Beim internationalen Versand Ihrer Waren ist es wichtig, dass Ihre Versanddokumente korrekt sind. Sie möchten, dass die Sendung reibungslos und ohne Verzögerungen vom Ursprungs- zum Zielort gelangt. Fehler oder Auslassungen in den Versanddokumenten können Ihre Sendung unnötig verzögern.
In diesem Artikel werden die wichtigsten Versanddokumente erläutert, die Sie benötigen, und erklärt, welchen Zweck diese Dokumente jeweils erfüllen.
Inhaltsverzeichnis
Die Bedeutung von Versanddokumenten
Anforderungen an Produktinformationen
Arten von Beförderungsverträgen
Abschließende Gedanken zu den Versanddokumenten
Die Bedeutung von Versanddokumenten
Die Versanddokumente enthalten die Informationen, die von der Zollbehörde des Ausfuhrlandes, dem bzw. den Spediteuren, die die Sendung transportieren, und der Zollbehörde des Einfuhrlandes verwendet werden müssen. Die Dokumentation gliedert sich in vier Schlüsselbereiche:
- Informationen zu den versendeten Produkten
- der rechtsgültige Beförderungsvertrag zwischen allen Parteien
- die für den Export erforderlichen Erklärungen und Genehmigungen
- die für die Einfuhr erforderlichen Erklärungen und Lizenzen
Versanddokumente zur Produktinformation
Produktinformationen sind für alle an der Sendung beteiligten Parteien wichtig, um zu wissen, was versendet wird, welche Verkaufs- und Einkaufsbedingungen gelten und ob die Waren einer besonderen Pflege oder Genehmigungen und Lizenzen bedürfen. Zu den Versanddokumenten, die diese Produktinformationen enthalten, gehören:
- Handelsrechnung
- Packliste
- Ursprungszeugnis
- Prüfbescheinigung
Zusätzliche Versanddokumente
Abhängig von der Art der Ware können andere Arten von Dokumenten erforderlich sein. Beispielsweise können für Gegenstände, die als gefährlich gelten, ein Gefahrgutformular oder Sicherheitsdatenblätter erforderlich sein.
Beförderungsvertrag
Ein Beförderungsvertrag ist ein zwischen dem Versender und dem Frachtführer vereinbarter Vertrag über den Transport der Güter. Der Beförderungsvertrag legt die Bedingungen, Verpflichtungen, Verbindlichkeiten und Verantwortlichkeiten jeder Partei in Bezug auf die Beförderung der Güter fest. A Frachtbrief wird für Reedereien und ein Luftfrachtbrief für verwendet Luftfrachtunternehmen.
Für den Export sind Erklärungen und Genehmigungen erforderlich
Die Ausfuhrzollbehörde kann verlangen, dass für Ihre Sendung eine oder mehrere Ausfuhrgenehmigungen vorliegen, bevor Ihre Waren exportiert werden dürfen. Die meisten Länder kontrollieren in der Regel die Art der Artikel, die aus ihrem Land exportiert werden dürfen, um ihre eigene Industrie und Kultur zu schützen. Sie können auch steuern, welche Artikel in das Zielland versendet werden können, und die Verwendung dieser Artikel sowie die Mengen festlegen, die exportiert werden können.
Das erforderliche Exportgenehmigungen hängt von der Art der Produkte, der Art der Transaktion und dem Zielland ab. Möglicherweise sind zusätzliche Exportdokumente erforderlich.
Für die Einfuhr sind Erklärungen und Lizenzen erforderlich
Die Einfuhrzollbehörde kann verlangen, dass Ihre Sendung über eine oder mehrere Einfuhrlizenzen verfügt, um die Einfuhr Ihrer Waren zu ermöglichen. Länder kontrollieren, welche Arten von Artikeln in ihr Land importiert werden können, genauso wie Länder kontrollieren, was exportiert werden kann.
Es gibt verschiedene Arten von Einfuhrlizenzen, die von der Einfuhrzollbehörde verlangt werden, und an der Genehmigung können verschiedene Regierungsstellen beteiligt sein.
Anforderungen an Produktinformationen
Handelsrechnung
Das Handelsrechnung ist ein Rechtsdokument zwischen dem Verkäufer (Exporteur) und dem Käufer (Importeur), in dem die verkauften Waren und der vom Kunden zu zahlende Betrag aufgeführt sind. Es handelt sich um die Rechnung für die Ware, die der Verkäufer dem Käufer ausstellt. Die Handelsrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente, anhand derer der Zoll den Warenwert und damit die Zölle ermittelt.
Der deklarierte Wert ist der Kaufpreis zwischen Käufer und Verkäufer, nicht der Preis der Ware beim Verkauf auf dem Zielmarkt.
Packliste
Spediteure, Frachtführer und Zollbeamte nutzen die Packliste, um die physische Fracht abzugleichen und Frachtraum zu buchen. In einer Packliste sind der Inhalt der Sendung und die Verpackung einschließlich Art (z. B. Karton, Kiste, Trommel), Anzahl der Pakete und Gesamtgewicht aufgeführt.
