数時間しかかからないはずのタスクが、なぜ永遠に長引くのか疑問に思ったことはありませんか? おそらくあなたは最後の瞬間までそれを先延ばしにし続けるでしょう。 しかし、このように先延ばしにすると、ワークフロー、生産性、成果が中断される可能性があります。
これがよくある状況だと思われる場合は、パーキンソンの法則を利用して先延ばしを克服し、より短い時間でより多くのことを成し遂げる方法を読んでください。
目次
パーキンソンの法則とは
パーキンソンの法則を利用して生産性を向上させる 3 つの方法
主要な取り組み
パーキンソンの法則とは
パーキンソンの法則では次のように述べられています 完了までに割り当てられた時間を埋めるために作業が拡大する.
シリル・ノースコート・パーキンソンは、1955 年にエコノミスト誌に掲載されたエッセイで初めてこの法則を考案しました。それ以来、パーキンソンの法則は幅広い評判を集めています。
これがより実際的な観点から何を意味するのかを考えて、いくつかの例を見てみましょう。
パーキンソンの法則の意味
タスクを完了するために必要以上に時間を費やすと、それがタスクの品質に影響を与えるかどうかに関係なく、予想される期限までタスクを引き延ばすことになります。 この言葉は真実であり、生活全般と特にビジネスの生産性の両方に当てはまります。
パーキンソンの法則の例
簡単な例として、学生は締め切り直前に課題を完了する可能性があります。 もちろん、この課題は黙って取り組めば XNUMX 日で終わる可能性もありますが、具体的な期限がなければ XNUMX 学期にわたって続く可能性もあります。
同様に、小売会社の調達マネージャーは、次の四半期の資材を調達するのに必要以上に時間がかかる場合があります。 なぜ？ 製品の仕様やその他の要件について営業やマーケティングと話し合うために、より多くの時間を費やす可能性がありますが、厳密な時間制限を与えれば理想的には議論がはるかに早くなるはずです。
両方の例から、このアプローチから生じるさらなる影響がある可能性があります。 たとえば、生徒は、最後まで物事を放置することに慣れてしまったために、ある日締め切りを過ぎてしまうかもしれません。 そして、調達マネージャーの行動は、チーム全体の生産性や組織管理に影響を与える可能性があります。
このため、土壇場での挫折のリスクを軽減するだけでなく、全体的な効率を高めるためにも、より適切な時間管理が必要となります。
パーキンソンの法則を利用して生産性を向上させる 3 つの方法
パーキンソンの法則と先延ばしとの相関関係を理解したところで、次は XNUMX つのパーキンソンの法則について説明します。 経営戦略 ビジネスの生産性の障壁を排除します。
1. 期限を設けて厳守する
期限を設けて守ることで、自分を律することができます。 タスクを完了するために規定の時間を待つのではなく、より厳しい期限を設定します。 これにより、プロジェクトやタスクを時間通りに完了させることができます。
期限を厳しく設定するためのヒントをいくつか紹介します。
- タスクを完了するのにどれくらいの時間がかかるかを計算します。
- タスクのリストを作成し、あらかじめ決められた時間に従ってタスクを分割します。
- ここで、各タスクに割り当てられた時間を半分に減らして、時間に合わせて実行します。
- 最後に、品質を犠牲にすることなく、この自主的に課した時間制限を達成するよう努めてください。
これらの点を念頭に置いて、以下の例を考えてみましょう。
オンライン ストア用の新製品を XNUMX 週間以内に調達する予定だと想像してください。
XNUMX 週間のうち XNUMX 週間が市場調査のみの場合は、XNUMX 週間に減らします。 この厳格な期限により、予期せぬ問題が発生したときに修正し、発売日に間に合うよう十分な時間が与えられます。
先延ばしを克服するには、現実的で厳しい期限を設定することが不可欠です。 XNUMX 週間以内に調査を実施することを目標にすると、時間を短縮して先を行くのに役立ちます。 そして、これによって生じるプレッシャーが、あなたを競争意識に陥らせ、課題に立ち向かう原動力となります。
