Il budget è una pratica aziendale fondamentale per le piccole imprese online. Poiché in genere hanno finanze limitate e bassa liquidità, tenere d'occhio le entrate e le spese può essere la chiave per la sopravvivenza di queste società.
Ma la definizione del budget può essere complicata, soprattutto per le piccole aziende nuove alla pratica. Inoltre, l'elaborazione di un budget aziendale è solo metà del lavoro: devono comunque imparare a rimanere in linea con il proprio budget e mantenere le finanze in ordine.
Questa guida discute ciò che le piccole imprese online dovrebbero sapere sul budget, incluso il suo significato, perché è importante e come creare budget efficaci.
Sommario
Che cos'è il budget per le piccole imprese?
Perché le piccole aziende dovrebbero preventivare
Come fare il budget per una piccola impresa
Suggerimenti per rimanere in pista con un budget
Conclusione
Che cos'è il budget per le piccole imprese?
Un budget aziendale è un'istantanea delle finanze di un'azienda. Evidenzia le spese e le entrate settimanali, mensili o annuali proposte da un'azienda e gli obiettivi finanziari a breve o medio termine dell'azienda.
Poiché il budgeting aziendale svolge un ruolo cruciale nel prendere decisioni fiscali sane, dovrebbe essere una priorità aziendale fondamentale. Tuttavia, le statistiche indicano che questo non è sempre il caso per le piccole imprese. Ad esempio, a uno studio del 2021 ha scoperto che solo il 54% delle piccole aziende ha budget aziendali, il che significa che quasi la metà delle aziende sta volando alla cieca finanziariamente.
Ma ci sono numerosi motivi per cui ogni startup dovrebbe avere un budget e un piano finanziario, a cominciare da quelli descritti di seguito.
Perché le piccole aziende dovrebbero preventivare
Avere un piano di budget aziendale è fondamentale per la prudenza finanziaria per le piccole imprese. Come riporta CB Insights, uno dei motivi principali per cui le startup falliscono è perché finiscono i soldi. Ma la gestione del budget aiuta le aziende a tenere traccia delle entrate e delle spese e a pianificare un futuro finanziario sano.
Inoltre, il budgeting aiuta le piccole imprese a:
- Raggiungere l'efficienza aziendale: un budget di avvio aiuta le aziende a prevedere il reddito e ad adeguare i costi aziendali di conseguenza.
- Gestisci meglio le finanze: Con un quadro chiaro delle entrate e delle spese, è più facile allocare le spese ed eliminare le spese inutili.
- Preparati per mesi lenti: un budget aziendale può aiutare a identificare i periodi di picco delle entrate in modo che l'azienda possa pianificare di conseguenza per i mesi lenti.
- Raggiungere la redditività aziendale: i budget aiutano a identificare ciò che le aziende devono fare per ottenere un profitto, sia tagliando i costi che aumentando i ricavi, o entrambi.
- Gestisci un'attività ordinata: Infine, le aziende che dispongono di un budget possono mantenere le finanze ordinate, che saranno cruciali per rendere l'attività attraente per gli investitori.
Dopo aver acquisito maggiori conoscenze sul motivo per cui il budget è essenziale, passiamo a come impostare il budget per una piccola impresa.
Come fare il budget per una piccola impresa
L'obiettivo principale del budget è creare un'esperienza finanziaria prevedibile per un'azienda. Quindi, all'inizio, noterai che il processo implica in gran parte guardare indietro alle spese e alle entrate passate e quindi applicare quell'esperienza per prevedere il futuro.
Sebbene le nuove attività potrebbero non avere una storia finanziaria precedente, la ricerca sui costi tipici del settore può aiutare. Allo stesso modo, le aziende in questa posizione possono fare affidamento su un budget di esempio per avviare l'attività. Detto questo, ecco i passaggi critici coinvolti nella preparazione di un bilancio.
1. Identificare le fonti di reddito
Quando si crea un budget per una piccola impresa, il primo passo è identificare quanto guadagna l'azienda e da dove. Le vendite generate dal negozio online dell'azienda o dalla vetrina del mercato sono un ottimo punto di partenza per un'attività online. Quindi, considera se l'azienda guadagna da altri fonti, come freelance, consulenza o vendite in negozi fisici.
Dopo aver sommato tutte le fonti di reddito, calcola quanto guadagna mensilmente l'azienda. Idealmente, questo calcolo dovrebbe coprire almeno 12 mesi di entrate o più se tali informazioni sono disponibili.
Ricorda di attenersi ai numeri delle entrate pure durante questo calcolo. Non è ancora necessario determinare il profitto: ci arriveremo più avanti.
2. Conteggio dei costi fissi
Successivamente, determina e arrotonda tutti i costi fissi dell'azienda. I costi fissi sono quelle spese aziendali che l'azienda paga su base ricorrente. Ad esempio, potrebbero verificarsi giornalmente, settimanalmente, mensilmente o annualmente. Alcuni costi fissi sono affitto, utenze, buste paga e assicurazione.
Come attività online, tali costi includeranno probabilmente le spese di hosting del sito Web o i costi di abbonamento mensile per coloro che hanno vetrine su un mercato come Alibaba.com. Ma vale la pena notare che i costi fissi variano per ogni azienda. Quindi, prenditi il tempo per trovare quelli che si applicano alla tua attività.
Dopo aver determinato i costi fissi, aggiungerli per ottenere la cifra totale per le spese fisse mensili.
