Manajemen persediaan adalah bagian inti dari manajemen rantai pasokan yang baik. Apa pun yang Anda jual, pemantauan inventaris yang cermat dapat membantu menjaga aliran pendapatan dan kepuasan pelanggan.
Perusahaan mengadopsi banyak teknik untuk memastikan tingkat stok optimal dan menguntungkan. Tetapi memilih praktik manajemen inventaris yang tepat bukanlah tugas yang mudah, terutama untuk bisnis yang berkembang pesat. Itu sebabnya pengaturan fondasi yang tepat sejak awal sangat penting.
Panduan ini menjelaskan lima saham strategi manajemen bisnis online harus tahu dan kiat cerdas yang dapat diterapkan perusahaan untuk menjaga agar inventaris tetap berjalan dengan baik.
Daftar Isi
Apa itu manajemen persediaan?
Mengapa manajemen persediaan penting?
KPI manajemen inventaris
5 teknik manajemen inventaris cerdas untuk bisnis online
Kiat untuk bisnis online untuk mengelola inventaris
Kesimpulan
FAQ manajemen inventaris
Apa itu manajemen persediaan?
Manajemen inventaris mencakup strategi dan alat yang digunakan perusahaan untuk menerima, menyortir, menyimpan, melacak, dan mengirimkan barang. Ini mencakup semua proses dalam menyiapkan barang untuk dijual, mulai dari produksi atau pengadaan hingga pengiriman akhir.
Manajemen persediaan bertujuan untuk mengoptimalkan proses penyimpanan persediaan dan mengurangi biaya. Demikian pula, perusahaan mengelola inventaris untuk meningkatkan kecepatan menerima dan memenuhi pesanan sehingga pelanggan tetap senang dan bisnis bergerak dengan cepat.
Perusahaan umumnya menggunakan sistem manajemen persediaan untuk membantu perencanaan dan pengendalian persediaan yang efektif. Sistem inventaris Anda mungkin berupa spreadsheet atau sistem perangkat lunak otomatis, tetapi yang paling penting adalah mendukung gambaran realistis bisnis Anda dan mendorong pengambilan keputusan yang hebat.
Mengapa manajemen persediaan penting?
Tidak peduli ukuran perusahaan, persediaan biasanya menghabiskan banyak modal. Akibatnya, penting untuk melindungi aset itu dan menemukan cara terbaik untuk memanfaatkannya — dan itulah mengapa perusahaan mempraktikkan manajemen inventaris.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa sangat penting untuk mempraktikkan pengendalian inventaris yang baik:
- Promosikan visibilitas stok: Visibilitas stok adalah saat Anda dapat mengetahui tingkat dan status inventaris Anda secara sekilas. Visibilitas yang buruk dapat menyebabkan tingkat stok yang rendah atau tidak akurat, atau lebih buruk lagi, dapat mengakibatkan stok terdampar atau mati — inventaris yang bisa saja Anda jual tetapi tidak menyadarinya.
- Hemat: Stok berlebih dan terdampar hanya menghabiskan ruang penyimpanan tanpa memberikan pengembalian investasi Anda. Namun perencanaan inventaris yang baik memindahkan barang dengan cepat masuk dan keluar dari gudang Anda dan menghemat uang untuk penyimpanan.
- Meningkatkan pendapatan: Item tertentu akan selalu terjual paling cepat, karena alasan seperti musiman atau perubahan preferensi pelanggan. Namun dengan manajemen inventaris yang baik, Anda akan tahu kapan hal itu terjadi dan siap memanfaatkannya.
- Menjaga kepuasan pelanggan: Pelanggan Anda menginginkan pengiriman yang cepat dan akurat, dan menciptakan proses manajemen inventaris yang mulus membantu mencapainya — dan pada akhirnya memastikan peningkatan kepuasan pelanggan.
- Menghilangkan limbah: Terakhir, manajemen inventaris yang baik menghilangkan pemborosan sumber daya dari inventaris yang berlebihan dan rusak. Anda akan mempelajari apa yang ada di gudang Anda dan memindahkannya dengan cepat sebelum tanggal penjualannya.
KPI manajemen inventaris
Meskipun sangat penting untuk penjualan yang menguntungkan, manajemen inventaris juga merupakan proses yang kompleks. Melacak semua barang yang bergerak melalui gudang Anda, mulai dari pasokan hingga pengiriman, bisa menjadi hal yang luar biasa. Namun ada beberapa indikator kinerja utama (KPI) yang dapat membantu Anda melihat gambaran besarnya dengan cepat.
