La magia, la fortuna e le emozioni non trovano posto negli appalti. Senza negoziati strategici, sono destinati a fallire.
Per avere successo devi avere un buon senso degli affari, una comprensione della natura umana, un istinto di ferro, intelligenza di strada, pazienza e una disciplina incrollabile.
Una strategia di negoziazione degli appalti ti consentirà di creare una situazione vantaggiosa per tutti e di sostenere un rapporto reciprocamente vantaggioso. Tuttavia, puoi cedere sotto pressione senza un atto di equilibrio tra tatto e flessibilità.
Questo articolo delinea cinque domande situazionali che potrebbero rivelarsi problematiche anche per i professionisti più esperti degli appalti al dettaglio. Imparerai le tattiche per affrontare tali situazioni e concludere l'affare.
Abbiamo anche raccolto diverse intuizioni e prospettive dai gestori delle operazioni di approvvigionamento in diversi campi. Immergiamoci.
Sommario
Cosa fare quando i fornitori imputano spese generali più elevate?
Fare offerte non è più efficace che negoziare?
Come gestisco i fornitori “prendere o lasciare”?
Cosa succede se i fornitori sostengono che le mie informazioni sui costi sono errate?
Cosa fare quando i distributori dicono di non avere altra scelta se non quella di trasferire gli aumenti dei produttori?
Domande frequenti (FAQ)
Conclusione
1. Cosa fare quando i fornitori imputano spese generali più elevate?
Fattori come l’aumento del costo della manodopera, della manutenzione, delle riparazioni o l’inflazione generale possono causare costi generali più elevati. Ma per affrontare questi costi dal lato dei fornitori, bisogna capire perché c'è un aumento.
Questo può essere complicato. Piuttosto che una posizione contraddittoria, adotta un approccio collaborativo per comprendere il loro punto di vista rappresentando al contempo gli interessi della tua azienda. La chiave è approfondire i dettagli dell’aumento dei costi per determinarne la validità e cercare potenziali vantaggi.
"Chiedere ai fornitori una ripartizione dettagliata dei loro costi generali", afferma Noël Griffith of SupplyGem. "Ciò aiuta a valutare se l'aumento è giustificato o se ci sono aree in cui possono potenzialmente ottimizzare le proprie operazioni per ridurre i costi."
I fornitori potrebbero essere in grado di trovare modi per fornire beni e servizi in modo più efficiente, mitigando l’impatto di spese generali più elevate.
Naturalmente, alcuni fornitori non rivelano queste ripartizioni dei costi ai propri clienti per evitare di spiegare perché le loro spese generali sono più elevate. In questi casi, incolpare le spese generali è solitamente uno stratagemma; vogliono che tu lo prenda o lo lasci. Discuteremo tra poco come affrontare tali situazioni.
Andando avanti, terminare la relazione potrebbe essere una cattiva idea se gli aumenti sono fuori dal controllo del fornitore e sono giustificati.
È necessario condurre un'analisi dei costi del fornitore per sapere se abbandonare o restare al tavolo delle trattative.
Valutare le condizioni di mercato. Considera la possibilità di rivedere il prezzo del tuo prodotto negli ultimi anni e di porre le seguenti domande mentre analizzi questi dati:
- Il prezzo del tuo fornitore è mai diminuito? La domanda per il prodotto è stata un fattore?
- Cosa stava succedendo nell'economia globale quando il prezzo del tuo fornitore è aumentato?
- La domanda stagionale ha influenzato i prezzi più o meno nello stesso periodo ogni anno?
- Alcune parti o materiali erano difficili da acquistare?
Inoltre, confronta le distinte base (BOM) precedenti per i prodotti che diventano più costosi. Le distinte materiali sono l'elenco degli ingredienti e dei componenti che compongono un prodotto.
Esaminandoli nella tua analisi dei costi rivelerai quale materiale specifico è responsabile dell'aumento.
Queste domande forniranno il contesto su come i prezzi sono cambiati nel tempo, informando i tuoi prossimi passi.
