La gestione dell'inventario è una parte fondamentale di una buona gestione della catena di approvvigionamento. Indipendentemente da ciò che vendi, un attento monitoraggio dell'inventario può aiutare a mantenere il flusso delle entrate e i clienti felici.
Le aziende adottano numerose tecniche per garantire che i livelli delle scorte siano ottimali e redditizi. Ma selezionare le giuste pratiche di gestione dell'inventario non è un compito facile, soprattutto per un'azienda in rapida crescita. Ecco perché impostare le basi adeguate fin dall'inizio è così cruciale.
Questa guida spiega cinque stock strategie di gestione delle imprese online dovrebbe sapere e suggerimenti intelligenti che le aziende possono applicare per mantenere l'inventario in continuo aggiornamento.
Sommario
Cos'è la gestione dell'inventario?
Perché la gestione dell'inventario è importante?
KPI di gestione dell'inventario
5 accorte tecniche di gestione dell'inventario per il business online
Suggerimenti per le aziende online per gestire l'inventario
Conclusione
Domande frequenti sulla gestione dell'inventario
Cos'è la gestione dell'inventario?
La gestione dell'inventario copre le strategie e gli strumenti utilizzati dalle aziende per ricevere, smistare, immagazzinare, tracciare e consegnare le merci. Comprende tutti i processi di preparazione delle merci per la vendita, dalla produzione o approvvigionamento alla consegna finale.
La gestione dell'inventario mira a ottimizzare il processo di conservazione dell'inventario e ridurre i costi. Allo stesso modo, le aziende gestiscono l'inventario per aumentare la velocità di ricezione ed evasione degli ordini in modo che i clienti rimangano felici e gli affari procedano rapidamente.
Le aziende utilizzano comunemente i sistemi di gestione dell'inventario per favorire un'efficace pianificazione e controllo dell'inventario. Il tuo sistema di inventario può essere un foglio di calcolo o un sistema software automatizzato, ma la cosa più importante è che supporti un'immagine realistica della tua attività e promuova un ottimo processo decisionale.
Perché la gestione dell'inventario è importante?
Indipendentemente dalle dimensioni di un'azienda, l'inventario in genere richiede molto capitale. Di conseguenza, è essenziale proteggere tale risorsa e trovare i modi migliori per utilizzarla, ed è per questo che le aziende praticano la gestione dell'inventario.
Ecco alcuni motivi per cui è fondamentale esercitare un buon controllo dell'inventario:
- Promuovere la visibilità delle scorte: La visibilità dello stock è quando puoi dire il livello e lo stato del tuo inventario a colpo d'occhio. Una scarsa visibilità può portare a livelli di scorte bassi o imprecisi o, peggio, può causare scorte bloccate o esaurite: inventario che avresti potuto vendere ma non te ne sei accorto.
- Risparmiare denaro: Le scorte in eccesso e incagliate occupano solo spazio di archiviazione senza fornire un ritorno sull'investimento. Ma una buona pianificazione dell'inventario sposta rapidamente le merci dentro e fuori il tuo magazzino e fa risparmiare denaro sullo stoccaggio.
- Aumenta le entrate: alcuni articoli si venderanno sempre più velocemente, per motivi come la stagionalità o il cambiamento delle preferenze dei clienti. Ma con una buona gestione dell'inventario, saprai quando ciò accadrà e sarai pronto a trarne vantaggio.
- Mantieni i clienti soddisfatti: i tuoi clienti desiderano una consegna rapida e precisa e la creazione di un processo di gestione dell'inventario senza interruzioni aiuta a raggiungere questo obiettivo e, in definitiva, garantisce una maggiore soddisfazione dei clienti.
- Eliminate lo spreco: Infine, una buona gestione dell'inventario elimina lo spreco di risorse dovuto all'inventario in eccesso e avariato. Imparerai cosa c'è nel tuo magazzino e li sposterai rapidamente prima della data di scadenza.
KPI di gestione dell'inventario
Sebbene sia fondamentale per una vendita redditizia, anche la gestione dell'inventario è un processo complesso. Tenere traccia di tutti gli articoli che si spostano nel tuo magazzino, dalla fornitura alla consegna, può diventare complicato. Ma ci sono diversi indicatori chiave di prestazione (KPI) che possono aiutarti a vedere rapidamente il quadro generale.