- Rasio perputaran persediaan: KPI ini mengukur seberapa cepat inventaris dijual dan diganti. Perputaran yang tinggi menunjukkan bahwa bisnis berjalan cepat dan efisien. Anda dapat menghitung rasio perputaran persediaan dengan membagi harga pokok penjualan dengan nilai persediaan rata-rata.
- Akurasi perkiraan permintaan: Permintaan peramalan mengantisipasi permintaan masa depan selama periode. Dengan metrik ini, Anda dapat menentukan keakuratan peramalan Anda dan menyesuaikannya, sehingga meningkatkan perputaran dan memangkas biaya penyimpanan. Mean Absolute Deviation dan Mean Absolute Percent Error adalah cara menghitung KPI ini.
- Tingkat pemesanan kembali: Pesanan yang tidak dapat dikirimkan adalah backorders. Tingkat backorder yang tinggi menunjukkan perencanaan permintaan yang tidak akurat dan dapat mengakibatkan turunnya kepuasan pelanggan. Anda dapat menghitung tingkat backorder dengan membagi jumlah pesanan yang tidak terkirim dengan jumlah total pesanan x 100.
- Biaya penyimpanan persediaan: Carrying cost adalah total biaya pemeliharaan stok gudang. Mereka termasuk modal, ruang penyimpanan, layanan inventaris, dan biaya risiko inventaris. Biaya pengangkutan yang tinggi menunjukkan efisiensi gudang yang buruk. Hitung biaya penyimpanan dengan menjumlahkan masing-masing dari empat item biaya yang disebutkan di sini dan membaginya dengan rata-rata biaya persediaan tahunan.
- Memesan waktu siklus: KPI ini menghitung seberapa sering Anda mengisi kembali gudang Anda. Waktu siklus pesanan yang rendah menunjukkan bahwa Anda sering memesan dengan pemasok. Dan semakin sering Anda memesan, semakin sedikit stok yang Anda bawa yang berarti biaya pengangkutan lebih rendah dan rasio perputaran yang lebih baik. Namun perlu diingat bahwa metrik ini dapat dipengaruhi oleh persyaratan pemasok seperti frekuensi pemesanan.
- Tingkat pengembalian: Tingkat pengembalian Anda melacak seberapa sering pesanan dikembalikan. Ini dihitung sebagai jumlah unit yang dikembalikan dibagi dengan jumlah unit yang terjual x 100. Meskipun wajar jika KPI ini rendah, pesanan pengembalian mungkin lebih sering terjadi untuk beberapa produk dibandingkan produk lainnya. Jadi, perhitungkan data kontekstual, seperti jenis produk dan alasan pengembalian, untuk analisis yang efektif.
5 teknik manajemen inventaris cerdas untuk bisnis online
Meskipun jelas bahwa manajemen inventaris itu penting, cara setiap perusahaan menjalankan prosesnya berbeda. Itu karena banyak teknik dan metode tersedia untuk setiap bisnis, tergantung pada kebutuhan dan model pasokan mereka.
Namun demikian, taktik pengendalian stok berikut akan meningkatkan manajemen inventaris Anda, terlepas dari teknik Anda.
1. Masuk pertama, keluar pertama
Sesuai dengan namanya, first in, first out (FIFO) berarti stok lama akan terjual lebih dulu. Ini adalah teknik perencanaan inventaris tepercaya yang berlaku untuk sebagian besar jenis produk, termasuk barang yang mudah rusak dan tahan lama.
Dengan barang yang mudah rusak, alasan taktik ini jelas — Anda tidak ingin berakhir dengan barang rusak yang tidak dapat Anda jual. Jadi, FIFO memasukkan stok baru ke bagian belakang gudang sementara stok lama berada di depan dan berikutnya dalam antrean untuk pengiriman. Ini juga membantu memindahkan barang tahan lama lebih cepat saat masih rapi dan sebelum menjadi usang karena perubahan kemasan atau desain produk.
2. Tepat waktu
Dengan manajemen inventaris just-in-time (JIT), perusahaan membeli dan memelihara inventaris sesuai kebutuhan. Akibatnya, inventaris disimpan pada tingkat serendah mungkin untuk memenuhi pesanan tanpa kehabisan stok. Tujuan dari JIT adalah untuk mengeliminasi pemborosan dan kemungkinan persediaan yang berlebih, rusak, atau mati.
