Pernah bertanya-tanya mengapa tugas yang seharusnya hanya memakan waktu beberapa jam terkadang berlarut-larut? Kemungkinan Anda terus menundanya sampai menit terakhir. Tetapi menunda-nunda seperti ini dapat mengganggu alur kerja, produktivitas, dan hasil Anda.
Jadi, jika ini terdengar seperti situasi yang biasa, baca terus bagaimana Anda dapat menggunakan Hukum Parkinson untuk mengatasi penundaan dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
Daftar Isi
Apa itu hukum Parkinson
3 cara menggunakan hukum Parkinson untuk meningkatkan produktivitas
Takeaway kunci
Apa itu Hukum Parkinson
Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang diberikan untuk penyelesaian.
Cyril Northcote Parkinson pertama kali menciptakan hukum ini dalam sebuah esai yang diterbitkan di The Economist pada tahun 1955. Sejak saat itu, hukum Parkinson mendapatkan reputasi yang luas.
Mari pertimbangkan apa artinya ini dalam istilah yang lebih praktis dan lihat beberapa contoh:
Arti Hukum Parkinson
Jika Anda memberi diri Anda lebih banyak waktu daripada yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, Anda akan menyeretnya hingga tenggat waktu yang diharapkan, terlepas dari apakah itu memengaruhi kualitas tugas. Pernyataan ini benar dan berlaku untuk kehidupan pada umumnya dan produktivitas bisnis pada khususnya.
Contoh Hukum Parkinson
Sebagai contoh cepat, siswa cenderung menyelesaikan tugas mereka tepat sebelum tenggat waktu. Tentu saja, tugas ini bisa memakan waktu sehari jika mereka memunggunginya, tapi mungkin akan berlarut-larut selama satu semester penuh tanpa tenggat waktu yang pasti.
Demikian pula, manajer pengadaan perusahaan ritel mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperlukan untuk mendapatkan bahan untuk kuartal berikutnya. Mengapa? Mereka mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendiskusikan spesifikasi produk dan persyaratan lainnya dengan penjualan dan pemasaran padahal idealnya diskusi bisa lebih cepat jika diberi batas waktu yang ketat.
Dari kedua contoh tersebut, mungkin ada implikasi lebih lanjut yang muncul dari pendekatan ini. Misalnya, siswa suatu hari mungkin melewatkan tenggat waktu karena mereka merasa nyaman meninggalkan hal-hal sampai menit terakhir. Dan tindakan manajer pengadaan dapat memengaruhi produktivitas tim secara keseluruhan dan manajemen organisasi.
Inilah sebabnya mengapa manajemen waktu yang lebih baik diperlukan tidak hanya untuk mengurangi risiko kemunduran di menit-menit terakhir, tetapi juga untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
3 Cara Menggunakan Hukum Parkinson untuk Meningkatkan Produktivitas
Sekarang setelah Anda memahami hukum Parkinson dan korelasinya dengan penundaan, inilah tiga waktu hukum Parkinson strategi manajemen untuk menghilangkan hambatan produktivitas dalam bisnis Anda.
1. Buat dan patuhi tenggat waktu
Membuat dan berpegang pada tenggat waktu mendisiplinkan Anda. Alih-alih menunggu waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan tugas, tetapkan tenggat waktu yang lebih ketat. Ini memastikan Anda menyelesaikan proyek atau tugas tepat waktu.
Berikut adalah beberapa tip untuk menetapkan tenggat waktu yang lebih ketat:
- Cari tahu berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
- Buat daftar tugas, dan pisahkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
- Sekarang, potong setengah waktu yang diberikan untuk setiap tugas agar berjalan melawan waktu.
- Terakhir, berusahalah untuk mengalahkan batas waktu yang ditentukan sendiri ini tanpa mengurangi kualitas.
Dengan mengingat poin-poin ini, mari pertimbangkan contoh di bawah ini:
Bayangkan Anda berencana mencari produk baru untuk toko online Anda dalam empat minggu.
Jika tiga dari empat minggu hanya untuk riset pasar, kurangi menjadi dua. Tenggat waktu yang ketat ini memberi Anda cukup waktu untuk memperbaiki masalah tak terduga saat terungkap dan masih memenuhi tanggal peluncuran Anda.
Menetapkan tenggat waktu yang realistis dan ketat sangat penting untuk mengatasi penundaan. Menundukkan diri Anda untuk melakukan penelitian dalam waktu dua minggu membantu mengalahkan waktu dan tetap terdepan. Dan tekanan yang diciptakan ini membuat Anda berpikir tentang persaingan yang mendorong Anda untuk bangkit menghadapi tantangan.
