Gli imprenditori spesso ritengono che un disclaimer e-mail generico e valido per tutti offra una protezione sufficiente. Tuttavia, questo approccio eccessivamente semplicistico spesso fornisce un falso senso di sicurezza.
Le esclusioni di responsabilità personalizzate via e-mail devono essere realizzate con cura per essere le più efficaci. Devono essere in linea con la sede della tua attività, le normative di settore e i rischi specifici del settore.
Le comunicazioni e-mail hanno implicazioni legali relative alla riservatezza, all'utilizzo dei contenuti concessi in licenza, alle opinioni e altro ancora. Pertanto, una dichiarazione di non responsabilità inaccurata può diventare una responsabilità quando si affronta una causa o incidenti legati ai dati.
Come puoi vedere, un disclaimer email inefficace e generico può essere controproducente. Tuttavia, creare un disclaimer di successo per la tua azienda può essere impegnativo.
Per aiutarti a iniziare, discuteremo della necessità di un buon messaggio di esclusione della responsabilità. Forniremo inoltre un elenco di dieci modelli gratuiti per guidarti nella creazione della tua dichiarazione di non responsabilità via email.
Tuffiamoci dentro
Che cos'è una dichiarazione di non responsabilità via e-mail?
Una dichiarazione di non responsabilità tramite e-mail è una dichiarazione che si trova nel piè di pagina dell'e-mail. Una dichiarazione di non responsabilità tramite e-mail comunica informazioni sul contenuto e sull'utilizzo dell'e-mail e delinea i termini e le condizioni per l'invio dell'e-mail.
Disclaimer e-mail ben realizzati riducono i rischi sia per il mittente che per il destinatario. Il mittente è tutelato dalla responsabilità legale per eventuali errori. Protegge inoltre il mittente da conseguenze impreviste derivanti dal contenuto dell'e-mail.
D'altro canto, i destinatari vengono informati sulle aspettative in materia di privacy e sull'utilizzo dei dati sensibili inviati.
Di conseguenza, se il destinatario utilizza in modo improprio il contenuto dell'e-mail, sei esente da azioni legali. Le dichiarazioni di non responsabilità via e-mail variano, ma spesso fanno quanto segue:
- Fornire indicazioni per le e-mail indirizzate erroneamente
- Stabilire la proprietà del copyright del contenuto
- Chiarire che l'e-mail non costituisce un accordo giuridicamente vincolante.
- Informare il destinatario che le opinioni espresse nell'e-mail sono quelle del mittente e non del suo datore di lavoro.
Le dichiarazioni di non responsabilità via email sono obbligatorie per legge?
Anche se in alcune aree potrebbe non essere necessaria una dichiarazione di non responsabilità via email, si tratta comunque di una misura precauzionale. Le seguenti regioni hanno leggi specifiche sulla limitazione di responsabilità legale per la posta elettronica:
Europa
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone che i destinatari accettino specificamente la tua email e possano facilmente disattivarli. Puoi includere un collegamento per annullare l'iscrizione nell'avviso di riservatezza della tua email. Ciò consente ai destinatari di rinunciare ai tuoi elenchi di posta elettronica o di scegliere il tipo di messaggi che ricevono.
Stati Uniti
Diverse leggi negli Stati Uniti impongono l'inclusione di una dichiarazione di non responsabilità tramite posta elettronica riservata. Includono il Federal Information Security Management Act, il Texas Public Information Act e il California Consumer Privacy Act.
Quando utilizzare un disclaimer via e-mail
È possibile utilizzare una dichiarazione di non responsabilità tramite posta elettronica per indicare cosa un destinatario di posta elettronica è autorizzato a fare con il contenuto. Può anche affrontare altre questioni, come la responsabilità del datore di lavoro e la privacy. Abbiamo evidenziato alcune situazioni in cui è possibile utilizzare le esclusioni di responsabilità via email:
- Informazioni confidenziali: Notifica ai destinatari informazioni sensibili o private. Informateli sempre utilizzando un'e-mail con una dichiarazione di riservatezza. Ciò è importante quando si condividono dati finanziari, informazioni legali o dettagli aziendali proprietari.
- Conformità alle leggi sulla protezione dei dati: Mantenere la trasparenza nella raccolta, elaborazione e utilizzo dei dati. Normative come GDPR e FISMA impongono che le tue dichiarazioni di non responsabilità siano trasparenti. Pertanto, l'aggiunta di una dichiarazione di non responsabilità ti consente di rimanere conforme.
- Regolamenti di settore: settori come quello sanitario richiedono l'inclusione di dichiarazioni di non responsabilità tramite posta elettronica. La mancata osservanza può comportare pesanti multe e sanzioni.
- Avviso di virus e sicurezza: utilizzare una dichiarazione di non responsabilità tramite posta elettronica per avvisare i destinatari di verificare la presenza di virus negli allegati e negli URL prima di scaricarli. Inoltre, dichiara che non sei responsabile per eventuali danni causati da software dannoso.
- Nessuna conclusione di contratto: Nelle prime fasi dei negoziati, sottolineare che la comunicazione non è vincolante. Impedisce futuri accordi contrattuali assunti.