2. Fare offerte non è più efficace che negoziare?
Ad un certo punto durante il processo di appalto, potresti dover scegliere tra offerte concorrenti e negoziazioni. Sebbene entrambe possano essere utili, valutare determinate circostanze può aiutarti a massimizzare i punti di forza di ciascuna tattica.
Fare offerte ha senso se stai acquistando articoli costosi. Ad esempio, se desideri acquistare grandi quantità di acciaio laminato a freddo dai distributori e mantenere aperte le opzioni, dovresti fare loro un'offerta per la tua attività.
Ricordate, in ogni negoziazione, la parte con più opzioni ha il maggior potere. Pertanto, fare offerte ai fornitori per ottenere il tuo patrocinio ti consente di negoziare da un punto di forza.
Discutendo la sua esperienza, Will Yang, Responsabile della crescita e del marketing presso Strumentale, spiega: “Una volta ho lavorato con un cliente che aveva bisogno di procurarsi attrezzature specializzate per il proprio impianto di produzione. La loro ricerca li ha portati a identificare tre potenziali fornitori che soddisfacevano le loro esigenze”.
“Durante il processo di negoziazione, hanno messo strategicamente i fornitori l’uno contro l’altro, evidenziando i punti di forza e di debolezza di ciascuna proposta. Ciò ha consentito loro di negoziare prezzi e condizioni migliori e di garantire il miglior valore per il loro investimento."
Quando i fornitori sanno che hai delle alternative e non dipendi esclusivamente da loro, avvertono un senso di urgenza e saranno più disposti a offrire concessioni per la tua attività.
Potresti anche considerare di fare un'offerta se ci sono sufficienti fornitori qualificati per quel prodotto e sei libero da qualsiasi pressione di tempo.
Per iniziare a fare offerte, chiedi al tuo responsabile degli acquisti di inviare un Richiesta di preventivi (RFQ) modulo ai fornitori interessati a fare affari con la vostra organizzazione.
D’altro canto, valuta la possibilità di negoziare con i fornitori nei seguenti casi:
- Quando hai bisogno di maggiore flessibilità e personalizzazione del prodotto.
- Quando è possibile stimare con precisione il costo di produzione del prodotto.
- Quando hai bisogno dei prodotti velocemente e la scadenza non è molto flessibile.
- Quando la qualità è importante quanto il prezzo.
- Quando esiste la possibilità, le specifiche del prodotto potrebbero cambiare man mano che il contratto procede.
Le offerte e le negoziazioni hanno i loro pro e contro. Tuttavia, l'efficacia di ciascuno dipende dalle esigenze e dagli obiettivi del prodotto.
Se il costo è la tua preoccupazione principale, le offerte potrebbero essere efficaci. Ma se hai bisogno di personalizzazioni del prodotto, è meglio negoziare con fornitori che abbiano familiarità con le tue preferenze e siano in grado di soddisfarle.
3. Come gestisco i fornitori "prendere o lasciare"?
Una situazione “prendere o lasciare” negli accordi di approvvigionamento si verifica solitamente quando una dinamica di potere cambia dagli acquirenti ai fornitori. Ciò mette il rivenditore in una posizione di svantaggio, soprattutto se si tratta di una piccola azienda che ha a che fare con un grande fornitore che potrebbe anche essere la loro unica fonte.
Se ti trovi in una posizione così difficile, devi fare i conti con due cose:
- La palla è nel campo del fornitore; possono permettersi di non fare affari alle tue condizioni.
- C'è sempre richiesta per i loro prodotti.
L’approccio migliore sarebbe quello di gestire le trattative sugli appalti come un processo collaborativo. Inizia considerando altri modi per aiutare il fornitore a realizzare valore.
L'amministratore delegato e proprietario di Deposito di tappeti del sud-ovest, Connor Butterworth, afferma che è importante spostare la discussione dal puro prezzo alla creazione di valore aggiunto, concentrandosi su altri aspetti dell'accordo che potrebbero essere adeguati.
