La gestione del tempo si insinua in ogni parte della vita, dal lavoro e dai progetti agli hobby e alle relazioni. Può sembrare controintuitivo prendersi del tempo per conoscere la gestione del tempo, ma proprio come con così tante attività, dedicare del tempo all'inizio per pianificare in modo efficace ridurrà il tempo complessivo speso, migliorando la tua efficienza.
Inoltre, imparando le diverse tecniche di gestione del tempo e perfezionandole e praticandole, scoprirai che queste tecniche iniziano a filtrare in molte parti della tua vita. Quindi, se stai cercando di andare avanti, continua a leggere per alcuni ottimi modi per gestire la tua pianificazione e aumentare la tua produttività.
Sommario
Cos'è la gestione del tempo e perché è importante?
Fare sul serio: consigli e hack per la gestione del tempo
Gestione del tempo: le basi
Conclusione
Cos'è la gestione del tempo e perché è importante?
Gestire il tuo tempo in modo efficace, o avere buone capacità di gestione del tempo, lo è chiave nel successo di qualsiasi progetto. La gestione del tempo del progetto può fare la differenza tra avere una carriera di successo e una vita familiare felice, o essere sempre dietro ciò comporta una serie di stress aggiuntivo.
Per fortuna, ci sono molti modi in cui un individuo può migliorare la gestione del tempo. Questi includono abilità di base di gestione del tempo, come scrivere elenchi, utilizzare strumenti di gestione del tempo, come app o persino impiegare un assistente.
Fare sul serio: consigli e hack per la gestione del tempo
Dato il valore della gestione del tempo per il lavoro e la vita, diamo un'occhiata agli strumenti e alle strategie di gestione del tempo che possono aiutare a stare al passo.
1. Crea un elenco di "Cose da fare": il sistema di notecard
Gli elenchi possono essere un modo molto chiaro e completo per strutturare la tua giornata e possono aiutarti a organizzare e raggruppare le tue attività in modo da poter fare di più in meno tempo. Inoltre, possono aiutarti ad apprezzare quanto hai effettivamente fatto.
Un sistema di elenco consigliato per la pianificazione del tempo è il sistema di biglietti da visita. Prima di andare a letto, scrivi 3-5 cose che intendi fare il giorno successivo su una scheda 3×5. Il giorno seguente, lavora per portare a termine quei compiti: se li gestisci, allora è stata una giornata di successo. La magia, tuttavia, è che durante quello stesso giorno dovresti scrivere tutto il resto che hai fatto quel giorno (solo cose utili) sul retro della carta. Alla fine della giornata, guarda l'elenco e il retro della carta per vedere quanto hai effettivamente fatto quel giorno. Questo ti aiuterà a rimanere motivato, poiché anche se non hai completato l'elenco delle "Cose da fare", hai realizzato molte altre cose.
2. Scomposizione: il metodo del formaggio svizzero
Dopo aver scritto un elenco, aver stabilito le priorità e raggruppato le attività e esserti preparato per iniziare, potresti ancora sentire il bisogno di procrastinare. Questo è spesso perché un compito sembra troppo grande da gestire, creando un bisogno di evitarlo. Per evitare che ciò accada, scomponilo in semplici piccoli compiti.
I Metodo del formaggio svizzero incoraggia i lavoratori a considerare un'attività come un blocco di formaggio, in cui iniziano a fare dei buchi completando le azioni rapide e semplici relative a tale attività. Prima che tu te ne accorga, il formaggio sarà pieno di buchi (come un formaggio svizzero) e il compito sarà completato.
3. Priorità: la matrice di Eisenhower
Inventato dal presidente Eisenhower degli Stati Uniti, questo grafico a quattro sezioni consente ai lavoratori di stabilire le priorità e allocare il proprio tempo con saggezza. Il Matrice di Eisenhower prevede quattro categorie:
- Importante e urgente: le attività qui dovrebbero essere svolte come priorità, ma è importante non aggiungere troppe attività qui poiché anche le altre categorie hanno bisogno di tempo.
- Urgente ma non importante: nota anche come casella "delegati", questa categoria è per quei compiti urgenti, come rispondere ai clienti, ma non importanti nel senso che potrebbero non essere così produttivi. Questi tipi di compiti possono essere delegati, se possibile.
- Non urgente ma importante: questi compiti possono essere considerati i più produttivi, poiché puoi prenderti il tempo per portarli a termine. Tuttavia, non lasciarli fino all'ultimo pensando che non sono urgenti, altrimenti invaderanno la tua categoria "importante e urgente".
- Non importante e non urgente: queste attività dovrebbero essere elencate per aiutarti a vedere dove il tuo tempo non viene utilizzato nel modo più efficace. Ci saranno alcune attività necessarie che potrebbero non sembrare così importanti, come le sessioni di team bonding. Questi possono essere programmati, tuttavia, è necessario assicurarsi che occupino una parte minore del proprio tempo.
4. Fissare limiti di tempo con pause: La tecnica del Pomodoro
Una strategia di gestione del tempo relativamente semplice che funziona bene per compiti noiosi, il Tecnica Pomodoro consiste nel lavorare in blocchi da 25 a 30 minuti per un lavoro ininterrotto seguito da brevi pause da 2 a 3 minuti. Ogni volta che un blocco viene completato, viene contrassegnato con una X su un taccuino. Questa tecnica non solo aiuta le persone a essere più concentrate, ma aiuta anche a calcolare quanto tempo richiedono determinati compiti.