- Diritto d'autore e utilizzo: l'inclusione di terminologie relative al copyright nel disclaimer può risolvere i problemi di plagio. Aiuta inoltre a comunicare l'impegno dell'organizzazione nel rispetto dei diritti di proprietà intellettuale.
- Rapporto avvocato-cliente: La comunicazione via e-mail tra avvocati e clienti è confidenziale e privilegiata. Un avviso di riservatezza via e-mail afferma questo privilegio in anticipo. Avvisa inoltre le terze parti che il contenuto è sensibile se lo hanno ricevuto per errore.
10 disclaimer comuni per e-mail con modelli
In questa sezione esploreremo dieci modelli gratuiti che puoi utilizzare. Tuttavia, è importante richiedere assistenza legale e verificare che la clausola di esclusione della responsabilità e-mail sia conforme alle normative vigenti nella tua regione.
Dichiarazione di non responsabilità via e-mail di riservatezza
La redazione di un avviso di riservatezza per la posta elettronica sottolinea la natura riservata del messaggio. La dichiarazione di non responsabilità indica che l'e-mail può contenere informazioni sensibili o privilegiate, quindi è destinata solo al destinatario indicato.
Una dichiarazione di non responsabilità via e-mail di riservatezza è comune nelle comunicazioni finanziarie, legali e sanitarie. Include istruzioni per l'errata ricezione e per vietare l'uso o la diffusione non autorizzata.
Ecco un esempio tratto da un istituto finanziario:
Modello n. 1
Avviso riservato:
Il contenuto di questa e-mail, inclusi eventuali allegati, è confidenziale e riservato. È destinato esclusivamente all'individuo o all'entità sopra menzionata. Non puoi divulgare, copiare, distribuire o utilizzare l'e-mail se non sei il destinatario giusto.
Inviaci un'e-mail di follow-up se ritieni che questa e-mail sia un errore in modo che possiamo aggiornare i nostri record. Successivamente, elimina questa email insieme a eventuali backup o duplicati. Grazie per la collaborazione.
[Nome della ditta]
Errore negligente
Questo tipo di dichiarazione di non responsabilità via e-mail è una precauzione legale per prevenire potenziali responsabilità legali. Informa il destinatario che il mittente sta solo cercando di fornire informazioni al meglio delle sue conoscenze ma, poiché non sono esperti, l'e-mail potrebbe contenere informazioni imprecise o errori involontari.
Modello n. 2:
[Nome azienda] ha adottato ragionevole cura per garantire l'accuratezza delle informazioni fornite in questa email. Tuttavia, il mittente non fornisce alcuna garanzia circa la completezza, l'idoneità o l'adeguatezza delle informazioni fornite. Pertanto non è dovuto alcun obbligo di diligenza e il mittente non si assume alcuna responsabilità per omissioni o errori colposi. È quindi importante che il destinatario eserciti il proprio giudizio o chieda un'adeguata consulenza professionale prima di agire in base a qualsiasi informazione fornita.
Dichiarazione di non responsabilità via email GDPR
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati è un regolamento completo sulla protezione dei dati in Europa. Non contiene regole per le liberatorie via email, ma impone obblighi sul trattamento dei dati.
Pertanto, la creazione di una dichiarazione di non responsabilità via email GDPR garantisce ai clienti che i loro dati sono al sicuro con te. Dà loro anche il diritto di scegliere come gestire i loro dati.
Di seguito è riportato un esempio di disclaimer conforme al GDPR. Afferma che il cliente acconsente a ricevere e-mail dall'organizzazione e offre anche l'opportunità di rivedere le preferenze e-mail.
Modello n. 3:
Questa email è soggetta al Regolamento generale sulla protezione dei dati. Per scoprire come utilizziamo le informazioni personali, puoi consultare la nostra politica sulla privacy qui [inserire collegamento].
Dichiarazione di non responsabilità via e-mail sulla trasmissione di virus
Se la tua e-mail include allegati e collegamenti, puoi allegare un disclaimer e-mail sui virus. Informa il destinatario che la tua azienda non sarà responsabile se un virus o malware si diffonde tramite l'e-mail.
Questo tipo di dichiarazione di non responsabilità consente di ricordare ai destinatari di adottare precauzioni di sicurezza. Include l'utilizzo di software antivirus e il suo aggiornamento regolare.
Modello n. 4:
Il mittente ha adottato ragionevoli precauzioni per prevenire la presenza di virus in questa e-mail. Tuttavia, [la tua azienda] non si assume alcuna responsabilità per perdite o danni derivanti da questa email. Si prega di verificare la presenza di virus prima di fare clic sui collegamenti o scaricare gli allegati.
Dichiarazione di non responsabilità e-mail HIPAA
La comunicazione e-mail non è crittografata, il che rende vulnerabili i dati sensibili durante il transito. L'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) impone la riservatezza. Pertanto, è necessaria una dichiarazione di non responsabilità sulla privacy tramite posta elettronica.
