5 einfache Schritte für ein effektives Lieferantenbeziehungsmanagement

Supply-Chain-Anbieter sind der Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Unternehmen. Ein Fehler im Lieferantenbeziehungsmanagementprozess kann leicht zum Untergang eines Unternehmens führen, ähnlich wie eine falsch ausgerichtete Karte in einem sorgfältig aufgebauten Kartenhaus.

Eine solide Vendor Relationship Management (VRM)-Strategie bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht ein umsichtiges Kostenmanagement durch die Aushandlung günstiger Konditionen und verbessert das Serviceniveau, wodurch gewährleistet wird, dass Anbieter die festgelegten Qualitätsstandards einhalten. Darüber hinaus schafft die Förderung langfristiger Partnerschaften mit Anbietern ein Umfeld des gegenseitigen Verständnisses und der Unterstützung, was sich positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirkt.

Doch wie können Unternehmen den wahren Wert ihrer Lieferantenpartnerschaften ermitteln? Wie können sie beurteilen, ob die Ergebnisse ihres Anbieters ihren Erwartungen entsprechen, und welche Schritte sollten sie unternehmen, wenn dies nicht der Fall ist? Um diese Fragen zu beantworten, stellt dieser Blogbeitrag einen vereinfachten 5-Schritte-Leitfaden vor, der darauf abzielt, den Prozess des Lieferantenbeziehungsmanagements zu verbessern.

Inhaltsverzeichnis
Identifizieren und wählen Sie potenzielle Anbieter aus
Überwachen und bewerten Sie die Leistung
Führen Sie Risikobewertungen durch und entwickeln Sie eine Backup-Strategie
Richten Sie zentrale Kommunikationspunkte ein
Planen Sie eine Ausstiegsstrategie
Verwandeln Sie Lieferanten in Partner für eine Win-Win-Beziehung

Identifizieren und wählen Sie potenzielle Anbieter aus

Beim Vendor Relationship Management geht es um die Auswahl von Partnern, die auf die Geschäftsanforderungen eingehen und Teil der Erfolgsgeschichte sind. Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Identifizierung und Auswahl potenzieller Anbieter.

Lieferanten bilden ein integrales Zahnrad innerhalb der Lieferkette. Wir können sie in zwei große Kategorien einteilen:

• Lieferanten: Unternehmen, die Rohstoffe, Fertigwaren oder wesentliche Dienstleistungen zur Herstellung oder Lieferung eines Produkts bereitstellen.
• Logistikdienstleister: Organisationen, die Transport, Lagerung und Vertrieb abwickeln und als Brücke fungieren, die den reibungslosen Übergang der Waren vom Lieferanten zum Endverbraucher ermöglicht.

Eine klare Unterscheidung zwischen beiden trägt zur Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit bei, dem Rückgrat jeder langfristigen Beziehung. Beispielsweise können Hersteller (Lieferanten) mit Unternehmen zusammenarbeiten, um spannende neue Produkte zu entwickeln, während Logistikdienstleister ihre Dienstleistungen verbessern können, indem sie über die prognostizierte Nachfrage informiert bleiben.

Wie finden Unternehmen also die perfekten Anbieter, die zu ihrem Geschäftsmodell passen? Lassen Sie es uns in fünf einfache Schritte unterteilen:

1. Identifizieren Sie die Geschäftsanforderungen: Unternehmen müssen zunächst das spezifische Produkt oder die spezifische Dienstleistung beschreiben, die sie von einem Anbieter benötigen. Dieser Schritt bildet den Kern für alle anderen Erwartungen in Bezug auf Qualität, Service, Zeit, Kosten usw. Außerdem ist es wichtig, die erforderliche Häufigkeit und Menge zu berücksichtigen. Suchen Unternehmen nach einer einmaligen Dienstleistung oder ist diese ein notwendiger Bestandteil für eine langfristige Partnerschaft?
2. Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch: Nutzen Sie die Kraft der Forschung. Analysieren Sie Branchenberichte, studieren Sie Online-Rezensionen und -Bewertungen und beurteilen Sie deren finanzielle Stabilität. Verschaffen Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über ihre Fähigkeiten, basierend auf früheren Erfahrungen bei der Bereitstellung des gesuchten Produkts oder der gesuchten Dienstleistung. Ein Besuch vor Ort kann eine genaue Vorschau auf ihre Abläufe ermöglichen.
3. Entwickeln Sie eine Angebotsanfrage (RFP): Erstellen Sie ein detailliertes Dokument, in dem die spezifischen Anforderungen, erwarteten Serviceniveaus, Auswahlkriterien und Zeitpläne dargelegt werden. Trichtern Sie dies RFP gegenüber den Anbietern, die es durch die Vorprüfung geschafft haben. Dieser Schritt wird dazu beitragen, strukturierte Daten von jedem Anbieter zu sammeln und gleiche Wettbewerbsbedingungen für Vergleiche zu schaffen.
4. Bewerten Sie Vorschläge und beurteilen Sie ihre Eignung: Sobald die Vorschläge der Lieferanten eingehen, ist es Zeit für die Bewertung. Wägen Sie sie anhand von Kriterien wie Kosten, Kundenservice, Lieferfähigkeit und Qualitätssicherungsmechanismen ab. Durch ein persönliches Vorstellungsgespräch können Unternehmen außerdem ihre Problemlösungsfähigkeiten einschätzen.
5. Prüfen Sie die Referenzen: Kontaktieren Sie frühere Geschäftskäufer oder Partner des Verkäufers. Das Extrahieren von Informationen über ihre Erfahrungen, Zufriedenheitsniveaus und Verbesserungsbereiche kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Die bisherige Leistung eines Anbieters ist oft ein zuverlässiger Indikator für die zukünftige Servicequalität.

Überwachen und bewerten Sie die Leistung

Nach dem ersten Auswahlprozess ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die Leistung des Anbieters regelmäßig zu überwachen und zu bewerten. Bei diesem Schritt geht es nicht darum, Schuldzuweisungen zu spielen oder mit dem Finger zu zeigen – es geht darum, die Anbieter zur Verantwortung zu ziehen, ihre Versprechen konsequent zu erfüllen. Schließlich kann ein unzuverlässiger Anbieter zu Verzögerungen und unerwarteten Kosten führen und Kunden in die Irre führen.

Es ist wichtig, eine zentrale oder umfassende Scorecard zu erstellen Checkliste für die Bewertung. Betrachten Sie es als ein Zeugnis für Anbieter, das ihnen umsetzbares Feedback gibt und ihnen zeigt, wo sie sich auszeichnen oder verbessert werden müssen.

Hier sind einige wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), mit dem Unternehmen überprüfen können, wie gut ihre Lieferanten abschneiden:

• Lieferzeiten: Liefert der Lieferant jedes Mal pünktlich? Verspätete Lieferungen können Geschäftspläne stören und wertvolle Kundenverpflichtungen beeinträchtigen.
• Bestellgenauigkeit: Niemand mag Fehler, besonders wenn sie Produktions- und Vertriebspläne zum Scheitern bringen können. Dieser KPI testet, wie oft der Lieferant die bestellte Menge und Spezifikationen liefert.
• Qualitätskonformität: Wie gut hält der Anbieter die vereinbarte Produkt- oder Servicequalität ein? Verfolgen Sie, wie häufig Waren aufgrund von Qualitätsproblemen zurückgegeben werden.
• Preisstabilität: Wie das Sprichwort sagt: „Veränderung ist die einzige Konstante.“ Aber ein Punkt, an dem Unternehmen zu viele Variablen vermeiden wollen, sind die Preise ihrer Rohstoffe. Untersuchen Sie die bisherigen Preisänderungen des Lieferanten, die auf Probleme hinweisen könnten, die sich auf die Preisstrategie auswirken.

