7 häufige Fehler bei der globalen Beschaffung, die Sie vermeiden sollten

Global Sourcing ist eine Supply-Chain-Management-Strategie, die es Unternehmen ermöglicht, Zugang zu Ressourcen, Waren und Dienstleistungen von Lieferanten auf der ganzen Welt zu erhalten. Im Gegensatz zur inländischen Beschaffung, die ein wenig dem Einkaufen im örtlichen Geschäft ähnelt, bietet die globale Beschaffung den Unternehmen einen Zugang zum globalen Markt.

Hier sind nur einige Vorteile des Global Sourcing:

• Kostenreduzierung: Mit Global Sourcing können Unternehmen Materialien oder Dienstleistungen zu geringeren Kosten aus Ländern mit niedrigen Lohnkosten, günstigen wirtschaftlichen Bedingungen oder einem Überfluss an Ressourcen einkaufen.
• Vielfalt der Ressourcen: Global Sourcing erweitert das Spektrum der verfügbaren Ressourcen, einschließlich Rohstoffen oder Produkten, die vor Ort nicht zu finden sind. Beispielsweise kann ein Chocolatier in den USA Kakao direkt aus Ecuador oder Ghana beziehen, um höchste Qualität zu gewährleisten.
• Wettbewerbsvorteil: Die Tätigkeit auf breiteren Märkten könnte auch zu Wettbewerbsvorteilen wie einzigartigen Produktangeboten, verbesserten Geschäftsprozessen oder einer besseren Marktpositionierung führen.

Doch trotz seiner vielen Vorteile kann Global Sourcing zu lähmenden Fallstricken für Unternehmen führen, die nicht sorgfältig darauf achten, wie sie damit umgehen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über sieben häufige Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie mit der Beschaffung auf globalen Märkten beginnen – und wie Sie diese vermeiden können!

Inhaltsverzeichnis
Unzureichende Lieferantenbewertung
Missachtung ausländischer Vorschriften
Mangelnde Vertragsklarheit
Vorausgesetzt, dass die Lieferanten sämtliche Kosten tragen
Langfristige Abhängigkeit ohne Backup
Vermeiden Sie Besuche vor Ort
Keine Exit-Strategie haben
Die Bedeutung strategischen Denkens bei der globalen Beschaffung

1. Unzureichende Lieferantenbewertung

Ein häufiger Fehler, den viele Unternehmen bei der Beschaffung auf internationalen Märkten machen, ist die unzureichende Bewertung potenzieller Lieferanten. Dieses Versehen kann zu einer Vielzahl von Problemen führen, darunter minderwertige Produkte, Lieferverzögerungen, schlechte Kommunikation und finanzielle Verluste. 

Um diese Fallstricke und Herausforderungen zu vermeiden, müssen Unternehmen bei der Auswahl potenzieller Lieferanten die folgenden Best Practices anwenden:

• Entwickeln Sie einen gründlichen Bewertungsprozess: Erstellen einer umfassenden Checkliste zur Lieferantenbewertung ist entscheidend für die Beurteilung der Realisierbarkeit einer potenziellen Partnerschaft. Diese Checkliste sollte Kriterien für die Bewertung von Lieferanten enthalten und wichtige Leistungsindikatoren einbeziehen (KPIs) wie Qualität, Lieferzeit, Kosten und Kommunikation.
• Führen Sie eine Due Diligence durch: Eine gründliche Untersuchung potenzieller Lieferanten ist unerlässlich. Dazu gehört die Überprüfung von Unternehmenszertifizierungen, die Durchsicht von Finanzunterlagen und die Einholung von Feedback von anderen Unternehmen/Kunden in der Branche. Diese Forschung hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette zu verhindern.
• Fordern Sie Muster an und führen Sie Qualitätsaudits durch: Muster anfordern Durch die Auswahl der Produkte vor dem Abschluss eines langfristigen Vertrags wird sichergestellt, dass ein Lieferant die vereinbarten Erwartungen erfüllen kann. Regelmäßige Qualitätsaudits sorgen zusätzlich für die Aufrechterhaltung hoher Standards und erleichtern die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme.
• Bewerten Sie Kapazität und Skalierbarkeit: Die Berücksichtigung der Fähigkeit des Lieferanten, die erforderlichen Mengen auch in Spitzennachfragezeiten pünktlich zu produzieren, gibt Aufschluss über seine Zuverlässigkeit. Darüber hinaus ist es für das langfristige Geschäftswachstum von entscheidender Bedeutung, zu beurteilen, ob der Lieferant seine Produktion steigern kann, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