3. Determinare i costi variabili
Successivamente verranno calcolate le spese variabili. Questi costi non sono fissi ma fluttuano di mese in mese, a seconda di diversi fattori. Ad esempio, potrebbero fluttuare in base al tasso di utilizzo o alla domanda stagionale.
Esempi di costi variabili includono campagne di marketing, tasse, appaltatori indipendenti, sviluppo professionale, ecc. Altre spese che non contribuiscono necessariamente alla crescita dell'attività potrebbero rientrare qui, come pranzi di lavoro o caffè artigianale.
Imparare cosa spende l'azienda per i costi variabili è fondamentale. Durante i mesi magri, forniranno alcune delle migliori opportunità per ridurre la spesa e garantire la sopravvivenza dell'azienda.
4. Prevedere le spese una tantum
Un'altra categoria di spese da catturare all'interno del budget sono le spese una tantum. Queste spese potrebbero verificarsi solo una volta, ma spesso le vedrai da lontano. Ad esempio, acquistare un nuovo laptop o assumere un designer per creare un logo aziendale sono spese una tantum tipiche.
Vale la pena notare che questi costi sono spesso elevati. Quindi, pianificare in anticipo per loro può aiutare ad alleviare la pressione sull'azienda e proteggerla da improvvisi e ingenti oneri finanziari. Allo stesso modo, le spese una tantum sono più facili da risparmiare in questo modo.
5. Creare un fondo di emergenza
Sebbene la creazione di un fondo di emergenza suoni simile alla previsione di spese una tantum, c'è una differenza fondamentale. Un fondo di emergenza si occupa di spese impreviste, mentre i costi una tantum sono spesso prevedibili e possono essere anticipati.
Ritagliare un fondo di emergenza è prudente perché le normali operazioni aziendali possono generare costi imprevisti quando meno te li aspetti. Affrontare questi eventi imprevedibili è già abbastanza stressante, ma avere un fondo pronto per far fronte alle spese sarà di grande aiuto.
Esempi di spese di emergenza includono guasti improvvisi ai macchinari, problemi al sito Web o un incidente che rompe il furgone delle consegne.
6. Trova il tuo margine di profitto
Dopo aver completato i passaggi sopra descritti, è il momento di determinare la redditività. Innanzitutto, aggiungi tutti i costi mensili o annuali, inclusi i costi fissi, variabili e una tantum. Quindi, somma anche il reddito mensile e annuale dell'azienda.
Sottrarre le spese dalle entrate e avrai un numero positivo, che è il tuo profitto, o un numero negativo, il che significa che l'attività potrebbe subire una perdita.
Se una perdita sembra probabile, non scoraggiarti. Non tutte le piccole imprese sono redditizie all'inizio. E per la maggior parte, ci vuole del tempo per realizzare un profitto. Ma con un budget aziendale che mostra dove puoi tagliare i costi o aumentare le entrate, è più facile intraprendere un percorso verso l'efficienza finanziaria e la redditività.
7. Metti tutto insieme
Con tutti gli sforzi fatti finora, l'azienda ora ha un ottimo quadro delle sue finanze e delle sue prospettive fiscali. Di conseguenza, entra anche in un'ottima posizione per modificare e adattare ogni articolo per ottenere il miglior mix per una forte performance aziendale nel periodo.
Sebbene il budget sia solo una proiezione di entrate e spese probabili, fornisce un ottimo modo per pianificare i mesi o l'anno successivi. Inoltre, le aziende possono imparare dalle tendenze di reddito che hanno osservato con il budget e formulare strategie per ottenere maggiori entrate e ridurre i costi.
Suggerimenti per rimanere in pista con un budget
Come accennato in precedenza, la redazione di un budget per una piccola impresa è solo metà del lavoro. Le aziende devono ancora trovare un modo per rimanere fedeli al proprio piano finanziario. Mentre molte startup che creano un budget si attengono ad esso, rimanere con il piano può essere difficile.
Secondo questa studio, il 35% delle aziende che ha realizzato un budget ha comunque speso più del previsto. Quindi, come fanno le piccole imprese a rimanere in linea con il loro budget? Ecco alcuni suggerimenti per aiutare.
- Stabilisci un piano realistico: Basare un budget su fatti concreti piuttosto che su proiezioni idealistiche renderà più facile anticipare e far fronte alle realtà finanziarie dell'azienda.
- Conserva la documentazione: diventa più difficile monitorare correttamente le entrate e le spese senza una chiara documentazione finanziaria. Quindi, sii religioso con la documentazione aziendale.
- Implementare una contabilità rigorosa: Allo stesso tempo, è una buona idea esercitarsi nella contabilità dettagliata in base alla quale registrare ogni afflusso e deflusso dall'azienda.
- Usa un software di contabilità: I software di contabilità come FreshBooks e QuickBooks hanno pacchetti per piccole imprese che semplificano la pianificazione e l'esecuzione dei budget.
- Essere flessibili: Infine, ricorda di lasciare un po' di spazio di manovra all'interno del budget, in modo che l'azienda possa rispondere in modo flessibile a nuove situazioni e realtà finanziarie.
Conclusione
In definitiva, la creazione di un budget aziendale aiuta gli imprenditori a costruire aziende più forti e sostenibili. La chiarezza fornita da un budget sarà fondamentale per garantire che l'azienda spenda denaro solo nei posti giusti e al momento giusto per evitare debiti inutili.
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