Ti sei mai chiesto perché un compito che dovrebbe richiedere solo poche ore a volte si trascina per sempre? È probabile che continui a rimandare fino all'ultimo minuto. Ma procrastinare in questo modo può interrompere il flusso di lavoro, la produttività e l'output.
Quindi, se questa sembra una situazione familiare, continua a leggere come puoi usare la legge di Parkinson per battere la procrastinazione e ottenere di più in meno tempo.
Sommario
Cos'è la legge di Parkinson
3 modi per utilizzare la legge di Parkinson per aumentare la produttività
Principali takeaways
Cos'è la legge di Parkinson
La legge di Parkinson lo afferma il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato per il completamento.
Cyril Northcote Parkinson coniò per la prima volta questa legge in un saggio pubblicato su The Economist nel 1955. Da allora, la legge di Parkinson si è guadagnata un'ampia reputazione.
Consideriamo cosa significa in termini più pratici e guardiamo alcuni esempi:
Significato della legge di Parkinson
Se ti dedichi più tempo del necessario per completare un'attività, la trascinerai fino alla scadenza prevista, indipendentemente dal fatto che influisca sulla qualità dell'attività. Questa affermazione è vera e applicabile sia alla vita in generale che alla produttività aziendale in particolare.
Esempi di legge di Parkinson
Per un rapido esempio, è probabile che gli studenti completino i loro compiti poco prima della scadenza. Naturalmente, questo incarico potrebbe richiedere loro un giorno se ci dessero le spalle, ma potrebbe trascinarsi per un intero semestre senza una scadenza concreta.
Allo stesso modo, un responsabile degli acquisti di una società di vendita al dettaglio potrebbe impiegare molto più tempo del necessario per procurarsi i materiali per il prossimo trimestre. Come mai? Probabilmente trascorreranno più tempo a discutere le specifiche del prodotto e altri requisiti con le vendite e il marketing, quando idealmente la discussione potrebbe essere molto più rapida se gli viene dato un limite di tempo rigoroso.
Da entrambi gli esempi, potrebbero esserci ulteriori implicazioni che derivano da questo approccio. Ad esempio, lo studente potrebbe un giorno saltare la scadenza perché si è sentito a suo agio nel lasciare le cose all'ultimo minuto. E le azioni del responsabile degli acquisti potrebbero influire sulla produttività complessiva del team e sulla gestione dell'organizzazione.
Ecco perché è necessaria una migliore gestione del tempo non solo per ridurre i rischi di battute d'arresto dell'ultimo minuto, ma anche per aumentare l'efficienza complessiva.
3 modi per utilizzare la legge di Parkinson per aumentare la produttività
Ora che hai compreso la legge di Parkinson e la sua correlazione con la procrastinazione, ecco tre tempi della legge di Parkinson strategie di gestione per eliminare le barriere di produttività nella tua azienda.
1. Crea e rispetta le scadenze
Creare e rispettare le scadenze ti disciplina. Invece di aspettare il tempo stabilito per completare un'attività, stabilisci una scadenza più stretta. Ciò ti assicura di concludere il progetto o l'attività in tempo.
Ecco alcuni suggerimenti per fissare una scadenza più stretta:
- Scopri quanto tempo dovrebbe essere necessario per completare un'attività.
- Crea un elenco di attività e suddividile in base al tempo predeterminato.
- Ora, dimezza il tempo assegnato per ogni attività per correre contro il tempo.
- Infine, sforzati di superare questo limite di tempo autoimposta senza lesinare sulla qualità.
Con questi punti in mente, consideriamo questo esempio di seguito:
Immagina di voler acquistare un nuovo prodotto per il tuo negozio online in quattro settimane.
Se tre delle quattro settimane sono solo per ricerche di mercato, riducilo a due. Questa scadenza rigorosa ti dà tutto il tempo per risolvere problemi imprevisti mentre si verificano e soddisfano ancora la tua data di lancio.
Stabilire scadenze realistiche e ravvicinate è essenziale per superare la procrastinazione. Sottoporsi a condurre la ricerca entro due settimane aiuta a battere il tempo e stare al passo. E la pressione che questo crea ti getta in una mentalità competitiva che ti spinge ad affrontare la sfida.