Ursprungszeugnis
Einige Importländer verlangen ein Ursprungszeugnis, um den Ort zu identifizieren, an dem die Waren ursprünglich hergestellt wurden. Dies kann auch dann erforderlich sein, wenn diese Informationen auf der Handelsrechnung enthalten waren. Importländer können Beschränkungen für die Einfuhr aus bestimmten Ländern haben oder zusätzliche Zölle erheben. Daher ist es wichtig, dass das wahre Ursprungsland ordnungsgemäß angegeben wird.
Prüfbescheinigung
Ein Inspektionszertifikat besagt, dass die Waren in der Sendung von einer zuständigen Behörde überprüft wurden und den im Kaufvertrag festgelegten Bedingungen und Spezifikationen entsprechen.
- Mithilfe einer amtlichen Inspektionsbescheinigung prüfen und bestätigen die Zollbehörden, ob die Waren in der Sendung der Beschreibung in der Handelsrechnung entsprechen
- Vor dem Versand wird für den Käufer ein kommerzielles Inspektionszertifikat erstellt, um festzustellen, ob die hergestellten Waren den Bedingungen des Kaufvertrags entsprechen und die vereinbarte Fertigungsqualität und andere Vertragsspezifikationen erfüllen
Arten von Beförderungsverträgen
Frachtbrief
Ein Frachtbrief (BOL) ist ein Beweis für einen Beförderungsvertrag Seefracht, zwischen dem Eigentümer der Ware und dem Frachtführer. Es erfüllt drei Hauptfunktionen:
- als Quittung und Bestätigung, dass die Ware verladen wurde
- als Beweis und Bedingungen des Beförderungsvertrags
- als übertragbares Eigentum an der Ware
Die 3 Arten von Frachtbriefen und ihre Verwendung
Originaler Frachtbrief (OBL)
Der Original Bill of Lading (OBL) ist ein rechtsverbindlicher Beförderungsvertrag. Dabei handelt es sich um ein gedrucktes Dokument, das vom Spediteur ausgefüllt und dem Versender ausgehändigt wird, sobald die Ladung an Bord des Schiffes bestätigt wurde. Der Versender behält den Originalfrachtbrief, bis er die Zahlung vom Importeur erhält. Anschließend sendet der Versender die Originaldokumente an den Importeur am endgültigen Bestimmungsort (normalerweise per Kurier).
Der Importeur muss dem Spediteur einen bestätigten Originalfrachtbrief vorlegen, damit die Sendung freigegeben werden kann.
Express-Frachtbrief
Ein Express-Frachtbrief wird verwendet, wenn der Spediteur die Waren an den Importeur liefert, ohne dass Original-Frachtbriefe ausgestellt werden, und ist eine Möglichkeit, eine Sendung schnell (ausdrücklich) voranzutreiben, ohne dass die rechtliche Dokumentation erforderlich ist, die den Versender und den Importeur in Angelegenheiten bindet wie Zahlung, Lieferung und Eigentum an der Ware. Sie kommt häufig dann zum Einsatz, wenn der Importeur über eine langjährige Zahlungsbeziehung verfügt oder die Waren bereits im Voraus an den Versender bezahlt hat.
Hausfrachtbrief (HBL)
Das Hausfrachtbrief (HBL) wird vom Spediteur erstellt und nach Erhalt der Ladung an den Lieferanten ausgegeben. Es handelt sich um die förmliche Empfangsbestätigung der versandten Ware durch den Spediteur.
Luftfrachtbrief (AWB)
Für Luftfrachtsendungen sind Luftfrachtbriefe anstelle von Frachtbriefen erforderlich, sie dienen jedoch demselben Zweck wie ein rechtsgültiger Beförderungsvertrag zwischen den Parteien. Ein Luftfrachtbrief wird Waren beigefügt und begleitet diese, die von einem internationalen Luftfahrtunternehmen versandt werden. Das Dokument liefert detaillierte Informationen über die Sendung und ermöglicht die Nachverfolgung während des Transports. Luftfrachtbriefe sind versenderspezifisch, keine handelbaren oder übertragbaren Dokumente und verleihen kein Eigentum.
Arten von Luftfrachtbriefen
House Airway Bill (HAWB)
Der House Airway Bill (HAWB) wird vom Luftfrachtspediteur oder Luftexpressunternehmen erstellt und dem Versender bei der Abholung eine Kopie als Quittung ausgehändigt.
Master Airway Bill (MAWB)
Der Master Airway Bill (MAWB) wird von der Fluggesellschaft erstellt und dem Luftfrachtspediteur oder Luftexpressunternehmen zur Verfügung gestellt.
Abschließende Gedanken zu den Versanddokumenten
Der internationale Versand von Fracht kann ein reibungsloser Prozess sein, vorausgesetzt, dass die Anforderungen an die Versanddokumentation erfüllt sind.
Für den Versand per Luft- oder Seeweg müssen vollständige Produktinformationen bereitgestellt werden, einschließlich eines Frachtvertrags (Frachtbrief oder Luftfrachtbrief) sowie aller erforderlichen Prüfbescheinigungen und Lizenzen.
Für den Zollexport und -import sind diese Versanddokumente gleichermaßen wichtig, es können jedoch zusätzliche Anforderungen für bestimmte Lizenzen bestehen Compliance-Dokumente das muss abgeschlossen werden.
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