Sementara JIT memberikan banyak manfaat dalam hal penghematan biaya penyimpanan, efisiensi, dan operasi yang ramping, pengoperasiannya bisa berisiko. Anda biasanya hanya akan membeli inventaris beberapa hari sebelum dibutuhkan untuk dijual, yang berarti keterlambatan kecil dalam prosesnya bisa berakibat fatal.
Mempraktikkan JIT juga mengharuskan bisnis Anda gesit dan dinamis untuk mengikuti siklus pemenuhan yang lebih singkat. Tapi itu mungkin berhasil dengan perencanaan inventaris yang cermat dan akurat.
3. Analisis ABC
Tidak semua item stok dibuat sama. Beberapa menjual lebih cepat atau memperoleh pendapatan lebih besar daripada yang lain. Akibatnya, praktik inventaris yang baik menentukan prioritas item stok Anda yang paling berharga dalam hal ketersediaan dan keluaran.
Analisis ABC membagi inventaris menjadi tiga kategori untuk mengidentifikasi mana yang memiliki potensi pendapatan terbaik.
- Produk Kategori A adalah produk Anda yang paling berharga, menghasilkan pendapatan antara 40-60%.
- Produk Kategori B berada di tengah; mereka mewakili 15-30% dari pendapatan.
- Produk kategori C adalah yang paling tidak bernilai, dengan pendapatan hanya 5-10%.
Sementara stok A biasanya tersedia dan bergerak cepat, item C dapat mengisi bagian belakang toko dan tidak sering dipesan ulang.
Dengan analisis ABC, bisnis dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan memprioritaskan item inventaris yang tepat. Teknik ini juga dapat mengaktifkan penetapan harga yang strategis dan menguntungkan. Di sisi lain, analisis ABC dapat mengabaikan produk yang baru saja mendapatkan popularitas di kalangan pelanggan, dan menerapkan teknik tersebut seringkali membutuhkan waktu dan sumber daya manusia yang signifikan.
4. Persediaan konsinyasi
Inventaris konsinyasi serupa dengan JIT dalam hal cara membantu mengelola biaya penyimpanan dan inventaris. Namun tidak seperti JIT, Anda tidak memiliki saham yang Anda jual dengan inventaris konsinyasi. Sebaliknya, stok menjadi milik grosir (pengirim) sampai terjual. Pengecer hanya membayar barang setelah penjualan.
Teknik perencanaan persediaan ini sangat bagus untuk biaya persediaan. Anda tidak perlu membayar stok di muka; jika barang tidak terjual, Anda tidak perlu membayar. Ini, pada gilirannya, membantu likuiditas, terutama untuk bisnis online yang mungkin tidak memiliki modal untuk menyimpan inventaris dalam jumlah besar.
Strategi ini juga bermanfaat jika Anda ingin menawarkan rangkaian produk yang lebih luas tetapi tidak ingin membebani operasi Anda secara berlebihan. Namun, pemasok mungkin tidak mendukung pendekatan ini kecuali jika penjual memiliki permintaan yang besar karena sebagian besar risiko penjualan konsinyasi ditanggung oleh pemasok.
5. Penghitungan siklus inventaris
Seperti namanya, penghitungan siklus inventaris melibatkan pengambilan stok inventaris dalam siklus kecil. Teknik ini menggunakan sampel inventaris kecil untuk memantau catatan inventaris dan menguji apakah mereka sesuai dengan item fisik di toko Anda. Beberapa jenis penghitungan siklus persediaan adalah:
- Penghitungan siklus kelompok kontrol: Ini melibatkan penghitungan kelompok item yang sama beberapa kali. Ini membantu mengungkap kesalahan dalam pencatatan atau teknik penghitungan yang kemudian dapat diperbaiki dalam merancang prosedur penghitungan yang lebih baik.
- Penghitungan sampel acak: Penjual dengan gudang besar atau barang yang pada dasarnya serupa bisa mendapatkan keuntungan dari penghitungan sampel acak. Teknik ini melibatkan pemilihan dan penghitungan secara acak sejumlah item dari setiap lot stok, sehingga meminimalkan gangguan.
- Penghitungan siklus ABC: Dengan teknik ini, Anda akan menghitung item berdasarkan nilai pendapatannya untuk bisnis Anda, menurut analisis ABC. Item dalam kategori A akan dihitung lebih sering daripada stok item B atau C.