Prova le seguenti tecniche per creare le tue scadenze:
- La tecnica del pomodoro:
La Tecnica del Pomodoro sfrutta la legge di Parkinson della gestione del tempo. Si tratta di fare brevi pause durante un lavoro mirato e limitato nel tempo. L'obiettivo è aumentare la produttività garantendo al contempo che la qualità del lavoro non venga compromessa.
La Tecnica del Pomodoro funziona secondo un semplice principio: fare una pausa di cinque minuti ogni 25 minuti di sessione di lavoro. Pertanto, una volta impostato questo limite di tempo, non puoi fare una pausa mentre lavori fino a dopo 25 minuti.
Pro punta: Se hai difficoltà a creare una scadenza realistica, usa il PomoDoneApp per autoimporre scadenze e completare i tuoi compiti in tempo.
- La tecnica del timebox:
Questa tecnica crea un tempo fisso per il quale è necessario completare un'attività. La tecnica del timeboxing è fondamentale quando si lavora su progetti significativi, come confezionare i prodotti a mano o gestire un inventario.
Con questa tecnica, dividerai una grande attività in timebox (intervalli), che devi completare prima di passare a una nuova.
Quindi, se hai un progetto che richiede quattro ore per essere completato, puoi dividere il tuo progetto in tre timebox; Attività A, Attività B e Attività C. In base al peso di ciascuna attività, puoi assegnare Attività A: due ore, Attività B: un'ora e 30 minuti e Attività C: 30 minuti.
In questo modo puoi dare priorità alle attività in base al significato, alle dimensioni e allo sforzo.
Il vantaggio dell'utilizzo della Tecnica del Pomodoro e del sistema di timeboxing è quello di evitare la procrastinazione, l'eccessivo lavoro e la produzione di lavori di bassa qualità. Ti aiutano a rimanere concentrato, rispettare le scadenze e avere abbastanza tempo per lavorare su altre cose, aumentando la produttività della tua azienda.
2. Usa gli strumenti di monitoraggio del tempo
Gli strumenti di monitoraggio del tempo sono strumenti utili per misurare la produttività. Valutano e registrano il tempo impiegato per eseguire un'attività particolare, in modo da poter accertare quanto tempo richiede ogni lavoro.
Usa semplici strumenti di monitoraggio del tempo come actTIME ed Traccia del tempo per registrare il tempo e combattere le distrazioni mentre si lavora su progetti. Questi strumenti ti consentono di monitorare manualmente o automaticamente i tuoi progressi. Se non sei sicuro di quanto tempo è rimasto per rispettare le scadenze, imposta il promemoria dello strumento per avvisarti tramite una notifica o un'e-mail.
La gestione del tempo con strumenti di monitoraggio del tempo ti informerà su modi migliori per pianificare e programmare le scadenze per attività future e, infine, per superare i ritardi e aumentare la produttività.
3. Elimina le distrazioni
Il controllo delle notifiche dei social media e di altre notifiche telefoniche nel mezzo delle attività incoraggia la procrastinazione e aumenta il tempo di completamento delle attività.
Per eliminare le distrazioni, metti il telefono in modalità Non disturbare. Disattiva tutte le notifiche e assicurati che il tuo smartphone sia lontano dal tuo spazio di lavoro o workstation. Se queste distrazioni provengono da altrove, è importante identificare le cose chiave che ti distraggono ed eliminarle di conseguenza.
Principali takeaways
La legge di Parkinson può aumentare la produttività aziendale, in particolare dando alle attività limiti di tempo rigorosi. D'altra parte, assegnare più tempo del necessario alle attività può portare a ritardi nel loro completamento.
È fondamentale pianificare scadenze efficienti per ogni attività e rispettarle. Inoltre, utilizza gli strumenti di monitoraggio del tempo per misurare i progressi. E quando noti un calo della produttività, valuta ed elimina le distrazioni per rimanere concentrato e fare di più in meno tempo.
Se sei pronto a migliorare la gestione del tuo tempo, segui questi suggerimenti e vedrai un aumento istantaneo della produttività della tua azienda.