Denken Sie daran: Bei diesem Schritt geht es nicht nur darum, die negativen Aspekte zu bewerten. Es sollte auch die positiven Aspekte hervorheben! Wenn Anbieter wissen, dass ihre Dienstleistungen, außergewöhnlichen Maßnahmen und Innovationen anerkannt und geschätzt werden, werden sie wahrscheinlich noch einen Schritt weiter gehen. Dieses Gefühl der Vorzugsbehandlung fördert starke Beziehungen und macht sie zu vertrauenswürdigen Partnern.

Hier sind ein paar praktische Ideen, um Anbieter für ihre harte Arbeit zu belohnen:

• Vertragsverlängerungen: Das Anbieten längerfristiger Verträge gibt Anbietern ein Gefühl der Stabilität und ermutigt sie, ihre hohe Leistung aufrechtzuerhalten.
• Erhöhte Bestellungen: Wenn ein Anbieter durchweg hervorragende Leistungen erbringt, warum nicht nach einem noch besseren Service fragen? Die Steigerung des Auftragsvolumens ist ein direkter Ausdruck der Wertschätzung und ein Beweis für die erstklassigen Dienstleistungen.
• Öffentliche Anerkennung: Jeder liebt ein bisschen Rampenlicht. Erwägen Sie eine jährliche Auszeichnung oder Zertifizierungszeremonie für Lieferanten, um die Hände hinter der Lieferkette zu würdigen – ein goldenes Ticket für Lieferanten, um anzugeben und ihre Bemühungen neu auszurichten, um mehr Erfolge zu erzielen!

Führen Sie Risikobewertungen durch und entwickeln Sie eine Backup-Strategie

Mit einem Stift in der einen und Scorecards in der anderen Hand ist es an der Zeit, einen genauen Blick auf die Leistungsberichte der Anbieter zu werfen. Diese Scorecards sind keine bloßen Briefbeschwerer, sondern Werkzeuge zur Bewertung potenzieller Risiken, die mit jedem Anbieter verbunden sind. Diese kritische Bewertung wird dabei helfen, Anbieter in drei risikobasierte Kategorien einzuteilen:

• Anbieter mit hohem Risiko: Diese Anbieter können wie einschüchternde Gewitterwolken am Geschäftshorizont erscheinen. Sie haben Inkonsistenzen festgestellt, möglicherweise aufgrund von Terminüberschreitungen, Qualitätsproblemen oder einer anderen Form von Leistungseinbußen.
• Anbieter mit mittlerem Risiko: Bei diesen Anbietern handelt es sich um die Pastelltöne unserer Farbpalette, eine Mischung aus helleren und dunkleren Farbtönen. Normalerweise erfüllen sie die Erwartungen, es kann jedoch selten zu Flecken oder fehlenden Strichen kommen.
• Anbieter mit geringem Risiko: Stellen Sie sich die perfekte Tasse Kaffee vor. Genau wie unser Lieblingsgetränk am Morgen sind diese risikoarmen Anbieter durchweg gut. Sie sind Spitzenreiter, halten ihre Versprechen stets ein und behalten gleichzeitig einen hervorragenden Ruf für Qualität.

Nachdem die Unternehmen nun die Risiken jeder Anbieterkategorie benannt haben, ist es an der Zeit, eine strategische Verteidigung zu entwerfen. Stellen Sie sich dies als einen persönlichen Spielplan vor, ein detailliertes Spielbuch darüber, was zu tun ist, falls ein Risiko eintritt. Hier ist ein Beispiel einer übersichtlichen visuellen Tabelle, die einen effektiven Plan für jede Risikokategorie darstellt:

Risikokategorie	Mögliches Risiko	Mitigationstrategie
Anbieter mit hohem Risiko	Unregelmäßige Leistung führt zu Versorgungsunterbrechungen	Legen Sie in den Verträgen klare Bedingungen fest, die Strafen für unterdurchschnittliche Leistung festlegen. Dies wird Unternehmen schützen und Anreize für eine bessere Leistung des Anbieters schaffen. Erwägen Sie auch die Investition in eine Versicherung gegen Lieferkettenunterbrechungen.
Anbieter mit mittlerem Risiko	Zeitweilige Lieferprobleme und gelegentliche Mängel bei den Qualitätsstandards	Erstellen Sie einen Ersatzplan, der Partnerschaften mit alternativen Lieferanten vorsieht, die ähnliche Waren oder Dienstleistungen anbieten. Es verringert die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter, stellt eine kontinuierliche Versorgung sicher und trägt zur Aufrechterhaltung von Qualitätsstandards bei.
Anbieter mit geringem Risiko	Kleinere Leistungseinbußen und leichte Abweichungen im Lieferplan	Halten Sie die Kommunikationswege offen, um eine sofortige Problemlösung zu ermöglichen. Überprüfen und verhandeln Sie die Vertragsbedingungen regelmäßig neu, um sicherzustellen, dass beide Parteien weiterhin von der Beziehung profitieren.

Richten Sie zentrale Kommunikationspunkte ein

Effektive Kommunikation ist das Lebenselixier jeder starken Beziehung. Diese Wahrheit ist nicht anders, wenn es um Strategien für das Lieferantenbeziehungsmanagement geht. Ein entscheidender Aspekt von VRM ist die Aufrechterhaltung einer optimierten und effizienten Kommunikationsweise.

Zu diesem Zweck sollten Unternehmen über die Einrichtung einer zentralen Kommunikationsstelle nachdenken. Implementierung einer Vendor-Relationship-Management-Software wie z Pförtner kann Unternehmen erheblich dabei helfen, eine „Single Source of Truth“ zu etablieren. Dieser zentrale Punkt wird zur tragenden Säule aller wichtigen Kommunikationen, des damit verbundenen Datenaustauschs und der Aktivitäten mit Anbietern.

Durch die Integration einer solchen Software können Unternehmen möglicherweise mehrere Vorteile erzielen:

• Optimieren Sie die Kommunikation: Eine zentralisierte Plattform bietet einen einzigen Ort für alle Interaktionen. Informationen können schnell und präzise zwischen den Beschaffungsteams ausgetauscht werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder dem Fehlen wichtiger Nachrichten verringert wird. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Anbieter über vorhersehbare Änderungen informieren oder sie über neu auftretende Probleme informieren möchten. Es stellt sicher, dass alle Anbieter die Informationen gleichzeitig erhalten, um eine konsistente und genaue Kommunikation zu ermöglichen.
• Richten Sie ein Zwei-Wege-Feedbacksystem ein: Anbieterportalsoftware verfügt häufig über integrierte Mechanismen zur Erleichterung von Feedback und Dialog. Dieses bidirektionale Feedbacksystem ermöglicht es Anbietern, ihre Erkenntnisse, Vorschläge oder Bedenken auszutauschen. Dies fördert die Beteiligung der Anbieter und verbessert den Kommunikationsprozess und die gesamte Lieferantenbeziehung.
• Sichtbarkeit und Transparenz fördern: Ein zentralisiertes Lieferantenportal bietet Unternehmen und Lieferanten vollständigen Einblick in Transaktionen, Lieferungen, Bestände und andere wichtige Vorgänge. Diese Sichtbarkeit fördert die Transparenz und stellt sicher, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind. Es versorgt Anbieter mit den Informationen, die sie benötigen, um ihren Verpflichtungen nachzukommen und ihre Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen: Anbieterportalsoftware bietet häufig automatisierte Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen. Diese Systeme sind von entscheidender Bedeutung, um verschiedene Aufgaben zu verwalten, Teams an Vertragsverlängerungen zu erinnern oder Parteien über Vertragsänderungen auf dem Laufenden zu halten. Automatisierung reduziert das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die betriebliche Effizienz.