- Rapporto di rotazione delle scorte: questo KPI misura la velocità con cui l'inventario viene venduto e sostituito. Un fatturato elevato indica che l'attività è vivace ed efficiente. È possibile calcolare il rapporto di rotazione delle scorte dividendo il costo delle merci vendute per il valore medio delle scorte.
- Precisione della previsione della domanda: la previsione della domanda anticipa la domanda futura in un periodo. Con questa metrica, puoi determinare l'accuratezza delle tue previsioni e adattarle di conseguenza, aumentando così il fatturato e riducendo i costi di trasporto. La deviazione assoluta media e l'errore percentuale assoluto medio sono modi per calcolare questo KPI.
- Tasso di arretrato: Gli ordini che non possono essere consegnati sono ordini arretrati. Un alto tasso di ordini arretrati indica una pianificazione della domanda imprecisa e può comportare un calo della soddisfazione del cliente. Puoi calcolare il tasso di ordini arretrati dividendo il numero di ordini non consegnabili per il numero totale di ordini x 100.
- Spese di mantenimento dell'inventario: I costi di trasporto sono i costi totali di mantenimento delle scorte di magazzino. Includono i costi di capitale, spazio di archiviazione, servizio di inventario e rischio di inventario. Gli elevati costi di trasporto indicano una scarsa efficienza del magazzino. Calcolare i costi di trasporto sommando ciascuna delle quattro voci di costo qui menzionate e dividendole per il costo medio annuo di inventario.
- Tempo ciclo dell'ordine: questo KPI calcola la frequenza con cui rifornisci il tuo magazzino. Un tempo di ciclo degli ordini basso mostra che si effettuano spesso ordini con i fornitori. E più spesso ordini, meno scorte porti, il che significa minori costi di trasporto e un migliore rapporto di rotazione. Ma tieni presente che questa metrica può essere influenzata dai requisiti dei fornitori come la frequenza degli ordini.
- Tasso di rendimento: Il tasso di restituzione tiene traccia della frequenza con cui gli ordini vengono restituiti. Viene calcolato come il numero di unità restituite diviso per il numero di unità vendute x 100. Sebbene sia naturale voler mantenere basso questo KPI, gli ordini di reso potrebbero essere più frequenti per alcuni prodotti rispetto ad altri. Quindi, rendi conto dei dati contestuali, come il tipo di prodotto e il motivo del reso, per un'analisi efficace.
5 accorte tecniche di gestione dell'inventario per il business online
Sebbene sia chiaro che la gestione dell'inventario è importante, il modo in cui ciascuna azienda esegue il processo è diverso. Questo perché per ogni azienda sono disponibili numerose tecniche e metodi, a seconda delle esigenze e del modello di fornitura.
Tuttavia, le seguenti tattiche di controllo delle scorte miglioreranno la gestione dell'inventario, indipendentemente dalle tue tecniche.
1. Primo entrato, primo uscito
Come suggerisce il nome, first in, first out (FIFO) significa che le azioni più vecchie vengono vendute per prime. È una tecnica di pianificazione dell'inventario affidabile che si applica alla maggior parte dei tipi di prodotti, inclusi beni deperibili e beni durevoli.
Con i prodotti deperibili, la logica di questa tattica è chiara: non vuoi finire con merci avariate che non puoi vendere. Quindi, FIFO riceve nuove scorte nel retro del magazzino mentre le scorte più vecchie si trovano in prima linea e in coda per le consegne. Aiuta anche a spostare i beni durevoli più velocemente mentre sono ancora ordinati e prima che diventino obsoleti a causa della modifica dell'imballaggio o del design del prodotto.
2. Appena in tempo
Con la gestione dell'inventario just-in-time (JIT), le aziende acquistano e mantengono l'inventario in base alle necessità. Di conseguenza, l'inventario viene mantenuto ai livelli più bassi possibili per evadere gli ordini senza esaurire le scorte. Lo scopo di JIT è eliminare gli sprechi e la possibilità di scorte in eccesso, avariate o esaurite.
