Business Writing 101: Wie man effektiv schreibt

Key Take Away

Effektives Geschäftsschreiben ist segmentiert, direkt und zugänglich. Es wird den Lesern helfen, Zeit zu sparen und die Kernaussagen Ihrer Arbeit zu verstehen

Die Verwendung einer seriösen Quelle für Ihre Daten erhöht die Glaubwürdigkeit Ihrer geschäftlichen Texte und Präsentationen

Für jede Art von Ergebnis können unterschiedliche geschäftliche Schreibstile verwendet werden, die Ihnen bei der Bewältigung einer Vielzahl von Projekten helfen, von Branchenanalysen bis hin zu Meinungsartikeln

Was ist Business Writing?

Geschäftsschreiben ist eine Kommunikationsmethode, die dazu dient, Kunden, Kollegen und andere Fachpublikum in schriftlicher Form aufzuklären und zu informieren. Geschäftstexte sind in der Regel direkt, gut organisiert und segmentiert, um das Lesen zu erleichtern. Gute Geschäftstexte sparen den Lesern Zeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Hauptaussagen Ihrer Arbeit behalten. Wenn beispielsweise Geschäftstexte in Branchenanalysen verwendet werden, müssen Daten und Erkenntnisse eine Fülle von Branchenmerkmalen so prägnant wie möglich abdecken.

Warum ist Geschäftsschreiben wichtig?

Die besten Geschäftstexte vermitteln Ihre Botschaft erfolgreich. Sie können Ihre Geschäftsschreibfähigkeiten durch Kurse und Peer-Feedback verbessern und diese Fähigkeiten unterstützen, indem Sie Geschäftsschreibvorlagen für verschiedene Arten von schriftlichen Leistungen verwenden. Wenn Sie die Kunst des präzisen und klaren Schreibens beherrschen, können Sie sich von der Konkurrenz abheben, die interne und externe Kommunikation optimieren und sich von den Abteilungsleitern abheben.

Angesichts der zunehmenden Zahl von Telearbeitsvereinbarungen ist es wichtiger denn je, Ihre Ideen, Entscheidungen oder Standpunkte klar und deutlich schriftlich mitteilen zu können. Hier kommt es auf effektives Geschäftsschreiben an. Wir haben bei IBISWorld viel darüber nachgedacht und bereiten uns darauf vor, einen neuen Schreibstil einzuführen, um besser mit unseren Kunden kommunizieren zu können. Was ist also Geschäftsschreiben und wie macht man es gut? Bleiben wir dran.

Was will Ihr Publikum?

Ihre Leser wollen von Anfang an wissen, warum sie weiterlesen sollten. Sie wollen Lösungen, die etwas bewegen. Um dies zu erreichen, müssen Sie direkt schreiben, um Kunden und Kollegen einen Mehrwert zu bieten und ihnen zu helfen, zu verstehen, warum Ihre Ideen – und die sie unterstützende Forschung – haben einen Platz im Unternehmen. Zum Beispiel, einen Businessplan schreiben Für die Beantragung eines Darlehens müssen Sie Ihre Argumente klar und professionell darlegen und sich dabei auf unterstützende Beweise berufen.

Gut ausgeführte Stücke haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie eine zuverlässige Quelle für die Aufzeichnung sind. Das liegt daran, dass der beste Text logisch segmentiert und prägnant ist und so Unordnung vermeidet. Dadurch ist es für den Leser einfach, sich in diesen Artikeln zurechtzufinden und die wichtigsten Punkte sicher zu finden.

Wie können Autoren davon profitieren?

Aus der Sicht eines Autors hilft Ihnen effektives Geschäftsschreiben dabei, Ihre Ideen zu kommunizieren und andere dazu zu bringen, klare und schnelle Entscheidungen zu treffen. Der Aufbau eines guten Rufs durch klare Kommunikation durch Ihre Texte trägt dazu bei, dass Sie sich am Arbeitsplatz Respekt verschaffen, und eröffnet möglicherweise neue Möglichkeiten.

Zudem hat auch Frau  Industrie-Analyse sollten zur Unterstützung geschäftlicher Texte mit glaubwürdigen, relevanten Datenquellen verwendet werden, um Genauigkeit und Autorität zu demonstrieren. Glaubhaft referenzierte Texte haben auch eine größere Fähigkeit, nachgelagerte Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen.

Wann und warum sollten Sie Business-Schreibstile verwenden?

Informational

Sie sollten informatives Geschäftsschreiben verwenden, um den Lesern Einblicke zu verschaffen, wobei die Klarheit und Effizienz des Dokuments Vorrang haben. Informatives Geschäftsschreiben tendiert dazu, Fakten zu einem Thema aus einer neutralen Perspektive darzustellen.

Starke informative Geschäftstexte helfen den Lesern, die wichtigsten Informationen zum Thema zu finden und zu verstehen. Es ist wichtig, ein solches Stück logisch zu formatieren, um wichtige Datenerkenntnisse zu vermitteln. Die wertvollsten Informationsstücke beginnen oft mit einem zusammenfassenden Abschnitt, der die wichtigsten Punkte der Kommunikation abdeckt, und werden später im Artikel in detaillierten Abschnitten detaillierter.