5. Aiuto AI: app per bloccare la distrazione o bloccare il tempo libero
Per chi ha bisogno di alcune app utili per disattivare le distrazioni e quindi migliorare la gestione del tempo, Sii concentrato Pro, Self Controle La libertà sono opzioni che aiutano disabilitando l'accesso a determinate applicazioni per un determinato periodo di tempo. Per chi cerca di bloccare il tempo, con allarmi e promemoria, quindi Attiva/disattiva traccia e la Timer Pomodoro sono buone opzioni. L'utilizzo delle app può impedirti di controllare il telefono con la pretesa di "solo vedere" se qualcuno ha inviato messaggi o semplicemente "controllare l'ora".
6 Non rispondere subito
Si può perdere molto tempo se si risponde a ogni messaggio o e-mail che arriva. Rispondere continuamente durante il giorno interromperà il tuo flusso di lavoro, il che significa che sei più incline a procrastinare e dovrai tornare ogni volta nel flusso di lavoro. Per evitare ciò, pianifica due o tre controlli batch per le tue e-mail al giorno, aggiungendo le tue nuove attività all'elenco o sul retro della tua carta se utilizzi il sistema di notecard.
7 Prima delle riunioni, determinare i risultati desiderati
Mantieni le tue riunioni concise ed evita di perdere tempo in riunioni lunghe e non necessarie stabilendo i risultati desiderati prima di entrare. Annotali prima e poi spuntali mentre procedi e, se ritieni di andare fuori strada, consulta nuovamente i risultati desiderati e riportare l'incontro in tema.
8 Sfrutta al meglio i tempi di attesa
Può sembrare ovvio, ma pensa a tutte quelle volte che hai passato ad aspettare: non potresti fare un uso migliore di quel tempo? La prossima volta che stai aspettando nella sala d'attesa di un dottore o di un dentista, per un treno, per un amico, su un autobus e così tanti altri casi, spunta un paio di cose dalla tua lista: questo potrebbe anche solo recuperare il ritardo qualche lettura.
Gestione del tempo: le basi
Prima di pagare per app o guru di gestione del tempo, è importante provare a creare una struttura di base nella tua vita quotidiana. Nessuno strumento di gestione del tempo può aiutarti se non dormi o mangi correttamente. Quindi vale anche la pena rivedere alcuni degli aspetti più fondamentali della produttività e della gestione del tempo:
1. Il mattiniero cattura il verme
Tutti hanno sentito storie di come amministratori delegati sovrumani, come Elon Musk o Jeff Bezos, si alzano presto. Questa narrazione è rispecchiata da molte persone di successo, con il più notevole forse è il CEO di Apple Tim Cook, che si alza a 3:45am ogni mattina per fare le sue e-mail e allenarsi. Non disperare, perché non c'è bisogno di essere così drastici, ma è chiaro che iniziare presto è la chiave del successo. Alzarsi prima di chiunque altro significa avere più tempo in una giornata, consentendo un sano equilibrio tra lavoro, esercizio e tempo libero. Una nota chiave, tuttavia, è che alzarsi presto non dovrebbe significare sacrificare il sonno — una mente stanca è una mente lenta e improduttiva. Quindi alzarsi presto significa andare a dormire presto.
2. Non cercare la perfezione, inizia ora
La sfida più grande è iniziare, sia per mancanza di fiducia, strumenti o motivazione, ma tutto questo tempo speso in attesa di iniziare è tempo sprecato.
Il semplice atto di iniziare è ciò che ti preparerà e farà fluire la tua creatività; un'etica del lavoro e un piano perfetto non arriveranno solo quando ti siedi sul divano. Il successo si ottiene solo con il duro lavoro e la perseveranza, cose che derivano da buone capacità e pratica di gestione del tempo.
3. Fare esercizio spesso
L'esercizio aiuta a mantenere una mente attiva mentre il sangue continua a muoversi nel corpo. Inoltre, assicurarti che il tuo corpo sia un po' stanco ti consente di concentrare la tua energia mentale senza sentirti così irrequieto, aiutandoti così a usare il tuo tempo in modo efficace. L'esercizio fisico ti aiuta anche a dormire meglio la notte, che è la regola 101 di una gestione efficiente del tempo.
4. Impara a dire di no
Dire "no" è una delle cose più difficili da fare, ma il tempo è prezioso e dovrebbe avere la priorità. Non intraprendere un progetto o prendere impegni per qualcosa che non gioverà a te o alla tua attività se c'è qualcosa che potresti fare in quel periodo che ti gioverebbe di più - e questo può essere un tempo di inattività. Dire di no è la chiave del successo, non solo per la gestione del tempo sul lavoro, ma anche per la tua salute mentale.
5. Trovare tempo per te
La pianificazione del tempo non riguarda solo il lavoro. Mantenere buone capacità di gestione del tempo significa anche migliorare la qualità della vita. Per questo motivo, è importante programmare in tempo per la crescita personale, come il tempo per i tuoi hobby o l'apprendimento (e questo non deve essere correlato al lavoro). Inoltre, programmare "tempo non strutturato", dedicato a pensare o seguire il tuo istinto può essere un ottimo modo per inventare nuove idee. Programmare in almeno 2-4 ore per la tua crescita personale o semplicemente come tempo per non fare nulla è vitale per la tua crescita personale e professionale.
Conclusione
La gestione del tempo è vitale per tutti, che lavorino o meno. Strutturare saggiamente il tuo tempo e dare priorità al tuo carico di lavoro o alle attività quotidiane generali ti aiuterà a liberare più tempo per te e ad aumentare la produttività. Se per te è sufficiente elencare e stabilire le priorità, o se gli strumenti di gestione del tempo e le strategie di gestione del tempo sono più la tua vocazione, trovare buone capacità di gestione del tempo sul posto di lavoro o a casa può essere facile (e divertente!) e ti aiuterà a ottenere di più ogni giorno.
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