Sebbene JIT offra molti vantaggi in termini di risparmio sui costi di storage, efficienza e funzionamento snello, può essere rischioso da utilizzare. In genere acquisterai l'inventario solo pochi giorni prima che sia necessario per la vendita, il che significa che anche un piccolo ritardo nel processo può essere fatale.
La pratica di JIT richiede anche che la tua azienda sia agile e dinamica per stare al passo con il ciclo di realizzazione più breve. Ma è possibile avere successo con un'attenta e accurata pianificazione dell'inventario.
3. Analisi ABC
Non tutti gli articoli in stock sono creati uguali. Alcuni vendono più velocemente o ottengono maggiori entrate rispetto ad altri. Di conseguenza, una solida pratica di inventario impone di dare la priorità agli articoli di scorta più preziosi in termini di disponibilità e produttività.
Analisi ABC divide l'inventario in tre categorie per identificare quali hanno il miglior potenziale di entrate.
- I prodotti di categoria A sono i più preziosi e generano tra il 40 e il 60% delle entrate.
- I prodotti di categoria B sono nel mezzo; rappresentano il 15-30% delle entrate.
- I prodotti di categoria C sono i meno preziosi, con solo il 5-10% delle entrate.
Mentre lo stock A dovrebbe in genere essere prontamente disponibile e in rapido movimento, gli articoli C possono popolare il retro del negozio e non vengono riordinati così spesso.
Con l'analisi ABC, le aziende possono allocare meglio le risorse e dare la priorità agli articoli di inventario corretti. Questa tecnica può anche consentire prezzi strategici e redditizi. D'altra parte, l'analisi ABC potrebbe ignorare i prodotti che stanno guadagnando popolarità tra i clienti e l'implementazione della tecnica spesso richiede molto tempo e risorse umane.
4. Inventario della spedizione
L'inventario delle spedizioni è simile a JIT in termini di modalità di gestione dei costi di stoccaggio e inventario. Ma a differenza di JIT, non possiedi nessuna delle azioni che vendi con l'inventario delle spedizioni. Invece, lo stock appartiene al grossista (il mittente) fino a quando non viene venduto. Il rivenditore paga solo la merce dopo la vendita.
Questa tecnica di pianificazione dell'inventario è ottima per i costi di inventario. Non devi pagare per le scorte in anticipo; se la merce non viene venduta, non devi mai pagare. Questo, a sua volta, aiuta con la liquidità, specialmente per le aziende online che potrebbero non avere il capitale per detenere enormi scorte.
La strategia è vantaggiosa anche se si desidera offrire una gamma di prodotti più ampia ma non si vuole sovraccaricare le operazioni. Tuttavia, i fornitori potrebbero non supportare questo approccio a meno che il venditore non abbia una domanda sostanziale poiché la maggior parte del rischio nella vendita in conto terzi ricade sul fornitore.
5. Conteggio del ciclo di inventario
Come suggerisce il nome, il conteggio del ciclo di inventario comporta l'inventario dell'inventario in piccoli cicli. La tecnica utilizza piccoli campioni di inventario per monitorare i record di inventario e verificare se corrispondono agli articoli fisici nel tuo negozio. Alcuni tipi di conteggio del ciclo di inventario sono:
- Conteggio cicli di gruppo di controllo: Implica il conteggio più volte dello stesso gruppo di elementi. Questo aiuta a rivelare errori nei record o nella tecnica di conteggio che possono quindi essere corretti nella progettazione di una procedura di conteggio migliore.
- Conteggio casuale dei campioni: I venditori con grandi magazzini o articoli sostanzialmente simili possono trarre vantaggio dal conteggio casuale dei campioni. La tecnica prevede la selezione e il conteggio casuali di un numero di articoli da ciascun lotto di magazzino, riducendo così al minimo le interruzioni.
- Conteggio ciclico ABC: Con questa tecnica, conterai gli articoli in base al valore delle entrate per la tua attività, secondo l'analisi ABC. Gli articoli nella categoria A verranno conteggiati più spesso degli articoli in stock B o C.