Schauen wir uns als Beispiel die Branchenanalyse an. Eine klare, prägnante Zusammenfassung ist hilfreich, um wichtige Informationen im Vorfeld zu präsentieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Daten weglassen oder auf tiefe Einblicke verzichten sollten. Indem Sie Ihre Branchenanalyse auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zuschneiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Leser Ihre Botschaft behält und sie mit Zuversicht in seine Arbeit integrieren kann.

Fragen Sie sich: Was wollen Ihre Leser wissen? Wie können Sie mit Ihrem Geschäftstext einen Mehrwert schaffen? Vielleicht möchte Ihr Leser eine Expertenperspektive zu einer bestimmten Analyse. Alternativ möchten sie möglicherweise einen Informationsknotenpunkt, der alle allgemeinen Informationen zu einem Thema behandelt.

Beispiele für informatives Geschäftsschreiben:

• Branchenanalyse
• Finanzbericht
• Vierteljährliche Bewertungen
• White Papers
• Konferenz Unterlagen
• Berichterstattung über Wirtschaftsnachrichten und aktuelle Ereignisse
• Tagesordnungen für Besprechungen
• Forschungsberichte aus der Industrie
• Informationsdrehscheibe

Überzeugend

Manchmal müssen Sie Ihren Leser von Ihrer Prämisse überzeugen. Überzeugende Geschäftstexte unterstützen Sie dabei, Ihre Argumente zu vertreten, sei es gegenüber Ihren Kunden, Ihren Kollegen oder Ihren Investoren. Dieser Stil erfordert eine umfassende Kenntnis des Publikums, da Sie es davon überzeugen müssen, offen für die Annahme Ihres Vorschlags zu sein.

Darüber hinaus wird Ihr überzeugendes Geschäftsschreiben durch genaue, unvoreingenommene Daten, die während Ihrer Arbeit präsentiert werden, gestärkt. Schauen Sie sich als Beispiel an diesen Artikel von MacroBusiness das IBISWorld zur Untermauerung seiner Ansprüche nutzt.

Wenn Sie von einer überzeugenden Business-Schreibvorlage ausgehen, müssen Sie maßgebliche, emotionale und logische Appelle einbeziehen. Beispielsweise müssen Produktentwicklungsteams in der Softdrink-Herstellungsbranche dies tun Nutzen Sie Branchenforschung um sich auf den neuesten Stand zu bringen Marktgröße. Dieser Prozess wird ihr Verständnis für Verbraucherpräferenzen stärken und ihnen zeigen, wie sie Supermärkten und Lebensmittelgeschäften die überzeugendsten Argumente präsentieren können. Die besten Pitches stellen eine sachliche Grundlage dar, beziehen eine seriöse Quelle ein und adressieren eine Lösung für das, was der Leser will oder befürchtet.

Fragen Sie sich: Was zeichnet Ihre Prämisse aus? Es kann sich um eine neue Idee oder ein neues Produkt handeln, das sich speziell mit den sich ändernden Trends in Ihrem dynamischen Umfeld befasst. Alternativ könnte es sich um eine bewährte Strategie Ihrer Konkurrenten handeln, die an Ihr Unternehmen angepasst werden kann und auf die Bedürfnisse Ihrer Leser eingeht.

Beispiele für überzeugende Geschäftstexte:

• Inhaltsvermarktung
• Verkaufsinhalte
• Produktkopie
• Fördervorschläge
• Geschäftsvorschläge
• Pressemitteilungen
• Externe Newsletter
• Meinungsartikel

Lehr-

Haben Sie sich beim Kochen schon einmal an ein Rezept gehalten und waren verwirrt über die Reihenfolge der Aufgaben oder die Ausführung eines bestimmten Schritts? Wenn ja, sind Sie auf Lehrtexte gestoßen, die etwas mehr Arbeit erfordern könnten – und Sie wissen, wie wichtig Klarheit ist, wenn es darum geht, Anweisungen zu formulieren, denen der Leser folgen soll.

Der lehrreiche Business-Schreibstil wird verwendet, wenn Sie Ihren Leser anweisen möchten, eine Aufgabe zu erledigen. Die besten lehrreichen Geschäftstexte können die Marke Ihres Unternehmens als zuverlässig und glaubwürdig etablieren. Sie sollten klare und prägnante Anweisungen geben; Im Idealfall sollte der Leser keinen zusätzlichen Kontext benötigen, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Das Verfassen von Anleitungen umfasst oft nummerierte Listen und visuelle Beispiele des schrittweisen Fortschritts und kann Links zu anderem unterstützenden Material enthalten. Sie können Ihren Lesern auch helfen, indem Sie vorbeugend auf mögliche Probleme hinweisen und Lösungen anbieten.

Fragen Sie sich: Wie soll Ihr Leser die von Ihnen bereitgestellten Informationen nutzen? Wie können Sie sie am besten anleiten? Sie könnten beispielsweise strenge Richtlinien verfassen, die sie befolgen müssen, etwa in Benutzerhandbüchern. Sie könnten auch flexible Anweisungen liefern, die nur als Referenz dienen, wie sie in einem Webinar zu finden sind.