"Questi potrebbero includere termini di pagamento, programmi di consegna o servizio post-vendita", afferma. "Si tratta di creare un ambiente vantaggioso per tutti che possa portare a relazioni più efficaci a lungo termine."
Occasionalmente, potresti imbatterti in un accordo "prendere o lasciare" da parte di un fornitore quando pensa che i prezzi saliranno presto alle stelle e non hai alternative solide ed economiche.
In tal caso, incontrali a metà strada firmando un accordo a lungo termine in cambio di prezzi migliori. Questo è esattamente ciò che Campbell Tourgis, il vicepresidente esecutivo e direttore operativo di Wainbee, ha fatto per garantire una partnership a lungo termine con uno dei loro fornitori.
Questa mossa era in linea con gli obiettivi della sua azienda per Campbell poiché ne aveva studiato le esigenze e le tendenze del mercato. “La nostra proposta mostrava il volume previsto per il periodo contrattuale, cosa che li rassicurava del nostro impegno. Abbiamo anche suggerito di aggiungere incentivi basati sulla performance per addolcire l’accordo”.
Detto questo, avere una solida alternativa come piano di riserva è nel tuo interesse se le cose non vanno come previsto. Tuttavia, non limitarti a riconoscere mentalmente la tua alternativa; sostenere tale decisione con i dati.
Quanto fanno pagare gli altri fornitori per lo stesso prodotto? Quanto perderai o guadagnerai se ti allontani da questa negoziazione? Più forti sono i tuoi numeri, più forte sarà la tua posizione.
Durante le trattative contrattuali, lascia intendere l'esistenza di un'alternativa al tuo fornitore. Ciò potrebbe spostare la dinamica del potere a tuo favore. Se trovi qualcosa che farà pendere la bilancia e l'altra parte non lo sa, usalo come merce di scambio.
Ad esempio, se desideri acquistare televisori dal tuo distributore e il loro principale rivale offre sconti o consegne gratuite, menzionalo. Farli competere per la tua attività dovrebbe impedire la risposta “prendere o lasciare”.
4. Cosa succede se i fornitori sostengono che le mie informazioni sui costi sono errate?
"Quando i fornitori non sono d'accordo sulle informazioni sui costi durante le trattative sugli appalti, una soluzione semplice è chiedere loro di condividere la ripartizione dei costi per un confronto", afferma Peter Hoopis, che gestisce un piattaforma di vendita al dettaglio per gli appassionati di pickleball.
Questo è un modo strategico e diplomatico per evitare un'interruzione della discussione con il tuo fornitore. Innanzitutto, ricontrolla le tue informazioni per garantirne l'accuratezza. Se ci sono errori, riconoscili e sii aperto riguardo alle tue correzioni.
Ma se pensi di avere ragione, raccogli dati, citazioni e altri documenti rilevanti che supportino le tue cifre. Avere prove tangibili rafforza la tua posizione in questi periodi.
Esprimi come sei arrivato alle cifre dei costi e fornisci tutto il contesto necessario per chiarire il tuo caso. Ciò incoraggia un dialogo aperto e promuove la trasparenza e la comprensione tra entrambe le parti.
Inoltre, questa strategia aiuta a scoprire le differenze nelle ipotesi e porta a discussioni produttive sull’allineamento delle stime dei costi. Consente inoltre ai fornitori di spiegare la loro struttura dei prezzi in modo più chiaro, facilitando la discussione di valore e costi.
Se il tuo budget iniziale non è realistico durante le negoziazioni, rivaluta la trattativa strategia. Cerca le aree in cui puoi apportare modifiche senza compromettere i tuoi requisiti principali.
Infine, ricordalo trattative per gli appalti sono un processo dinamico. Mantenere un approccio cooperativo e orientato alla soluzione ti aiuterà a superare le sfide e a mantenere le trattative sulla buona strada.
5. Cosa fare quando i distributori affermano di non avere altra scelta se non quella di trasferire gli aumenti dei produttori?
Non è insolito assistere ad aumenti dei prezzi nel commercio al dettaglio; è un dato di fatto, dovresti aspettartelo e tenerne conto. Anche se potresti avere problemi se questi aumenti intaccano i tuoi potenziali margini di profitto.