期限を設定するには、次のテクニックを試してください。
- ポモドーロテクニック:
ポモドーロテクニックはパーキンソンの法則を活用した時間管理法です。 時間制限があり、集中して仕事をしているときに短い休憩をとることが含まれます。 目標は、仕事の品質に影響を与えずに生産性を向上させることです。
ポモドーロ テクニックは、25 分の作業セッションごとに 25 分間の休憩を取るという単純な原則に基づいて機能します。 したがって、この制限時間を設定すると、XNUMX 分を経過するまで作業中に休憩を取ることはできません。
プロのヒント: 現実的な期限を設定するのが難しい場合は、 ポモドンアプリ 自分で期限を課し、期限内にタスクを完了します。
- タイムボックス技術:
この手法では、タスクを完了する必要がある固定時間を作成します。 タイムボックス技術は、製品を手作業で梱包したり、在庫を管理したりするなど、重要なプロジェクトに取り組む場合に非常に重要です。
この手法を使用すると、XNUMX つの大きなタスクをタイムボックス (間隔) に分割し、新しいタスクに移動する前に完了する必要があります。
したがって、完了までに 30 時間を必要とするプロジェクトがある場合、プロジェクトを 30 つのタイムボックスに分割できます。 タスク A、タスク B、およびタスク C。各タスクの重みに応じて、タスク A - XNUMX 時間、タスク B - XNUMX 時間 XNUMX 分、タスク C - XNUMX 分を割り当てることができます。
これにより、重要性、規模、労力に基づいてタスクに優先順位を付けることができます。
ポモドーロ テクニックとタイムボックス システムを使用する利点は、先延ばしにしたり、タスクをやりすぎたり、低品質の仕事を生み出したりすることを回避できることです。 集中力を維持し、期限を守り、他のことに取り組むのに十分な時間を確保できるため、ビジネスの生産性が向上します。
2. 時間追跡ツールを使用する
時間追跡ツールは、生産性の測定に役立つツールです。 特定のタスクの実行に費やした時間を評価して記録するため、各ジョブに必要な時間を確認できます。
次のようなシンプルな時間追跡ツールを使用します。 アクトタイム & タイムトラック 時間を記録し、プロジェクトに取り組んでいるときに気が散るのを防ぎます。 これらのツールを使用すると、進捗状況を手動または自動で追跡できます。 締め切りまであとどれくらいの時間があるかわからない場合は、ツールのリマインダーを設定して、通知または電子メールで警告します。
時間追跡ツールを使用した時間管理は、将来のタスクの期限を計画およびスケジュールするためのより良い方法を通知し、最終的には遅延を克服して生産性を向上させることができます。
3. 気を散らすものを排除する
タスクの途中でソーシャル メディアの通知やその他の電話通知を確認すると、先延ばしが促進され、タスクの完了時間が長くなります。
気が散るのを防ぐには、携帯電話を「おやすみモード」にしてください。 すべての通知をオフにして、スマートフォンをワークスペースまたはワークステーションから遠く離れた場所に置いてください。 これらの気が散る原因が他の場所から来ている場合は、気を散らす主要なものを特定し、それに応じてそれらを取り除くことが重要です。
主要な取り組み
パーキンソンの法則は、特にタスクに厳格な時間制限を与えることにより、ビジネスの生産性を向上させることができます。 一方で、タスクに必要以上の時間を割り当てると、完了が遅れる可能性があります。
各タスクの効率的な期限をスケジュールし、それを守ることが重要です。 また、時間追跡ツールを使用して進捗状況を測定します。 また、生産性の低下を見つけたら、集中力を維持してより短い時間でより多くのことを成し遂げるために、気を散らすものを評価して排除します。
時間管理を改善する準備ができている場合は、次のヒントに従えば、ビジネスの生産性が即座に向上することがわかります。