Il valore immediato del conteggio dei cicli è il risparmio di tempo e manodopera. Con questa tecnica, non devi fare un inventario completo ogni volta che vuoi riconciliare gli articoli fisici nel tuo magazzino con i record di inventario. Mantiene inoltre in esecuzione le operazioni di magazzino con interruzioni minime, anche mentre si contano le scorte.
Ma anche la tecnica ha i suoi difetti. Ad esempio, non è paragonabile a un bilancio completo. Inoltre, c'è sempre il rischio che, nel prelevare i campioni da contare, si evitino le aree di magazzino con problemi che devono essere risolti.
Suggerimenti per le aziende online per gestire l'inventario
Come hai visto, il modo in cui un'azienda esegue la gestione dell'inventario può influire sui costi aziendali, sui ricavi e sulla soddisfazione dei clienti. Mentre elabori strategie sulle migliori tecniche di pianificazione delle scorte per la tua attività, segui questi suggerimenti per ottimizzare il tuo processo per ottenere i migliori risultati.
- Utilizzare un sistema di gestione dell'inventario: La gestione dell'inventario può diventare noiosa e possono verificarsi errori. Di conseguenza, è meglio automatizzare il processo con un sistema di gestione dell'inventario. Inoltre, il software produrrà altri vantaggi come la previsione della domanda basata sui dati, avvisi in tempo reale e monitoraggio dell'inventario.
- Preservare buone relazioni con i fornitori: I fornitori affidabili sono preziosi per la tua azienda, quindi ha senso lavorare per mantenerli. Puoi mantenere relazioni sane con i fornitori pagando le fatture in tempo, comunicando chiaramente e trattando i fornitori con rispetto.
- Mantieni le scorte a livelli ottimali: A meno che tu non stia praticando JIT o un'altra strategia di inventario snello, ti consigliamo di garantire livelli di stock ottimali. Una buona regola pratica è mantenere un inventario sufficiente per evadere gli ordini su base continuativa, indipendentemente dal fatto che si tratti di un periodo di due settimane o più. Ciò fornisce tempo sufficiente per effettuare consegne e rifornimenti senza problemi di scorte insufficienti o in eccesso.
- Gestisci in modo intelligente gli articoli in eccesso: Anche con i tuoi migliori sforzi, potresti comunque scoprire di avere scorte in eccesso. Gestisci in modo intelligente questi articoli fornendo offerte speciali o sconti per spostarli il prima possibile. Mentre gli articoli probabilmente venderanno per meno di quanto volevi, si sposteranno dai tuoi scaffali, permettendoti di aumentare il tasso di rotazione e guadagnare di più nel lungo periodo, e questo è più importante.
Conclusione
Nel complesso, una buona gestione dell'inventario ti farà risparmiare denaro e ti aiuterà a far crescere la tua attività. Più efficientemente gestisci le scorte, più velocemente effettuerai vendite e guadagnerai profitti. Con le pratiche di pianificazione dell'inventario condivise qui, sei in un ottimo punto di partenza.
Domande frequenti sulla gestione dell'inventario
Quali sono i quattro tipi principali di inventario?
L'inventario aziendale si riferisce a tutto lo stock di prodotti che un'azienda possiede e intende vendere. Comprende quattro tipi principali:
- Materie prime
- Lavori in corso
- Beni finiti
- Manutenzione, riparazione e revisione di merci
Quali sono le principali tecniche di gestione dell'inventario?
Le principali tecniche di gestione dell'inventario sono FIFO (first in, first out), previsione della domanda e gestione dell'inventario just-in-time (JIT). Tuttavia, tieni presente che ogni tecnica ha vantaggi e svantaggi unici, quindi vale la pena studiarle per scoprire quale si adatta meglio alle tue esigenze aziendali.
Quali sono i cinque elementi della gestione dell'inventario?
I cinque elementi fondamentali della gestione dell'inventario sono:
- Classificazione e organizzazione dell'inventario
- Mantenimento dei registri delle scorte correnti
- Controllo dell'inventario regolarmente
- Valutazione delle prestazioni dei fornitori
- Sostenere un'elevata soddisfazione del cliente