In tal caso, conosci il tuo punto di partenza prima di avviare qualsiasi negoziazione. Comprendi chiaramente il prezzo più basso o i termini più favorevoli che accetterai affinché un accordo rimanga fattibile per la tua azienda.
Questo ti dà una solida base per negoziare. Una volta definito il punto di allontanamento, puoi mantenere con sicurezza la tua posizione invece di fare concessioni inutili sotto pressione.
Nel discutere la sua esperienza nel procurement, Shawn Pila, fondatore e CEO di Segno distintivo di Timmins, ha affermato: "Mi assicuro che calcoliamo il prezzo minimo richiesto in modo da mantenere i nostri margini di profitto attesi". Usando questo prezzo come stella polare, ha negoziato un contratto redditizio per entrambe le parti.
In alternativa, visto che ne hai fatti alcuni analisi del settore e conosci i prezzi dei concorrenti del tuo fornitore, potrebbe essere il momento di cambiare fornitore.
Tuttavia, se hai un rapporto di lunga data con il tuo distributore, collabora con lui per esplorare strategie di prezzo alternative e ridurre i costi della catena di fornitura.
Il tuo obiettivo principale è realizzare un profitto, quindi se non riesci a trovare un'alternativa alla riduzione dei prezzi, trasferisci l'aumento ai clienti.
Domande frequenti (FAQ)
Hai ancora domande su come gestire le trattative sugli appalti al dettaglio? Ecco alcune risposte per guidarti:
1. Di quali competenze ho bisogno per una negoziazione di appalto di successo?
Le competenze necessarie per una negoziazione di successo sono:
Ascolto attivo: Ciò ti consente di ascoltare attentamente e leggere il linguaggio del corpo per trovare indizi che puoi utilizzare per persuadere il tuo venditore.
Controllo emotivo: Evita di assumere una posizione contraddittoria, che potrebbe esacerbare la situazione e far esplodere le emozioni durante le negoziazioni. Invece, sii diplomatico e pieno di tatto per tenere sotto controllo le tue emozioni.
Comunicazione verbale: Esponi sempre il tuo caso e le tue preoccupazioni in modo chiaro e diretto. Ciò contribuirà a prevenire malintesi nel corso dei negoziati.
Capacità di risoluzione dei problemi: Quando ci sono differenze di opinioni tra te e il tuo fornitore, la tua capacità di pensare in modo creativo per trovare soluzioni ti salverà trattative di acquisto.
2. Come negoziate con i fornitori su Alibaba.com?
La strategia è vitale quando si ha a che fare Fornitori Alibaba. La tecnica del “buono/cattivo ragazzo” è una strategia ben nota utilizzata dai rappresentanti di vendita. Ad esempio, incolpano un decisore per la sua incapacità di abbassare i prezzi durante la negoziazione.
Puoi ribaltare la situazione insistendo a parlare con chi prende le decisioni. Questo dice loro che non vuoi giocare e che sei determinato a negoziare un accordo reciprocamente vantaggioso.
Inoltre, leggi le clausole scritte in piccolo del tuo contratto e chiarisci il prezzo totale in modo che non ti sorprendano con costi nascosti. Non aver paura di fare domande e chiedere campioni.
Armarti di informazioni sull’accordo aumenterà la tua fiducia, che è fondamentale in qualsiasi negoziazione.
Conclusione
Le trattative di approvvigionamento dovrebbero sempre essere nel migliore interesse tuo e del tuo fornitore. Gli affari sbilanciati falliranno, lasciandoti senza prodotti per le tue operazioni commerciali.
Ricerca se e perché i prezzi aumentano e cerca di comprendere le giustificazioni dei costi dei tuoi fornitori. Ciò ti consentirà di elaborare un piano per affrontare gli aumenti dei prezzi.
Questi suggerimenti dettagliati sulla negoziazione degli acquisti ti aiuteranno a concludere accordi di fornitura di successo Alibaba.com.