Nilai langsung dari penghitungan siklus adalah seberapa baik menghemat waktu dan tenaga. Dengan teknik ini, Anda tidak perlu melakukan inventarisasi penuh setiap kali ingin merekonsiliasi barang fisik di gudang Anda dengan catatan inventaris. Itu juga membuat operasi gudang berjalan dengan gangguan minimal, bahkan saat Anda menghitung inventaris.
Tetapi teknik ini juga memiliki kekurangan. Misalnya, itu tidak dibandingkan dengan inventarisasi penuh. Selain itu, selalu ada risiko bahwa, dalam memilih sampel untuk dihitung, Anda akan melewati area stok dengan masalah yang perlu diperbaiki.
Kiat untuk bisnis online untuk mengelola inventaris
Seperti yang telah Anda lihat, cara perusahaan melakukan manajemen inventaris dapat memengaruhi biaya bisnis, pendapatan, dan kepuasan pelanggan. Saat Anda menyusun strategi teknik perencanaan stok terbaik untuk bisnis Anda, ikuti tip berikut untuk mengoptimalkan proses Anda untuk hasil terbaik.
- Gunakan sistem manajemen inventaris: Manajemen inventaris bisa membosankan, dan kesalahan bisa terjadi. Akibatnya, yang terbaik adalah mengotomatiskan proses Anda dengan sistem manajemen inventaris. Selain itu, perangkat lunak akan menghasilkan manfaat lain seperti peramalan permintaan berdasarkan data, peringatan waktu nyata, dan pelacakan inventaris.
- Pertahankan hubungan pemasok yang baik: Pemasok yang andal sangat berharga bagi bisnis Anda, jadi masuk akal untuk berusaha mempertahankan mereka. Anda dapat mempertahankan hubungan pemasok yang sehat dengan membayar tagihan tepat waktu, berkomunikasi dengan jelas, dan memperlakukan vendor dengan hormat.
- Pertahankan stok pada tingkat optimal: Kecuali jika Anda mempraktikkan JIT atau strategi inventaris ramping lainnya, Anda pasti ingin memastikan tingkat stok yang optimal. Aturan praktis yang baik adalah mempertahankan inventaris yang cukup untuk memenuhi pesanan secara bergiliran, baik itu periode dua minggu atau lebih. Ini memberikan waktu yang cukup untuk melakukan pengiriman dan mengisi kembali tanpa kekurangan persediaan atau kelebihan persediaan.
- Berurusan dengan cerdas dengan barang-barang yang terlalu banyak menimbun: Bahkan dengan upaya terbaik Anda, Anda mungkin masih menemukan bahwa Anda memiliki kelebihan stok. Tangani barang-barang ini secara cerdas dengan memberikan penawaran atau diskon khusus untuk memindahkannya secepatnya. Sementara barang-barang kemungkinan akan dijual kurang dari yang Anda inginkan, mereka akan pindah dari rak Anda, memungkinkan Anda meningkatkan tingkat perputaran dan menghasilkan lebih banyak uang dalam jangka panjang — dan itu lebih penting.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, manajemen inventaris yang baik akan menghemat uang Anda dan membantu mengembangkan bisnis Anda. Semakin efisien Anda mengelola stok, semakin cepat Anda melakukan penjualan dan mendapatkan keuntungan. Dengan praktik perencanaan inventaris yang dibagikan di sini, Anda berada di tempat yang tepat untuk memulai.
FAQ manajemen inventaris
Apa empat jenis utama persediaan?
Inventaris bisnis mengacu pada semua stok produk yang dimiliki dan ingin dijual oleh bisnis. Ini mencakup empat jenis utama:
- Bahan baku
- Sedang berlangsung
- Barang jadi
- Pemeliharaan, perbaikan, dan overhaul barang
Apa teknik manajemen persediaan utama?
Teknik manajemen persediaan utama adalah first in, first out (FIFO), peramalan permintaan, dan manajemen persediaan just-in-time (JIT). Namun, perlu diketahui bahwa setiap teknik memiliki kelebihan dan kekurangan yang unik, jadi sebaiknya pelajari masing-masing teknik untuk mengetahui mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sebutkan lima elemen manajemen persediaan?
Lima elemen inti dari manajemen persediaan adalah:
- Mengklasifikasikan dan mengatur inventaris
- Mempertahankan catatan stok saat ini
- Mengaudit persediaan secara teratur
- Menilai kinerja pemasok
- Mempertahankan kepuasan pelanggan yang tinggi
