad alto valore aggiunto.
Conclusioni
L'analisi dei processi aziendali aiuta le aziende a ottimizzare i propri processi interni per ridurre i costi, aumentare i ricavi o entrambi. BPA in genere coinvolge professionisti di vari dipartimenti che lavorano insieme per assicurarsi che il nuovo processo scorra senza intoppi attraverso diverse dimensioni. Una volta messo in atto un nuovo processo, gli analisti monitorano continuamente le prestazioni del nuovo standard rispetto al KPI precedentemente stabilito. Le aziende possono utilizzare la ricerca del settore per ottenere il massimo dal BPA, sfruttando le metriche a livello di settore come le entrate per stabilimento e le spese salariali.
Fonte da IBISWorld
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