2. Missachtung ausländischer Vorschriften

Bei einer globalen Beschaffungsstrategie beziehen Unternehmen Rohstoffe und Fachkräfte aus dem Ausland. Allerdings außer Acht lassen Zollbestimmungen, Arbeitsgesetze und Umweltstandards im Heimatland des Lieferanten können zu rechtlichen Komplikationen, Strafen, Versandverzögerungen oder sogar einem vollständigen Verbot importierter Waren führen. 

Beispielsweise unterliegen bestimmte chinesische Rohstoffe strengen Exportbeschränkungen und zusätzlichen Zöllen bei der Einfuhr in die Vereinigten Staaten. Ein reales Beispiel hierfür ist ein US-amerikanisches Elektronikunternehmen, das Seltenerdmetalle aus China für die Herstellung von Smartphone-Komponenten bezieht. 

Ich bin mir der strengen Exportbeschränkungen Chinas nicht bewusst US-Strafzölle Bei diesen Metallen könnte das Unternehmen mit mehreren Herausforderungen konfrontiert sein, wie z. B. langen Versandverzögerungen aufgrund verzögerter Lieferungen beim Zoll und deutlich höheren Gesamtkosten aufgrund von Zöllen. Indem Unternehmen auf dem Laufenden bleiben, mit Import-/Exportexperten zusammenarbeiten und Änderungen in internationalen Vorschriften im Auge behalten, können sie die Komplexität der globalen Beschaffung erfolgreich meistern.

3. Mangelnde Vertragsklarheit

In der komplexen Welt des internationalen Handels ist die Vertragsklarheit ein entscheidender, aber gelegentlich übersehener Aspekt von Vergabeverfahren. Ein vager oder ungenauer Vertrag kann zu Missverständnissen und Konflikten führen, was zu erheblichen Störungen in der Lieferkette und nachteiligen Auswirkungen auf die Beziehungen entlang der Lieferkette führen kann.

Stellen Sie sich ein französisches Möbelunternehmen vor, das an einem Beschaffungsvertrag mit einem brasilianischen Lieferanten für zertifiziertes, nachhaltig angebautes Mahagoni beteiligt ist. Allerdings ist der Vertrag unklar, was die konkreten Nachhaltigkeitsstandards und die Strafen für deren Nichteinhaltung angeht.

Wenn der Lieferant Mahagoni aus einer nicht zertifizierten Quelle liefert, zahlt das Möbelunternehmen einen erheblichen Preis. Es stößt auf öffentliche Kritik und droht mit möglichen Sanktionen seitens der Aufsichtsbehörden, was zu einem Verstoß gegen die Nachhaltigkeitsethik führt und dem Ruf des Unternehmens schaden könnte.

Um solche kostspieligen und rufschädigenden Probleme zu vermeiden, müssen Unternehmen klare, detaillierte und umfassende Verträge erstellen. In diesen Verträgen müssen die Erwartungen an die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, Lieferfristen, Qualitätsstandards, Strafen bei Nichteinhaltung und Zahlungsbedingungen ausdrücklich dargelegt werden. Darüber hinaus sollte ein klar definierter Prozess zur Beilegung von Streitigkeiten enthalten sein.

4. Vorausgesetzt, dass die Lieferanten sämtliche Kosten tragen

Viele neue Geschäftskäufer gehen davon aus, dass die Lieferanten alle damit verbundenen Kosten tragen, was ihnen niedrigere Kosten ermöglicht. Sie bezahlen die Ware und alles sieht gut aus. Sie erwarten, dass Transportkosten, Versicherungen und sogar die (manchmal) enormen Zölle von ihren Lieferanten reibungslos verwaltet werden. 

Sie wissen nicht, dass am Horizont ein Sturm versteckter Ausgaben wartet, die bereit sind, ihre Gewinnmargen zu schmälern. Zum Glück sind die Incoterms hier, um den Tag zu retten! Diese Internationale Handelsbedingungen regeln, welche Partei sich um Transport, Versicherung und Steuern kümmert und in welchem ​​Stadium das Risiko der Sendung von einer Partei auf die andere übergeht.