Planen Sie eine Ausstiegsstrategie

Selbst die besten Lieferantenbeziehungen können eine unerwartete Wendung nehmen. Niemand geht eine Partnerschaft im Vorgriff auf deren Ende ein, aber kluge Unternehmen wissen, dass es wichtig ist, sich auf alle Möglichkeiten vorzubereiten. Eine sorgfältig geplante Ausstiegsstrategie kann Unternehmen dabei helfen, die Beziehungen zu einem Anbieter reibungslos abzubrechen, während das Fehlen einer solchen zu einer chaotischen Situation führen kann.

Auch wenn der Abschied entmutigend erscheinen mag, kann eine gut umrissene Ausstiegsstrategie Unternehmen die Gewissheit geben, dass sie auf die „Was wäre wenn“ vorbereitet sind, wenn sie auftreten. Wie sollte also eine Exit-Strategie aussehen? Lassen Sie uns diesen Knoten gemeinsam lösen:

Klare Kündigungsklauseln in Verträgen

Im Vertrag sollte klar angegeben sein, unter welchen Bedingungen er gekündigt werden kann. Dies kann daran liegen, dass der Anbieter die Vertragsbedingungen nicht einhält oder keinen guten Service bietet. Die Aufnahme einer detaillierten Kündigungsklausel minimiert Unsicherheiten und ebnet den Weg für eine einvernehmliche Trennung, wenn es nicht klappt.

Umgang mit geschützten Informationen

Sobald eine Geschäftsbeziehung endet, ist es von entscheidender Bedeutung zu klären, wie mit geschützten oder vertraulichen Informationen umgegangen wird. Unternehmen benötigen einen klar definierten Prozess für die Datenrückgabe oder -löschung oder Nutzungsbeschränkungen. Dadurch wird sichergestellt, dass Geschäftsdaten und geistiges Eigentum auch nach der Trennung sicher bleiben.

Auswahl des Backup-Anbieters

Identifizieren Sie frühzeitig alternative Lieferkettenanbieter. Wenn ein „Plan B“ bereitsteht, sind Unternehmen auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet, beispielsweise auf die Notwendigkeit, eine bestehende Lieferantenbeziehung umgehend zu beenden. Dieser Schritt stellt sicher, dass Unternehmen unabhängig von ihren Lieferantenbeziehungen ihre Dynamik beibehalten.

Bestandsverwaltung

Legen Sie klare Strategien fest Bestandsverwaltung auf dem Transportweg oder im Besitz des Verkäufers bei Kündigung. Ein solcher Schritt wird dazu beitragen, unnötige Verluste oder Verwirrung während der Ausstiegsphase zu vermeiden. Und denken Sie daran: Das Ende einer Lieferantenbeziehung kann der Beginn einer anderen sein.

Verwandeln Sie Lieferanten in Partner für eine Win-Win-Beziehung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektives Lieferantenbeziehungsmanagement die herkömmliche Wahrnehmung von Lieferanten von reinen Lieferanten oder Logistikdienstleistern verändert. Dadurch werden sie zu strategischen Partnern, die bereits in den frühen Phasen der Produktentwicklung zusammenarbeiten, um das Kundenerlebnis zu optimieren. 

Durch den Einsatz einer verfeinerten Kommunikation, kontinuierlicher Leistungsüberprüfungen und Rückmeldungen, der Anerkennung von Anbieterbeiträgen und der Ausrichtung auf Kundenprofile können Unternehmen herkömmliche Lieferantenbeziehungen in für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften umwandeln, nachhaltiges Wachstum fördern und den Erfolg im E-Commerce sicherstellen.

Zögern Sie immer noch? Hier sind sieben Tipps für die Entwicklung eines Strategische Lieferantenmanagementstrategie!