Beispiele für lehrreiches Geschäftsschreiben:

• Webinare
• Anleitungen
• Benutzerhandbücher
• Memoranden
• Kundendienstkommunikation
• Trainingsprogramme

Transactional

Diesen Kommunikationsstil, auch Konversationsschreiben im Geschäftsleben genannt, sollten Sie mit Kollegen, über Führungsebenen hinweg und gelegentlich auch für externe Geschäftsabläufe nutzen.

Dieser Stil des Geschäftsschreibens ist in der Regel am weitesten verbreitet und daher wohl am wichtigsten, den es zu beherrschen gilt. Transaktionales Geschäftsschreiben ist flexibel und kann in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, beispielsweise zur Übermittlung guter und schlechter Nachrichten oder zum Abschluss einer Vereinbarung.

Der Tonfall beim Verfassen transaktionaler Geschäftstexte ist unterschiedlich und Sie müssen ihn je nach Kontext der Kommunikation anpassen. Beispielsweise können Ihre E-Mails an Ihre Kollegen wahrscheinlich recht locker sein. Allerdings sollten Sie bei allem, was Sie an einen externen Leser senden oder bei dem später auf das Dokument verwiesen wird, wie etwa einer Vereinbarung oder einem Vertrag, einen formelleren Ton anschlagen. Es mag übertrieben förmlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass die Aufzeichnung dieser Transaktionen so wenig Interpretationsspielraum wie möglich lässt.

Fragen Sie sich: Wie oft treffen Sie berufliche Annahmen, die auf der Kommunikation anderer basieren? Welchen Eindruck hinterlässt diese Schrift beim Leser? Der erste Eindruck aus der E-Mail-Kommunikation kann lange anhaltend sein. Wichtig ist, dass unprofessionell aussehende Geschäftsvorschlagsschreiben Ihre Chancen auf den Abschluss von Geschäftsvereinbarungen drastisch beeinträchtigen können.

Beispiele für transaktionales Geschäftsschreiben:

• E-Mail
• Kündigungs- und Rücktrittsschreiben
• Briefe mit Stellenangeboten
• Briefe mit Geschäftsvorschlägen
• Rechnungen
• Einkünfte
• Kassenunterlagen
• Verträge

Wie man gute Geschäftstexte verfasst

• Entscheiden Sie sich für den gewünschten Geschäftsschreibstil. (Was ist dein Ziel?)
• Identifizieren Sie die wichtigsten Informationen, die Ihr Publikum benötigt. (Wer, Was, Wann und Wo?)
• Umreißen und besprechen Sie die wichtigsten Punkte und liefern Sie entsprechende Nachweise.
• Bearbeiten und verfeinern Sie Ihren Text, um ihn präziser zu gestalten.
• Überprüfen Sie Ihren geschäftlichen Schreibprozess regelmäßig und machen Sie ihn effizienter. (Erstellen Sie beispielsweise Vorlagen für die verschiedenen Stile).

Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten verbessern und glaubwürdige Branchenanalysen integrieren, können Sie die Kommunikation verbessern und zeitraubende Rückfragen oder Überarbeitungen vermeiden. 

Die Verbesserung Ihrer Geschäftstexte erfordert Übung und mehr als ein paar Tipps und Tricks.

Einige der Grundlagen, die Sie beachten sollten:

• Schreiben Sie aus der Perspektive eines Lesers. Fragen Sie sich, was Sie lesen möchten, und gehen Sie von dort aus vor.
• Erstellen Sie Schreibvorlagen und sammeln Sie Beispiele von Vordenkern und anderen seriösen Quellen.
• Identifizieren Sie „problematische“ oder „entmutigende“ Wörter, die Ihre Schreibziele untergraben können, und stellen Sie sie dann in einer Checkliste zusammen, damit alle Autoren darauf verweisen und sie ergänzen können.
  • Wenn Sie leicht auf eine Checkliste mit entmutigenden oder problematischen Wörtern zurückgreifen können, können Sie sicherstellen, dass Ihre Sprache ansprechend ist und zu Ihrem Publikum passt.
• Trotz der Wichtigkeit der Prägnanz sollten Sie die Qualität nicht zugunsten der Kürze opfern. Die Bereitstellung ausreichender Beweise zur Untermauerung Ihrer Thesen wird Ihnen dabei helfen, ein Ergebnis herbeizuführen, und nicht davon ablenken.

Abschließende Gedanken

Professionelles Schreiben ist für eine Vielzahl von Geschäftssituationen wichtig; wir machen es jeden Tag. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, konzentrieren Sie sich auf das Schreiben mit Klarheit und fundierter Analyse. Nutzen Sie diese Tipps zum geschäftlichen Schreiben, um Ihr Schreiben zu verbessern, den Prozess für Sie zu vereinfachen und den Wert Ihrer Arbeit für Ihre Leser zu steigern.

Quelle aus IBISWorld

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