Für Unternehmen ist das Verständnis dieser Begriffe kein Luxus, sondern ein Muss! Stellen Sie sich eine schicke Bekleidungsboutique in New York vor, die glamouröse Designerstücke aus Italien importiert. Der Lieferant bietet einen Preis im Rahmen des EXW (Ex Works), was bedeutet, dass ihre Verantwortung endet, sobald die Kleidung ihre Fabrik verlässt.

Angesichts der erwarteten Gewinne willigt die Boutique ein – nur um sich einer harten Realitätsprüfung zu stellen. Sie tragen nun die Kosten für die Abholung der Kleidung in der italienischen Fabrik, den Transport über den Atlantik, die Zollabfertigung in den USA und den Transport zu ihrer Boutique in Manhattan. Das Verstehen und Verwenden von Incoterms wie EXW, FOB, CIF und anderen kann dem Einzelhändler diese unerwarteten Kosten ersparen (oder darauf vorbereiten).

5. Langfristige Abhängigkeit ohne Backup

Ein weiterer häufig auftretender Fehler bei der globalen Beschaffung besteht darin, sich zu stark auf einen Lieferanten zu verlassen. Mit weniger Verhandlungen, weniger Papierkram und gleichbleibender Produktqualität könnte es wie ein wahr gewordener Traum erscheinen. Diese langfristige Abhängigkeit ohne einen Backup-Plan kann jedoch zu schwerwiegenden Schwachstellen führen.

Nehmen wir zum Beispiel einen europäischen Spielwarenhändler, der eine bestimmte Plüschtierlinie von einem chinesischen Hersteller bezieht. Angenommen, eine große Lieferung geht mit einem Herstellungsfehler in mehreren Chargen ein, wodurch das Spielzeug nicht mehr zum Verkauf geeignet ist. Wenn dies ihr einziger Lieferant wäre, könnte das Geschäft kurz vor dem Feiertagsansturm leer bleiben und die Kunden enttäuscht sein.

Um diese Risiken zu mindern, ist eine solide globale Beschaffungsstrategie unerlässlich. Ein solcher Ansatz besteht darin, die Lieferantenbasis zu diversifizieren und mehrere Lieferanten aus verschiedenen geografischen Standorten einzubeziehen. Unternehmen können Lieferanten anhand von Faktoren wie Leistungshistorie, Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit in verschiedene Ebenen einteilen:

1. Hauptlieferanten sind die Anlaufstelle für den normalen Betrieb. Sie sind in der Regel zuverlässig, bieten wettbewerbsfähige Preise und können Volumenanforderungen erfüllen.
2. Sekundärlieferanten sind Backups zu den Hauptlieferanten. Sie sind in der Lage, die Produktion bei Bedarf hochzufahren, und sind in der Lage, an die erste Stelle zu rücken, wenn etwas schief geht.
3. Tertiäre Lieferanten kann eher als Notfall-Backup dienen. Ihre Preise, Qualität oder Lieferzeiten sind möglicherweise nicht so wettbewerbsfähig wie die der Haupt- oder Zweitlieferanten, aber sie können dennoch im Notfall die Anforderungen der Unternehmen erfüllen.

6. Vermeiden Sie Besuche vor Ort

Digitale Fortschritte haben die Kommunikation und Prozesse im globalen Beschaffungswesen rationalisiert und dazu geführt, dass Unternehmen stark auf virtuelle Interaktionen angewiesen sind, um die Abläufe ihrer Lieferanten zu verstehen. Allerdings bieten diese digitalen Interaktionen nur einen unvollständigen Überblick. Es ist vergleichbar mit der Betrachtung eines Produkts durch ein Schaufenster – wir können sehen, was angezeigt wird, übersehen aber die entscheidenden Details.

Besuche vor Ort hingegen bieten umfassende Einblicke in Bereiche, die digitale Plattformen nicht abbilden können. Angenommen, ein europäisches Elektronikunternehmen bezieht Kondensatoren von einem chinesischen Lieferanten. Ihre hauptsächlich online durchgeführten Interaktionen haben das Unternehmen zu der Annahme geführt, dass ihr Lieferant diese Produkte herstellt. 