La dichiarazione di non responsabilità dovrebbe informare i destinatari che l'e-mail non è completamente sicura. Pertanto, se desiderano rispondere utilizzando qualsiasi tipo di PHI (informazioni sanitarie protette), lo fanno a proprio rischio.
Modello n. 5:
HIPAA non garantisce la sicurezza delle comunicazioni e-mail. Per condividere in modo sicuro le informazioni sanitarie protette, utilizzare il nostro portale pazienti conforme a HIPAA all'indirizzo [inserire URL]. Contatta il nostro ufficio telefonicamente al [numero di telefono].
Si prega di rivedere le nostre pratiche sulla privacy all'indirizzo [inserire url] sulla salvaguardia delle informazioni sanitarie protette. Contatta il nostro responsabile della privacy all'indirizzo [e-mail/telefono] per qualsiasi domanda o dubbio. Apprezziamo il tuo aiuto nell'aiutarci a mantenere la privacy e la sicurezza sanitaria.
Annulla l'iscrizione alla dichiarazione di non responsabilità via e-mail
Attraverso la legge CAN-SPAM del 2003, i clienti possono impedirti di inviare messaggi commerciali. I modelli di newsletter o le campagne di email marketing dovrebbero fornire istruzioni chiare per annullare l'iscrizione. Questo collegamento consente ai destinatari di scegliere di non ricevere più email in futuro.
Modello n. 6:
Per annullare l'iscrizione alle future e-mail di marketing di [Azienda], fare clic sul collegamento di annullamento dell'iscrizione riportato di seguito.
[Link per annullare l'iscrizione]
In alternativa, puoi inviare la tua richiesta via e-mail a [e-mail aziendale] o chiamare [numero di telefono].
Esonero di responsabilità via e-mail
Questo tipo di clausola di esclusione della responsabilità limita la tua responsabilità in determinate circostanze. Definisce l'ambito della tua responsabilità come mittente. Definisce inoltre le aspettative del destinatario su come utilizza o interpreta il contenuto della tua email.
Una tipica dichiarazione di responsabilità riconosce che la tua azienda non è responsabile per errori o omissioni nella tua email. Potrebbe anche indicare che l'e-mail non costituisce una consulenza legale o professionale.
Modello n. 7:
Il contenuto di questa email è solo a scopo informativo. Non costituisce una consulenza professionale. [La tua organizzazione] non ne garantisce l'accuratezza, la completezza o la tempestività.
Il mittente di questa email non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori, omissioni o imprecisioni nel contenuto o per eventuali conseguenze derivanti dall'uso o dall'affidamento sulle informazioni fornite. Qualsiasi azione intrapresa in base al contenuto di questa email è a tuo rischio e pericolo.
Dichiarazione di non responsabilità via email per l'avviso ambientale
Altre esclusioni di responsabilità ti proteggono da multe e azioni legali. Tuttavia, un avviso ambientale dimostra il tuo impegno per la sostenibilità. Incoraggia i destinatari ad abbracciare la comunicazione senza carta e a stampare le e-mail solo quando necessario.
Modello n. 8:
Per favore pensate all'ambiente prima di stampare questa e-mail. Se è necessaria una copia cartacea, garantire lo smaltimento o il riciclaggio responsabile.
Dichiarazione di non responsabilità via e-mail di opinione
Se i dipendenti inviano newsletter per tuo conto, puoi utilizzare un disclaimer email di opinione. Separa le opinioni del mittente da quelle dell'organizzazione. Pertanto, la tua organizzazione potrebbe non essere responsabile in base al contenuto dell'e-mail.
Modello n. 9:
Le opinioni espresse in questa email sono quelle del mittente. Non riflettono la posizione o le opinioni ufficiali di [La tua organizzazione]. Qualsiasi contenuto fornito in questa email è solo a scopo informativo. Pertanto, non consideratelo un consiglio autorevole o standardizzato.
Disclaimer automatizzato per le email di marketing
È importante rivelare che la tua campagna di email marketing è automatizzata. Limita la tua responsabilità per eventuali anomalie. Inoltre, fornisci i dettagli dell'assistenza clienti umana per dubbi o domande.
Modello n. 10:
Questa email è stata generata automaticamente dal sistema di automazione del marketing [della tua azienda]. Si prega di non rispondere direttamente a questa email. Puoi contattare l'assistenza clienti all'indirizzo [indirizzo email] o chiamare [numero di telefono].
Avvolgere
Le dichiarazioni di non responsabilità via e-mail possono sembrare un altro pezzo di stampa fine. Tuttavia, servono a scopi importanti, come riservatezza, sicurezza e responsabilità. Le dichiarazioni di non responsabilità via email non sono obbligatorie, ma mostrano ai destinatari che desideri mitigare i rischi. Inoltre impediscono l'uso improprio delle informazioni e stabiliscono aspettative chiare sul contenuto della posta elettronica.
Utilizza i nostri esempi e modelli di dichiarazione di non responsabilità via e-mail come punto di partenza ed esaminali in base a pertinenza, leggibilità e applicabilità.
Fonte da Omnisend
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