Cobalah teknik berikut untuk membuat tenggat waktu Anda:
- Teknik Pomodoro:
Teknik Pomodoro memanfaatkan hukum manajemen waktu Parkinson. Ini melibatkan istirahat sejenak selama pekerjaan yang terbatas waktu dan terfokus. Tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas sambil memastikan kualitas pekerjaan tidak terpengaruh.
Teknik Pomodoro bekerja dengan prinsip sederhana: istirahat lima menit untuk setiap sesi kerja 25 menit. Jadi, setelah Anda menetapkan batas waktu ini, Anda tidak dapat istirahat saat bekerja hingga setelah 25 menit.
Pro tip: Jika Anda kesulitan membuat tenggat waktu yang realistis, gunakan Aplikasi PomoSelesai untuk menetapkan sendiri tenggat waktu dan menyelesaikan tugas Anda tepat waktu.
- Teknik timeboxing:
Teknik ini menciptakan waktu tetap di mana Anda harus menyelesaikan tugas. Teknik timeboxing sangat penting saat mengerjakan proyek penting, seperti mengemas produk Anda dengan tangan atau menjalankan inventaris.
Dengan teknik ini, Anda akan membagi satu tugas besar menjadi kotak waktu (interval), yang harus Anda selesaikan sebelum berpindah ke tugas baru.
Jadi, jika Anda memiliki proyek yang membutuhkan waktu empat jam untuk menyelesaikannya, Anda dapat membagi proyek Anda menjadi tiga kotak waktu; Tugas A, Tugas B, dan Tugas C. Menurut bobot setiap tugas, Anda dapat menetapkan Tugas A — dua jam, Tugas B — satu jam 30 menit, dan Tugas C — 30 menit.
Melakukan hal ini membantu Anda memprioritaskan tugas berdasarkan signifikansi, ukuran, dan upaya.
Manfaat menggunakan Teknik Pomodoro dan sistem timeboxing adalah untuk menghindari penundaan, mengerjakan tugas secara berlebihan, dan menghasilkan pekerjaan berkualitas rendah. Mereka membantu Anda tetap fokus, memenuhi tenggat waktu, dan memiliki cukup waktu untuk mengerjakan hal lain, mendorong produktivitas dalam bisnis Anda.
2. Gunakan alat pelacak waktu
Alat pelacak waktu adalah alat yang sangat membantu dalam mengukur produktivitas. Mereka menilai dan mencatat waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas tertentu, sehingga Anda dapat memastikan berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap pekerjaan.
Gunakan alat pelacak waktu sederhana seperti bertindakTIME dan Jalur waktu untuk mencatat waktu dan melawan gangguan saat mengerjakan proyek. Alat-alat ini memungkinkan Anda melacak kemajuan Anda secara manual atau otomatis. Jika Anda tidak yakin berapa banyak waktu yang tersisa untuk mencapai tenggat waktu Anda, setel pengingat alat untuk memberi tahu Anda melalui pemberitahuan atau email.
Manajemen waktu dengan alat pelacakan waktu akan memberi tahu Anda cara yang lebih baik untuk merencanakan dan menjadwalkan tenggat waktu untuk tugas mendatang, dan pada akhirnya, untuk mengatasi penundaan dan meningkatkan produktivitas Anda.
3. Hilangkan gangguan
Memeriksa notifikasi media sosial dan notifikasi telepon lainnya di tengah tugas mendorong penundaan dan meningkatkan waktu penyelesaian tugas Anda.
Untuk menghilangkan gangguan, aktifkan ponsel Anda dalam mode jangan ganggu. Matikan semua notifikasi dan pastikan smartphone Anda jauh dari ruang kerja atau workstation Anda. Jika gangguan ini datang dari tempat lain, penting untuk mengidentifikasi hal-hal utama yang mengganggu Anda dan menghilangkannya.
Takeaway kunci
Hukum Parkinson dapat meningkatkan produktivitas bisnis, terutama dengan memberikan batas waktu tugas yang ketat. Di sisi lain, mengalokasikan lebih banyak waktu dari yang diperlukan untuk tugas dapat menyebabkan keterlambatan penyelesaiannya.
Ini kunci untuk menjadwalkan tenggat waktu yang efisien untuk setiap tugas dan menaatinya. Juga, gunakan alat pelacak waktu untuk mengukur kemajuan. Dan ketika Anda melihat penurunan produktivitas, evaluasi dan hilangkan gangguan agar tetap fokus dan selesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
Jika Anda siap untuk meningkatkan manajemen waktu Anda, ikuti tip berikut dan Anda akan melihat peningkatan instan dalam produktivitas bisnis Anda.