Ein Besuch vor Ort offenbart jedoch ein anderes Szenario: Der Lieferant ist ein Händler, kein Hersteller. Der eigentliche Hersteller ist ein anderes Unternehmen mit Sitz an einem anderen Standort und einem weniger strengen Qualitätskontrollstandard. Bedeutet das, dass Unternehmen die Beschaffung aus Ländern vermeiden sollten, in denen persönliche Besuche eine Herausforderung darstellen könnten? Absolut nicht. 

Zum Glück gibt es digitale Innovationen wie die Virtual Reality von Alibaba.com (VR) Ausstellungsräume schließen die Lücke. Diese digitalen Showrooms ermöglichen es Lieferanten, ihre Produkte in einer detaillierten virtuellen 360-Grad-Umgebung zu präsentieren. Es ahmt das Einkaufserlebnis im Ladengeschäft nahezu nach und löscht praktisch geografische Grenzen aus.

Check out this VR-Showroom Beispiel eines Kunststoffverpackungslieferanten. Unternehmen können durch eine spannende KI-geführte Werksbesichtigung ein erstes Verständnis der Produkte erlangen. Sie können die in der Produktion eingesetzten Hochgeschwindigkeitsdruckmaschinen besichtigen und deren Betrieb in Videos beobachten.

7. Keine Ausstiegsstrategie

Jede Geschäftsbeziehung, auch mit Lieferanten, kann manchmal anders verlaufen als erwartet. Faktoren wie Missverständnisse, volatile Marktbedingungen oder kulturelle Abweichungen könnten ein Ende der Beziehung erforderlich machen. 

In solchen Fällen kann der Prozess der Auflösung eines globalen Beschaffungsvertrags ohne eine sorgfältig ausgearbeitete Ausstiegsstrategie äußerst kompliziert werden. Die Folgen können zeitaufwändig und teuer sein und möglicherweise den Ruf des Unternehmens schädigen.

Hier sind die Schritte, die Unternehmen berücksichtigen sollten, um eine wirksame Ausstiegsstrategie zu entwickeln:

1. Analysieren Sie den aktuellen Vertrag: Prüfen Sie die bestehenden Vertragsbedingungen sorgfältig. Beachten Sie unbedingt die Klauseln zur Vertragsbeendigung. Beispielsweise kann laut Vertrag eine Kündigungsfrist von 60 Tagen erforderlich sein.
2. Definieren Sie klare Ziele: Notieren Sie die genauen Ergebnisse, die Sie mit der Ausstiegsstrategie erreichen möchten. Dies kann von der Minimierung von Ausfallzeiten und der Minderung rechtlicher Risiken bis hin zur Kontrolle finanzieller Auswirkungen reichen.
3. Beauftragen Sie einen neuen Lieferanten: Ein zuverlässiger Ersatzlieferant ist für die Minimierung von Störungen in der Lieferkette von entscheidender Bedeutung. Starten Sie die Beziehung, indem Sie eine Bestellung aufgeben, die deutlich unter der regulären Losgröße liegt – etwa ein Zehntel. Sobald der Lieferant diese Aufträge wiederholt erfolgreich erfüllt und das Vertrauen wächst, erhöhen Sie schrittweise die Bestellgröße.
4. Entwickeln Sie einen Übergangsplan: Dies kann die Übertragung proprietären Wissens oder die Bereitstellung wesentlicher Ressourcen an den neuen Lieferanten umfassen, um die Betriebskontinuität sicherzustellen. Wenn der aktuelle Lieferant beispielsweise kundenspezifische Fahrzeugteile liefert, könnte der Übergangsplan die Weitergabe spezifischer Designs, Spezifikationen oder sogar Installationsmethoden an den neuen Lieferanten beinhalten.

Die Bedeutung strategischen Denkens bei der globalen Beschaffung

Diese sieben Fehler unterstreichen, wie wichtig es ist, bei der Entwicklung globaler Beschaffungsstrategien Sorgfalt und strategisches Denken aufrechtzuerhalten. Indem Unternehmen über die verlockende Verlockung des niedrigsten Preises ausländischer Lieferanten hinausblicken, können sie sich auf den Weg zum langfristigen Erfolg begeben.

Sie fragen sich, wie Sie mit der strategischen globalen Beschaffung beginnen können? Schau dir das an 7-Schritte-Vorlage Erfahren Sie, wie Sie die richtigen Lieferanten finden, die besten Preise aushandeln und die Lieferkette besser als je zuvor verwalten!